Karta - E-maily

Na záložce E-maily v sekci Nastavení systému eWay-CRM máte možnost definovat kritéria pro automatické ukládání příchozích a odchozích e-mailů do systému a další funkce, které jsou s e-maily spojeny a které vám eWay-CRM nabízí.

Možnosti automatické synchronizace e-mailů máte následující:

Automatická s Microsoft 365 (serverový režim)

Tato funkce je dostupná v modulu Společnosti a kontakty (Professional).

Upozornění
Abyste mohli funkci synchronizace e-mailů s Microsoft 365 používat, musí eWay-CRM běžet na našem cloudu. Pokud máte eWay-CRM na vlastním serveru, tato funkce nebude dostupná.
Pro fungování synchronizace je zároveň třeba mít práva na export kontaktů - viz Oprávnění na moduly.

Dostupnost: Tato funkce je dostupná od verze eWay-CRM 8.1.

Synchronizace může být také spuštěna na eWay-CRM Online.

Při kliknutí na možnost Automatická s Microsoft 365 (serverový režim) se objeví tlačítko Konfigurovat, na které klikněte.

Pro spuštění automatického stahování e-mailů je třeba jen kliknout na Přidat nový účet a přihlásit se na svůj e-mail u služby Microsoft 365 (e-mailových účtů můžete přidat více).

E-mailový účet je automaticky aktivní (přepínač je v aktivní pozici), ale vždy můžete stahování e-mailů vypnout, nebo danou schránku ze stahování úplně vymazat.

Automaticky stažené e-maily mohou mít automaticky přiřazenou kategorii, nebo i více kategorií. Stačí nastavit pod Automaticky kategorizovat uložené e-maily. Případně přímo zde můžete vytvořit i novou kategorii.

Následně nastavíte, jakou příchozí poštu chcete sledovat:

  • Automaticky sledovat všechny e-maily - sledují se všechny příchozí e-maily z vybraného účtu nebo účtů (automaticky se zaškrtnou i všechny další možnosti)
  • Automaticky sledovat e-maily od kontaktů - sledují se pouze e-maily od kontaktů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
  • Automaticky sledovat e-maily od uživatelů - sledují se pouze e-maily od uživatelů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
  • Automaticky sledovat e-maily od společností - sledují se pouze e-maily od společnosti, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM

Doporučuje se sledování kontaktů a společností, protože to jsou primárně pracovní e-mailové adresy. Komunikace s uživateli může být soukromá, tudíž ne vždy vhodná pro sdílení mezi všemi. Ale nastavení je samozřejmě na vás.

Následně nastavíte, jakou odchozí poštu chcete sledovat:

  • Sledovat všechny e-maily - sledují se všechny odchozí e-maily z vybraného účtu nebo účtů (automaticky se zaškrtnou i všechny další možnosti)
  • Sledovat e-maily od kontaktů - sledují se pouze e-maily od kontaktů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
  • Sledovat e-maily od uživatelů - sledují se pouze e-maily od uživatelů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
  • Sledovat e-maily od společností - sledují se pouze e-maily od společnosti, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM

Doporučuje se sledování kontaktů a společností, protože to jsou primárně pracovní e-mailové adresy. Komunikace s uživateli může být soukromá, tudíž ne vždy vhodná pro sdílení mezi všemi. Ale nastavení je samozřejmě na vás.

Máte také možnost nastavit, jaké domény budou ignorovány - e-maily z takové adresy či na takovou adresu s uvedenou doménou nebudou ukládány do eWay-CRM nikdy. Takových domén můžete nastavit více. Toto nastavení je pouze pro vašeho uživatele. Chcete-li, aby administrátor nastavil, že nikdo nebude sledovat e-maily z dané domény, je třeba to nastavit v Neukládat e-maily doručené/odeslané z těchto domén (podporováno pro ukládání e-mailů z Microsoft 365, ne z Microsoft Outlook).

Obdobně, máte také možnost nastavit, jaké domény budou vždy ukládány - e-maily z takové adresy či na takovou adresu s uvedenou doménou budou ukládány do eWay-CRM vždy, a to i v případě, že e-mailová adresa není v eWay-CRM uložena. Takových domén můžete nastavit více. Toto nastavení je pouze pro vašeho uživatele. Chcete-li, aby administrátor nastavil, že všichni budou sledovat e-maily z dané domény, je třeba to nastavit v Vždy ukládat e-maily doručené/odeslané z těchto domén (podporováno pro ukládání e-mailů z Microsoft 365, ne z Microsoft Outlook).

