Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 3. Popis / 3.6 Integrace s Microsoft Office / 3.6.1 Microsoft Outlook / Integrace e-mailů s eWay-CRM®

Integrace e-mailů s eWay-CRM®

eWay-CRM® disponuje vlastním modulem E-maily, který je oddělen od e-mailové schránky v Microsoft Outlook. E-maily doručené do aplikace Microsoft Outlook je možné ukládat i do CRM systému eWay. Zajistíte tak, že se záznam o elektronické komunikaci archivuje v systému a zůstane uchován, i když jej uživatel smaže ze své poštovní schránky. E-maily do eWay-CRM® můžete vkládat buď jednotlivě a nebo máte možnost si nadefinovat pravidla pro automatické ukládání e-mailů do eWay-CRM®. 

V rámci integrace e-mailů s eWay-CRM® můžete také využít funkce ukládání příloh z e-mailu přímo do eWay-CRM® - o funckionalitě se více dočtete ve článku Ukládání příloh e-mailů do eWay-CRM®, dále můžete z e-mailové zprávy vytvořit na jedno kliknutí příležitost - více ve článku Vytvoření nové příležitosti z e-mailu.

Manuální ukládání e-mailů do eWay-CRM®

Při manuálním vkládání e-mailů musíte každý e-mail zvlášť označovat k importu do eWay-CRM®. Funkcionalita se osvědčí především v případě, že chcete mít plnou kontrolu nad tím, které e-maily budou do systému uloženy a nebo pokud chcete do eWay-CRM® vložit zprávu, na kterou se nevztahují pravidla pro automatické sledování. Postup je ale samozřejmě časově náročnější (oproti automatickému sledování) a není zde vyloučeno, že některé důležité informace jednoduše uživatel zapomene do systému uložit. 

Pokud se rozhodnete použít ruční vkládání e-mailů do eWay-CRM®, existují zde tři možnosti, jak uložení provést. Jejich použití závisí na vašich preferencích, způsobu práce i kýženém výsledku.

1) Uložení do eWay-CRM® z okna e-mailu

Jestliže máte právě otevřený e-mail a chcete jej uložit do eWay-CRM®, učiňte tak kliknutím na tlačítko Uložit do eWay-CRM v pravém horním rohu okna e-mailové zprávy nebo zvolením Nadřazené položky ve spodní částí okna. (Nedoporučujeme pracovat s oběma možnostmi zároveň - viz. text níže).

Po stisku tlačítka Uložit do eWay-CRM, bude e-mail v eWay-CRM® uložen do modulu E-maily s vazbou pouze na uživatele, který jej vložil. Pokud existuje v eWay-CRM® kontakt nebo společnost obsahující e-mailovou adresu totožnou s polem adresáta či odesílatele e-mailu, bude e-mail svázán rovněž i s touto společností nebo kontaktem.

Přiřadit e-mail k projektu (definovat nadřazený projekt) můžete pomocí pole Nadřazená položka v dolní části okna e-mailové zprávy. Pro import zprávy do eWay-CRM® stačí pouze definovat Nadřazenou položku bez nutnosti mačkat tlačítko Uložit do eWay-CRM. Po zvolení Nadřazené položky bude tlačítko Uložit do eWay-CRM na panelu nástrojů okna e-mailové zprávy automaticky stisknuté, což signalizuje, že e-mail je v systému již uložen a tlačítko není tudíž třeba mačkat znovu.

Pozn.: Pokud již máte e-mailovou adresu propojenou s kontaktem, případně se společností, můžete využít nastavení Povolit filtr na aktivní příležitosti a projekty při přiřazování nadřazené položky, díky němuž budou v poli Nadřazená položka pro výběr filtrovány jen ty projekty a příležitosti, které jsou s daným kontaktem nebo společností spojené.

V této spodní části okna kromě Nadřazené položky můžete také vybírat kategorie, ke kterým bude e-mail v systému zařazen. Více o kategorizaci e-mailů najdete v článku Kategorizace pošty.

Nadřazenou položku, stejně jako Kategorie můžete kdykoli změnit vybráním jiné položky. 

Chcete-li zobrazit kartu s detaily položky, která je vybrána v poli Nadřazená položka, stiskněte tlačítko '...'.

Chcete-li e-mail nadále sledovat v eWay-CRM®, ale odstranit jeho vazbu na položku, kliknutím na ikonku křížku u pole Nadřazená položka hodnotu z tohoto pole odstraníte. Všimněte si, že tlačítko Uložit do eWay-CRM zůstane podbarveno - e-mail v eWay-CRM® zůstává bez vazby na nadřazenou položku.

Chcete-li e-mail přestat v eWay-CRM® sledovat úplně, učiňte tak odkliknutím tlačítka Uložit do eWay-CRM v pravém horním rohu okna e-mailové zprávy.

UPOZORNĚNÍ: Pokud nejprve zvolíte nadřazený projekt a poté stisknete ještě Uložit do eWay-CRM, systém se zachová tak, že nejdříve zprávu přiřadí k projektu (všimněte si, že tlačítko Uložit do eWay-CRM bude zvýrazněno) a ve chvíli stisku Uložit do eWay-CRM zprávu z eWay-CRM® zase odeberete (tlačítko po stisku nebude podbarveno oranžově).

Bude-li z eWay-CRM® odstraněn nadřazený projekt e-mailu, pak bude ze systému odstraněn i k němu přiřazený e-mail.

