Nastavení
Webový přístup eWay-CRM Online má vlastní nastavení, ke kterému se dostanete tak, že klikněte na ikonku svého uživatele v horním pravém rohu a vyberete možnost Moje nastavení.
Zobrazí se dialog, v němž máte několik možností natavení:
Obecné
V záložce Obecné máte možnost změnit jazyk, v jakém se webový přístup eWay-CRM Online zobrazuje. Na výběr jsou angličtina a čeština.
Je potřeba nastavení uložit, aby se změna projevila.
Kontakty
Dostupnost: Tato funkce je dostupná od verze eWay-CRM 7.7.
Sekce Kontakty umožňuje zapnout synchronizaci kontaktů. Ta bude probíhat tak, že kontakty, které budete mít v eWay-CRM se vám zároveň uloží do vašeho Microsoft 365 účtu a naopak, pokud provedete v jedné aplikaci změnu, provede se i ve druhé, pokud kontakt v jedné smažete, smaže se i ve druhé. Tak budete mít neustále aktuální obě své databáze kontaktů.
Synchronizaci je možné spustit i v seznamu kontaktů kliknutím na Synchronizovat s Microsoft 365. Pokud je synchronizace nastavena a běží, tlačítko bude zamáčklé.
Synchronizace může být také spuštěna na eWay-CRM Desktop.
Při kliknutí na záložku Kontakty se objeví dialog, kde synchronizaci zapnete kliknutím na Synchronizovat mé kontakty s Microsoft 365 (můžete být dotázáni na přihlášení k vašemu Microsoft 365 účtu účtu):
Jakmile synchronizaci přepnete do aktivní polohy, máte následující možnosti nastavení:
Adresář - vyberete složku v Microsoft 365 kontaktech, kterou chcete synchronizovat s eWay-CRM. Měla by to být složka vašich pracovních kontaktů, s nimiž standardně chcete pracovat i v rámci eWay-CRM.
Směr - vybíráte směr synchronizace:
- Jednosměrná synchronizace - pouze směr z eWay-CRM do Microsoft Outlook. To, co uložíte v eWay-CRM, se propíše do Outlooku, včetně změn a smazání, ale nikoli naopak. Úpravy provedené v Outlooku, zůstávají jen v Outlooku.
- Obousměrná synchronizace - synchronizace probíhá oběma směry a jednoduše platí to, že to, co máte v eWay-CRM, máte i v Microsoft Outlooku a naopak. Obousměrnou synchronizaci musí povolit administrátor nastavením Umožnit uživatelům aktivovat obousměrnou synchronizaci s Microsoft 365, jinak je tento typ synchronizace nedostupný. Pokud budete zvolena tato možnost, při ukládání budete vyzváni, abyste ji potvrdili.
Konfigurace - zde máte následující možnosti:
- Automaticky vytvořit společnosti - pouze v případě obousměrné synchronizace. Pokud má kontakt v Outlooku zadanou společnost a toto nastavení je zapnuto, při synchronizaci do eWay-CRM se vytvoří i společnost, která se s kontaktem prováže. Tato možnost je aktivní pouze v případě dvousměrné synchronizace a administrátor ji prostřednictvím nastavení Vytvářet novou společnost při importu / synchronizaci kontaktů z Outlooku, Microsoft 365 nebo Excelu může stanovit jako povinnou. Pokud budete zvolena tato možnost, při ukládání budete vyzváni, abyste ji potvrdili.
- Synchronizovat kategorie - mezi eWay-CRM a Outlookem se synchronizují i kategorie kontaktů, ale aktuálně nikoli jejich barvy.
Jakmile si synchronizaci nastavíte, je potřeba nastavení uložit, aby se změna projevila. Pokud ji spouštíte poprvé, úvodní synchronizace může trvat déle, a to v závislosti na počtu kontaktů. Synchronizace ale může probíhat na pozadí a vy můžete s eWay-CRM Online normálně pracovat.
Synchronizovaná pole
Kontakty nemají mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM® synchronizované všechny hodnoty, ale dochází pouze k synchronizaci následujících polí:
| Pole v Microsoft Outlook | Pole v eWay-CRM® |
| Profilová fotografie | Profilová fotografie |
| Titul | Titul |
| Jméno | Jméno |
| Druhé jméno | Prostřední jméno |
| Příjmení | Příjmení |
| Za příjmením | Titul za jménem |
| Společnost | Společnost |
| Funkce | Funkce |
| Oddělení | Oddělení |
| Adresa webové stránky | WWW |
| E-mail 1 | |
| E-mail 2 | E-mail 2 |
| E-mail 3 | E-mail 3 |
| Adresa zaměstnání (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) | Firemní adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) |
| Adresa domů (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) | Domácí adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) |
| Adresa jiná (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) | Jiná adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) |
| Telefonní číslo: Zaměstnání | Zaměstnání |
| Telefonní číslo: Zaměstnání 2 | Zaměstnání 2 |
| Telefonní číslo: Domů | Domů |
| Telefonní číslo: Mobilní | Mobil |
| Telefonní číslo: Fax (zaměstnání) | Fax |
| Telefonní číslo: Jiné | Další |
| Poznámky | Poznámka |
E-maily
Dostupnost: Tato funkce je dostupná od verze eWay-CRM 8.1.
Sekce E-maily umožňuje zapnout automatické stahování e-mailů. Stahování bude probíhat tak, že e-maily, které budou odeslány nebo přijaty na vybranou e-mailovou schránku a splní zvolená kritéria, budou automaticky uloženy do eWay-CRM.
Stahování je možné spustit i v seznamu e-mailů kliknutím na Připojte i svou e-mailovou schránku.