Své nastavení nezapomeňte uložit.

Pokud se jedná o první nastavení automatického ukládání nebo přidání nového účtu, budete dotázáni, zda chcete stáhnout také starší e-maily, které máte ve schránce uloženy. Nastavit můžete zda všechny e-maily, nebo jen takové, které byly odeslány vašim kontaktům nebo od nich přijaté. Na posuvníku pak určíte, za jak dlouhou dobu se zpětně e-maily stáhnou. Pak už jen stačí kliknout na Importovat historii e-mailů.

Jakmile máte nastaveno, e-maily z vybrané e-mailové schránky se budou automaticky ukládat do eWay-CRM a vy již nemusíte nic navíc dělat.

Automatická s Microsoft Outlookem (lokální režim)

Pro lepší orientaci jsme dialogové okno rozdělili do tří částí, pojďme se nyní podívat na každou z nich zvlášť a popišme si, co nabízí za možnosti.

1. sekce: Nastavení schránky

Uživatel může mít v MS Outlooku namapovaných více poštovních schránek, které sleduje pro své pracovní potřeby.

Podle typu schránky se liší možnosti sledování emailů následovně:

Výchozí datový soubor typ Exchange:

  • Výchozí datový soubor Exchange je sledován automaticky.
  • Není možné sledovat další Exchange Offline (Cached Mode) schránky / datové soubory.
  • Je možné sledovat libovolné množství dalších datových souborů Exchange Online.
  • Je možné sledovat další datové soubory IMAP.
  • Není možné sledovat datové soubory POP3/SMTP.
  • Aby bylo možné zajistit funkčnost sledování na Exchange s mezipamětí (Exchange Offline), každý odeslaný e-mail, který je uložen do eWay-CRM®, má v poli skrytá kopie e-mailovou adresu odesílatele, aby se e-mail mohl vrátit. V eWay-CRM® je nastaveno pravidlo, které tyto e-maily přesune do složky eWay-CRM v Odeslané poště, odkud jsou pak následně uloženy do eWay-CRM® a smazány.

Výchozí datový soubor typ IMAP:

  • Je možné sledovat další datové soubory typ IMAP.
  • Není možné sledovat další Exchange Offline (Cached Mode) schránky / datové soubory.
  • Je možné sledovat další datové soubory typ Exchange Online.
  • Není možné sledovat datové soubory POP3/SMTP.

Výchozí datový soubor typ POP3/SMTP:

  • Lze sledovat pouze jeden výchozí datový soubor.
  • Nelze sledovat žádný jiný datový soubor.

U vybraných schránek bude sledována příchozí i odchozí pošta v závislosti na navolení pravidel v sekcích 2 a 3.

Pro jakou schránku máte datový soubor nastaven jako výchozí, poznáte v menu MS Outlooku v nastavení  E-mailových účtů na záložce Datové soubory (viz. obrázek níže). Hlavní datový soubor bude (při aktivovaném sledování pošty) sledován vždy, chcete-li sledovat poštu i z jiných datových souborů, je nutno je v Nastavení eWay-CRM® označit tak, jak bylo znázorněno a popsáno v předchozích odstavcích.

Kromě výběru schránky je součástí této sekce také možnost Automaticky kategorizovat uložené e-maily - jedná se o funkci, která vám usnadňuje v MS Outlooku rozpoznat a lépe si organizovat e-maily, které máte uložené v eWay-CRM®, a to jak e-maily odchozí, tak i e-maily příchozí. Více o kategorizaci a nastavování kategorií najdete v článku Kategorizace pošty.

2. sekce: Příchozí e-maily

V sekci Příchozí e-maily máte možnost specifikovat, od kterých odesílatelů chcete automaticky ukládat doručené e-mailové zprávy do systému.

Celý proces uložení funguje tak, že pokud vám do schránky přijde nová zpráva, eWay-CRM® si z ní vezme e-mailovou adresu odesílatele a porovnává jí s adresami uloženými v modulech, které jste v nastavení označili. Nutným předpokladem pro správné fungování tedy je, že u sledovaných skupin (kontaktů, uživatelů či společností) vyplňujete na jejich kartě e-mailové adresy.

