Export dat do aplikace Microsoft Word

Integrace eWay-CRM® s Microsoft Outlook je základem fungování celého systému, ale propojení s dalšími programy Microsoft Office prohlubuje výhody, které s sebou eWay-CRM® přináší. Export dat do Microsoft Excelu je funkcí, kterou už v eWay-CRM® považujeme za samozřejmou, ale integrace stále postupuje a nově je možné využívat také export dat do Microsoft Word.

eWay-CRM® v továrním nastavení disponuje několika výchozími šablonami:

• Modul Projekty má šablonu Projektový list.
• Modul Doklady nabízí šablonu Nabídka a Faktura.
• Moduly Společnosti a Kontakty mají společnou šablonu Dopis.

Díky těmto šablonám vytvoříte na dvě kliknutí vždy jednotně vypadající dokumenty obsahující údaje, jež byly na kartě záznamu zadány. Pro verzi Premium je možné v rámci systémové podpory vytvořit i nové šablony, které budou přesně odpovídat právě vašim potřebám. Exportovaný záznam, například nabídku z modulu Doklady, je pak možné snadno zaslat zákazníkovi nebo partnerovi e-mailem.

Export záznamu

Export do aplikace Word v současné době umožňují moduly Příležitosti, Projekty, Doklady, Deníky, Společnosti a Kontakty. Prostřednictvím nastavení Automaticky ukládat exportované Word dokumenty do eWay-CRM určíte, zda chcete vytvořený Word dokument (s příponou XML) rovnou uložit do eWay-CRM®, či nikoli.

Export můžete provést dvěma různými způsoby. První možností je volba Exportovat do aplikace Word v kontextovém menu položky v seznamu záznamů. Kliknutím pravým tlačítkem na zvolenou položku vyvoláte kontextové menu, ve kterém zvolte možnost Exportovat do aplikace Word, případně konkrétní šablonu (pokud jich pro modul existuje více).

Druhý způsob exportu záznamu je tlačítko Exportovat do aplikace Word přímo na kartě záznamu. Jak je vidět na obrázku níže, pokud modul disponuje větším počtem šablon, bude opět potřeba pro dokončení exportu vybrat konkrétní šablonu.

Pokud jste v okně položky provedli nějakou změnu a neuložili ji, budete před exportem do Microsoft Wordu vyzváni k uložení. Až po odsouhlasení dojde k exportu do Microsoft Wordu.

 

Šablona exportu

Po provedení exportu se otevře nový dokument v Microsoft Word s předpřipravenou šablonou, do které budou vyplněny údaje vycházející ze záznamu, z něhož byl export prováděn. Na následujícím příkladu je uvedena šablona Nabídka, která se vytváří z dokladu. Vzhled a rozmístění prvků šablony se odvíjí od účelu, pro který exportovaný dokument bude sloužit.

Na rozdíl od systémové funkce Tisk záznamu, takto připravenou a předvyplněnou šablonu můžete ještě dále formátovat, upravit její podobu anebo rovnou vytisknout tak, jak jste ve Wordu zvyklí. Dokument můžete poslat jako přílohu e-mailem anebo dále využít dle vlastních potřeb.

Zdroje dat

Do většiny šablon se přenáší z Globálního nastavení systému informace o vaší firmě (například u Nabídky a Projektového listu jste Dodavatel, u Dopisu budete jako Odesílatel). Pro úpravu údajů o vaší společnosti v Basic verzi navštivte článek  Karta - Globální nastavení, pro editaci těchto údajů v Premium verzi je nutné mít administrátorská oprávnění a v Administračním rozhraní upravit položky ve skupině Informace o společnosti.

Údaje pro informace o Odběrateli respektive Adresátovi jsou získávány z údajů uvedených na kartě Společnosti a Kontaktu, se kterými exportovaná položka souvisí.

Automatický název exportovaného souboru

V eWay-CRM® si můžete nastavit specifický vzorec pro pojmenování souborů, které exportujete do Microsoft Word. Můžete si tak vytvořit přehlednou strukturu exportovaných souborů pro jednotlivé moduly (budete mít přehled o fakturách, kontaktech, apod.):

• Pojmenování exportovaných dokladů: nastavení Jméno souboru při exportu dokladu do Microsoft Word
• Pojmenování exportovaných společností: nastavení Jméno souboru při exportu společnosti do Microsoft Word
• Pojmenování exportovaných kontaktů: nastavení Jméno souboru při exportu kontaktu do Microsoft Word
• Pojmenování exportovaných projektů: nastavení Jméno souboru při exportu projektu do Microsoft Word
• Pojmenování exportovaných příležitostí: nastavení Jméno souboru při exportu příležitostí do Microsoft Word
• Pojmenování exportovaných příležitostí: nastavení Jméno souboru při exportu deníku do Microsoft Word

Díky použití syntaxe SQL jazyka si můžete nastavit pojmenování souborů co možná nejjednotnějším způsobem.

Poslat jako PDF

V případě, že je možné exportovat položku do Wordu, je možné ji odeslat jako PDF.

Stačí kliknout pravým tlačítkem na vybranou položku nebo vybrané položky a zvolit Poslat PDF a následně kliknout na šablonu, v jaké má být položka poslána. Položka se  exportuje do PDF a automaticky se vloží jako příloha do nového e-mailu.

Pokud máte položku otevřenou, možnost Poslat PDF je dostupná v pásu karet.

Dostupnost: Zasílání PDF je dostupné od verze eWay-CRM® Outlook 5.4.4.