Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 3. Popis / 3.6 Integrace s Microsoft Office / 3.6.1 Microsoft Outlook / Automatická synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®

Automatická synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®

eWay-CRM® disponuje také vlastním modulem kontaktů. Jedná se o odlišný modul než ten, který je v aplikaci Microsoft Outlook, ale eWay-CRM® je s ním plně propojena a nabízí funkci pro obousměrnou synchronizaci záznamů. Díky tomu je zajištěno, že není nutné kontakt opravovat na více místech. Upravíte-li kontakt v Microsoft Outlook, změny se promítnou i do eWay-CRM® kontaktů a naopak.

Chcete-li mít přístup ke kontaktům v eWay-CRM® také ze svého mobilního telefonu či PDA, není nic snazšího, než synchronizovat eWay-CRM® modul kontaktů s Vašimi kontakty v Microsoft Outlook. Každá změna v eWay-CRM® se pak automaticky projeví i ve vašich Microsoft Outlook kontaktech, a vy tak budete mít aktuální informace kdykoliv k dispozici.

Mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM® můžete buď synchronizovat jen několik vybraných kontaktů, které označíte k synchronizaci ručně (o ruční synchronizaci více ve článku Manuální synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®) a nebo si můžete dát k synchronizaci všechny kontakty najednou pomocí automatické synchronizace, kterou si v tomto článku představíme blíže.

Upozornění: V případě, že kontakty mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlook doposud nebyly synchronizovány a v eWay-CRM® i Microsoft Outlook máte kontakty, které jsou shodné, nedojde k jejich spárování. Na základě e-mailové adresy budete mít v Microsoft Outlook případně vytvořenou složku Duplicitních kontaktů, kde budou duplicitní záznamy mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlookem uvedeny.

Synchronizované údaje

Mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlookem se synchronizují jména, adresy, ale i další kontaktní údaje, které máte u kontaktu vyplněné.

Předpoklady a omezení pro aktivaci automatické synchronizace kontaktů

Funkcionalita nejde aktivovat v případě, že daný uživatel nemá práva na tvorbu, editaci či export kontaktů. Volbu můžete mít zašedlou také v případě, že nemáte povolen Offline mód pro Exchange. Zde naleznete návod jak nastavení serveru Exchange ověřit či změnit Microsoft Exchange a synchronizace položek.

Funkce synchronizace kontaktů může být omezena nastavením Vytvářet novou společnost při importu kontaktů. Pokud je toto nastavení zapnuté, je nutné, aby měl uživatel spolu s právy na modul Kontakty, také právo vytvářet společnosti. Pokud uživatel nemá právo na vytváření společností, synchronizaci nepůjde aktivovat.

Popis průběhu synchronizace

Automatickou synchronizaci kontaktů aktivujete přes uživatelské nastavení eWay-CRM® na záložce Kontakty, kam se dostanete přes Nastavení eWay-CRM. Podrobný popis významu jednotlivých voleb  nastavení naleznete ve článku Karta - Kontakty.

V případě, že si v nastavení synchronizace kontaktů aktivujete, budete po stisku tlačítka OK vyžádáni k restartování Microsoft Outlook. Pokud stisknete tlačítko Ne, budou následující kroky odloženy do chvíle, než Outlook vypnete a znovu zapnete. Po opětovném spuštění Outlooku budete dotázáni, jestli opravdu chcete kontakty synchronizovat.

To je z toho důvodu, že první synchronizace kontaktů může trvat i několik desítek minut (při řádově tisícovkách kontaktů), během kterých bude váš Outlook zaneprázdněn a nebudete s ním schopni pracovat. Délka první synchronizace je samozřejmě závislá na množství kontaktů i výkonu Vašeho počítače, většinou ale nepřesahuje 10-15 minut (což odpovídá 3000 kontaktům). Pokud můžete v tuto chvíli několik minut věnovat synchronizaci, stiskněte tlačítko ANO, jestliže nemůžete právě nyní na dokončení synchronizace čekat, stiskněte tlačítko NE a eWay-CRM® se vás zeptá při dalším startu Microsoft Outlooku.

O dokončení první synchronizace kontaktů budete obeznámeni následujícím dialogem.

Od této chvíle budou nově vytvářené kontakty či každá změna na kontaktu provedená přes eWay-CRM® automaticky přenesena i do odpovídajícího kontaktu ve vašem Microsoft Outlook a naopak. Tato synchronizace dat mezi Outlookem a eWay-CRM® při vytváření nových kontaktů nebo změně údajů již probíhá průběžně a nijak neovlivňuje práci s Outlookem.

Pokud máte na kontaktech v Outlooku vyplněné pole Společnost, bude pod tímto názvem v eWay-CRM® založena společnost (pokud již neexistuje) a kontakt bude s touto společností provázán.

Pozn.: Pokud pracuje s eWay-CRM® více uživatelů (Multi verze), naimportují se uživateli do Outlooku samozřejmě pouze ty kontakty, které má v eWay-CRM® právo vidět.

Synchronizovaná pole

Kontakty nemají mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM® synchronizované všechny hodnoty, ale dochází pouze k synchronizaci následujících polí:

Pole v Microsoft Outlook Pole v eWay-CRM®
Profilová fotografie Profilová fotografie
Titul Titul
Jméno Jméno
Druhé jméno Prostřední jméno
Příjmení Příjmení
Za příjmením Titul za jménem
Společnost Společnost
Funkce Funkce
Oddělení Oddělení
Adresa webové stránky WWW
E-mail E-mail 1
E-mail 2 E-mail 2
E-mail 3 E-mail 3
Adresa zaměstnání (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) Firemní adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ)
Adresa domů (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) Domácí adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ)
Adresa jiná (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ) Jiná adresa (Ulice, Kraj, Město, Stát, PSČ)
Telefonní číslo: Zaměstnání Zaměstnání
Telefonní číslo: Zaměstnání 2 Zaměstnání 2
Telefonní číslo: Domů Domů
Telefonní číslo: Mobilní Mobil
Telefonní číslo: Fax (zaměstnání) Fax
Telefonní číslo: Jiné Další
Poznámky Poznámka