Jestliže vyberete některou z nabízených voleb, systém se bude chovat takto:

  • Automaticky sledovat e-maily od lidí z modulu kontakty - pokud máte adresu, ze které byl e-mail odeslán, uvedenou u nějaké osoby z modulu Kontakty, doručená zpráva bude uložena k tomuto kontaktu.
  • Automaticky sledovat e-maily od lidí z modulu uživatelé - pokud adresu, ze které byl e-mail odeslán, vlastní některý z uživatelů eWay-CRM®, bude doručená zpráva uložena k tomuto uživateli.
  • Automaticky sledovat e-maily od společností - pokud je adresa odesílatele uvedená jako kontaktní u některé ze společností, bude doručená zpráva uložena k této společnosti.

 

U automatického sledování příchozí pošty je navíc možné konkretizovat, u kterých kontaktů, uživatelů nebo společností chcete komunikaci s nimi sledovat. U každého zaškrtávacího pole je ještě odkaz Filtrovat, kde je možné nastavit filtr, podle kterého se budou sledovat pouze vybrané kontakty. Více informací o filtrování najdete v článku Filtrování záznamů.

3. sekce: Odchozí e-maily

V této sekci se budeme zabývat ukládáním e-mailů, které odesíláme ze svého Outlooku my.

Důležité: Sledování odchozí pošty je možné pouze v případě, kdy je v poli Komu... uvedena alespoň jedna e-mailová adresa. Pokud by byly e-mailové adresy pouze v poli Kopie nebo Skrytá kopie, sledování nebude prováděno.

Odeslaná pošta je vždy sledována ve výchozí složce Outlooku pro odeslanou poštu. V případě IMAP účtu tedy bude použita složka Odeslaná pošta v Osobních složkách a ne ve schránce definované v sekci Nastavení schránky.

Proces ukládání e-mailů do eWay-CRM® pracuje na stejném principu jako u přijímaných e-mailů v sekci 2 a proto je i zde nutným předpokladem pro správné fungování, vyplnění e-mailové adresy v detailech společnosti, kontaktu či uživatele.

Systém se chová dle vybraných možností:

  • Sledovat e-maily od lidí z modulu kontakty - pokud máte e-mail adresáta uveden u nějaké osoby v modulu Kontakty, odesílaná zpráva bude uložena k tomuto kontaktu. Při odeslání e-mailů se hledá e-mailová adresa i v příležitostech – po odeslání se pak okno pro sledování e-mailu otevře, ale příležitost se předvyplní pouze v případě, že je aktivní nastavení Automaticky přednastavit aktivní příležitost nebo projekt (pokud je právě jeden) při odesílání e-mailů. V ostatních případech, pokud by uživatel klikl pouze OK, e-mail se neuloží, protože není k čemu.
  • Sledovat e-maily od lidí z modulu uživatelé - pokud e-mail adresáta vlastní některý z uživatelů eWay-CRM®, bude odesílaná zpráva uložena k tomuto uživateli.
  • Sledovat e-maily od společností - pokud je e-mail adresáta veden jako kontaktní u některé ze společností, bude odesílaná zpráva uložena k této společnosti.

 

Důležité: E-maily odeslané z mobilního telefonu se při spuštění Microsoft Outlooku na vašem počítači uloží do eWay-CRM®, jakmile je Outlook začne stahovat. K ukládání dochází pouze v případě, pokud je e-mail odeslán na někoho ze sledovaných modulů. Vše je automatické, bez notifikování. Je však potřeba si dát pozor, že pokud je sledován modul Uživatelé, tak se uloží veškerá interní komunikace.

V souvislosti se sledováním e-mailů je možné také nastavit, zda budou sledovány pouze e-mailové adresy, které jsou v e-mailu zapsané v poli Komu...., anebo budou sledovány i adresy v ostatních polích adresátů. K tomuto nastavení slouží Sledovat e-maily pouze na základě adresy v poli Komu. Vždy platí, že jsou sledovány pouze ty e-maily, které jsou v eWay-CRM® skutečně uloženy, tedy přiřazeny k některé z položek. Pokud e-maily sledovány nejsou, ale je přeposílán e-mail, který v eWay-CRM® je uložený, jeho přeposlaná verze sledována není a není uložena do eWay-CRM®.