Synchronizace e-mailů může být také spuštěna na eWay-CRM Desktop.
Pro spuštění automatického stahování e-mailů je třeba jen kliknout na Přidat nový účet a přihlásit se na svůj e-mail u služby Microsoft 365 (e-mailových účtů můžete přidat více).
E-mailový účet je automaticky aktivní (přepínač je v aktivní pozici), ale vždy můžete stahování e-mailů vypnout, nebo danou schránku ze stahování úplně vymazat.
Automaticky stažené e-maily mohou mít automaticky přiřazenou kategorii, nebo i více kategorií. Stačí nastavit pod Automaticky kategorizovat uložené e-maily. Případně přímo zde můžete vytvořit i novou kategorii.
Následně nastavíte, jakou příchozí poštu chcete sledovat:
- Automaticky sledovat všechny e-maily - sledují se všechny příchozí e-maily z vybraného účtu nebo účtů (automaticky se zaškrtnou i všechny další možnosti)
- Automaticky sledovat e-maily od kontaktů - sledují se pouze e-maily od kontaktů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
- Automaticky sledovat e-maily od uživatelů - sledují se pouze e-maily od uživatelů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
- Automaticky sledovat e-maily od společností - sledují se pouze e-maily od společnosti, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
Doporučuje se sledování kontaktů a společností, protože to jsou primárně pracovní e-mailové adresy. Komunikace s uživateli může být soukromá, tudíž ne vždy vhodná pro sdílení mezi všemi. Ale nastavení je samozřejmě na vás.
Následně nastavíte, jakou odchozí poštu chcete sledovat:
- Sledovat všechny e-maily - sledují se všechny odchozí e-maily z vybraného účtu nebo účtů (automaticky se zaškrtnou i všechny další možnosti)
- Sledovat e-maily od kontaktů - sledují se pouze e-maily od kontaktů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
- Sledovat e-maily od uživatelů - sledují se pouze e-maily od uživatelů, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
- Sledovat e-maily od společností - sledují se pouze e-maily od společnosti, jejichž e-mailová adresa je uložena v eWay-CRM
Doporučuje se sledování kontaktů a společností, protože to jsou primárně pracovní e-mailové adresy. Komunikace s uživateli může být soukromá, tudíž ne vždy vhodná pro sdílení mezi všemi. Ale nastavení je samozřejmě na vás.
Máte také možnost nastavit, jaké domény budou ignorovány - e-maily z takové adresy či na takovou adresu s uvedenou doménou nebudou ukládány do eWay-CRM nikdy. Takových domén můžete nastavit více. Toto nastavení je pouze pro vašeho uživatele. Chcete-li, aby administrátor nastavil, že nikdo nebude sledovat e-maily z dané domény, je třeba to nastavit v Neukládat e-maily doručené/odeslané z těchto domén (podporováno pro ukládání e-mailů z Microsoft 365, ne z Microsoft Outlook).
Máte také možnost nastavit, jaké domény budou vždy ukládány - e-maily z takové adresy či na takovou adresu s uvedenou doménou budou ukládány do eWay-CRM vždy, a to i v případě, že e-mailová adresa není v eWay-CRM uložena. Takových domén můžete nastavit více. Toto nastavení je pouze pro vašeho uživatele. Chcete-li, aby administrátor nastavil, že všichni budou sledovat e-maily z dané domény, je třeba to nastavit v Vždy ukládat e-maily doručené/odeslané z těchto domén (podporováno pro ukládání e-mailů z Microsoft 365, ne z Microsoft Outlook).
Své nastavení nezapomeňte uložit.
Pokud se jedná o první nastavení automatického ukládání nebo přidání nového účtu, budete dotázáni, zda chcete stáhnout také starší e-maily, které máte ve schránce uloženy. Nastavit můžete zda všechny e-maily, nebo jen takové, které byly odeslány vašim kontaktům nebo od nich přijaté. Na posuvníku pak určíte, za jak dlouhou dobu se zpětně e-maily stáhnou. Pak už jen stačí kliknout na Importovat historii e-mailů.
Jakmile máte nastaveno, e-maily z vybrané e-mailové schránky se budou automaticky ukládat do eWay-CRM a vy již nemusíte nic navíc dělat.
Pohledy
Dostupnost: Tato funkce je dostupná od verze eWay-CRM 8.1.
V nastavení vidíte seznam modulů - když kliknete na nějaký modul, vidíte všechny pohledy, které jsou s daným modulem spojené. Primárně jsou zde pohledy, které jste si vy sami vytvořili či sdíleli v eWay-CRM Online anebo je sdíleli vaši kolegové - viz Vlastní pohledy.
Zároveň zde ale vidíte i pohledy, které byly vytvořeny v eWay-CRM Desktop. Ty nejsou editovatelné, ale můžete je použít jako pohledy pro zobrazení.
V nastavení můžete provádět základní editaci pohledů. Ikonka z teček vám umožňuje přesunout pohled na jiné místo v seznamu, abyste si tak na první místo dostali pohled, který používáte nejčastěji. Stačí jen podržet za ikonku a přetáhnout.
Když najedete na jméno pohledu, objeví se ikonka tužky, ale stačí jen kliknout na jméno, abyste mohli pohled přejmenovat.
Pokud chcete pohled smazat, stačí kliknout na ikonku popelnice a svou volbu potvrdit. Můžete mazat jen pohledy, které jste sami vytvořili, nelze mazat sdílené pohled jiných uživatelů (zde mají výjimku administrátoři, ti mohou smazat sdílené pohledy jiných uživatelů), stejně tak nejde mazat pohledy vytvořené v eWay-CRM Desktop.
Při každé změně nezapomeňte natavení uložit.