2) Uložení do eWay-CRM® přes kontextové menu e-mailu

E-mail lze do eWay-CRM® uložit i přes kontextové menu e-mailu (viz. obrázek níže), které se vám nabídne, pokud v seznamu e-mailových zpráv na některou kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Uložit do eWay-CRM.

Po proběhnutí importu vám bude nabídnuto, jestli chcete importovanou položku otevřít nebo ne. Zvolením možnosti Ne import ukončíte a e-mail bude uložen jen v modulu E-maily a bude svázán s uživatelem, který jej do eWay-CRM® takto uložil. Jestliže zvolíte možnost Ano, zobrazí se karta importované položky, kde budete mít možnost upravit detaily položky a její vazbu na další záznamy v eWay-CRM® (projekt/společnost apod.).

Automatické ukládání e-mailů do eWay-CRM®

V eWay-CRM® máte rovněž možnost nastavit si automatické ukládání příchozích i odchozích e-mailů do systému. Pravidla pro toto ukládání nadefinujete v okně eWay Nastavení na záložce E-maily – viz kapitola Karta - E-maily.

Jestliže chcete pro některé skupiny uživatelů určit, že musejí sledovat veškerou komunikaci, můžete využít nastavení Skupiny uživatelů s vynuceným sledováním e-mailů.

V závislosti na zvoleném nastavení mohou být příchozí e-maily automaticky ukládány ke kontaktům či společnostem a uživatelům v eWay-CRM®. Při odesílání zpráv, které mají být sledovány, je navíc možné zvolit nadřazenou položku, ke které bude zpráva v systému uložena. Stejně tak je možné zvolit i kategorii. Pro více informací o kategoriích, čtěte článek Kategorizace pošty.

Jako nadřazenou položku můžete vybrat i novou položku (ikonka +), a to buď projekt, příležitost anebo marketingovou kampaň. Vzhledem k tomu, že e-mail obsahuje informace, které je možné využít pro vytváření nové položky. Dochází tak k předvyplnění některých údajů, a to následujícím způsobem:

  • Projekt:
    • Předmět e-mailu se vloží jako název projektu
    • E-mailová adresa se použije pro vyhledávání vazby na kontakt a společnost, které jsou do projektu vloženy, pokud je tato vazba nalezena
    • Vazba na odeslaný e-mail je přiřazena k novému projektu
  • Příležitost:
    • Předmět e-mailu se vloží jako název příležitosti
    • E-mailová adresa je vložena do stejnojmenného pole
    • E-mailová adresa se použije pro vyhledávání vazby na kontakt a společnost, které jsou do projektu vloženy, pokud je tato vazba nalezena - podle toho se vyplní i adresa a telefonní číslo
    • Vazba na odeslaný e-mail je přiřazena k nové příležitosti
  • Marketing:
    • Předmět e-mailu se vloží jako název marketingové kampaně
    • Vazba na odeslaný e-mail je přiřazena k nové marketingové kampani

Pozn.: Pokud již máte e-mailovou adresu propojenou s kontaktem, případně se společností, budou v poli Nadřazená položka pro výběr filtrovány jen ty projekty a příležitosti, které jsou s daným kontaktem nebo společností spojené. 

V dialogovém okně vyberte nadřazenou položku případně kategorie, které si přejete k e-mailu přiřadit, volbu potvrďte kliknutím na tlačítko OK. Ikonku křížku u pole pro výběr nadřazené položky použijte pro zrušení vašeho původního výběru. Pokud si nepřejete e-mail uložit do eWay-CRM®, klikněte na tlačítko Storno. V případě odesílání e-mailů z mobilního zařízení však není možné sledování zrušit, pokud je e-mail odeslán z mobilní aplikace, je automaticky uložen hned po spuštění Microsoft Outlooku.

V případě, že je kontakt, který je na e-mailu uveden jako příjemce (odchozí pošta) anebo jako odesílatel (příchozí pošta) již uložen v eWay-CRM® a má se sebou spojenou pouze jeden projekt, nebo jednu příležitost, bude se tento projekt, nebo tato příležitost automaticky vkládat jako nadřazená položka k e-mailu, a to jak v případě příchozí zprávy, tak i v případě odesílané zprávy, kde se v poli Nadřazená položka objeví právě tento projekt, respektive příležitost.

Tato funkce je založena na párování e-mailové adresy a její přítomností v databázi eWay-CRM®. V případě, že je adresa obsažena u více položek v eWay-CRM®, nemůže být nadřazená položky automaticky předvyplňována. V případě odeslaných e-mailů je možné tuto funkci zapínat a vypínat podle vašich potřeb prostřednictvím nastavení Automaticky přednastavit aktivní příležitost nebo projekt (pokud je právě jeden) při odesílání e-mailů.

Po výběru projektu (nebo jiného typu položky) bude e-mail automaticky importován do eWay-CRM® a přiřazen k příslušné nadřazené položce. Na základě srovnání e-mailových adres bude e-mail svázán také s uživatelem, který jej do systému vložil. Další vazby se společností, kontaktem či uživatelem budou vytvořeny na základě nastavení pravidel odchozí pošty - více informací naleznete v kapitole Karta- E-maily. Tlačítko Uložit do eWay-CRM na panelu nástrojů okna e-mailové zprávy bude stisknuté, což signalizuje, že e-mail je v systému sledován.

V současné době jsou tímto způsobem automaticky ukládány i e-maily, které přijdou z mobilního telefonu. Vždy tak budete mít správně spárované a přiřazené e-maily k těm osobám, které vás skutečně kontaktují, a nemusíte sami e-maily přiřazovat.