Popis a využití modulu E-maily

Kliknutím na tlačítko E-maily na nástrojové liště eWay-CRM® zobrazíte seznam e-mailů uložených v systému.

Přejete-li si upravit základní pohled na seznam položek a zobrazit ta data, která vás zajímají, prostudujte si sekci Hlavní seznam, kde naleznete i další obecné informace o práci s položkami hlavního seznamu.

Stejně jako u dokumentů, také u e-mailů si povšimněte v prvním sloupci dvou odlišných ikon, kterými jsou jednotlivé e-maily v seznamu reprezentovány. Dle této ikonky jednoduše na první pohled zjistíte, jestli je kopie dané zprávy uložena ve vašem počítači (ikona se zatržítkem) nebo uložena není (ikona e-mailu bez příznaku). Pokud je zpráva uložena v PC, znamená to, že jí bude uživatel schopen zobrazit i v případě práce offline (bez připojení k firemnímu serveru nebo celkově k internetu). V opačném případě je zpráva umístěna pouze na serveru a pro první zobrazení je třeba ji ze serveru stáhnout, což nemusí jít, pokud uživatel právě pracuje mimo firemní síť nebo není připojen k internetu.

Jestliže tedy plánujete práci na cestách nebo prezentaci u klienta, kde nebude připojení k internetu či k vašemu serveru, doporučujeme si e-maily nejdříve zpřístupnit pro práci offline - stačí e-mail jednou otevřít nebo na něj můžete kliknout v seznamu pravým tlačítkem a z kontextového menu vybrat volbu Uchovávat kopii offline. Případně můžete využít obecné nastavení Uchovávat všechny e-maily a dokumenty offline na všech počítačích, které vám zajistí automatické uložení všech e-mailů, takže budete mít u sebe vždy vše potřebné. Pokud máte potřebu mít offline dostupné pouze vaše vlastní e-maily, použijte nastavení Uchovávat e-maily a dokumenty offline.

Hromadné nastavení kategorizace a vytvoření úkolu z e-mailu v Microsoft Outlook

Pokud v seznamu e-mailů v Microsoft Outlook kliknete na některý e-mail nebo jich vyberete více, v pásu karet vidíte nové možnosti:

 

Kategorizace: Slouží k jednoduchému přiřazení kategorie k vybranému e-mailu. Dostupné kategorie jsou shodné jako v případě Kategorizace položek mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlookem. Pokud e-mail nebyl doposud uložen do eWay-CRM®, při nastavení kategorie k jeho uložení dojde. Kategorizace je primárně určena pro eWay-CRM®, ale pokud není e-mailový účet nastavený jako IMAP, bude správně nastavena i pro e-maily v Microsoft Outlook.

Dens, Zítra a Vlastní: Slouží k jednoduchému vytvoření úkolu spojeného s daným e-mailem. Stačí kliknout a vytvoří se úkol s vybraným termínem splnění. Pod položkou Vlastní je možné nastavit i vlastní Datum zahájení a datum a čas připomenutí. E-mail je také možné převést na úkol. V případě, že e-mail neměl vybranou Nadřazenou položku a funkcí se k němu přidal úkol, je-li k e-mailu později přidána nadřazená položka, je přiřazena i k příslušnému úkolu. Analogicky to platí i v případě, pokud je nadřazená položka nastavena úkolu - automaticky je přiřazena i e-mailu, pokud ten žádnou nadřazenou položku neměl.

Stejné ikony jsou pak dostupné i na detailu e-mailu v Microsoft Outlook.

Dostupnost: Funkce kategorizování a snadného vytváření úkolů z e-mailu jsou dostupné od verze eWay-CRM® 5.2.3.

Správa e-mailů

Máte-li dostatečná oprávnění, můžete v rámci správy e-mailů v systému eWay-CRM®:

• Vložit nebo vytvořit nový e-mail - Podrobný postup vytváření položek naleznete v kapitole Vytvoření nového záznamu.
• Editovat existující položky e-mailů - Podrobný popis možností editace naleznete v kapitole Editace záznamu.
• Odstranit položku - Způsoby odstranění záznamů naleznete v kapitole Odstranění záznamu.

Karta e-mailu

Dvojím kliknutím na vybraný e-mail jej zobrazíte jako e-mailovou zprávu v aplikaci Microsoft Outlook. Chcete-li editovat vazby nebo poznámku e-mailu, je nutné na položku v seznamu kliknout pravým tlačítkem a zvolit Otevřít v eWay-CRM, tím zobrazíte okno pro práci se záznamem.

Nastavení toho, zda se bude při dvojitém kliknutí otevírat soubor nebo karta e-mailu, můžete změnit prostřednictvím administrační aplikace položkou Otevřít soubor místo otevření karty dokumentu / e-mailu při dvojkliku v seznamech.

Nadřazená položka	Položka, ke které se dokument vztahuje (Kontakt, Příležitost, Projekt, Marketing, Společnost).
Předmět	Předmět e-mailu. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Od	Údaj o odesílateli e-mailu. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Komu	Údaj o adresátovi e-mailu. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Kopie	Údaj o tom, komu byl e-mail ještě zaslán, pokud se jednalo o viditelné kopie. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Důležitost	Vyberete hodnotu toho, jak je pro vás e-mail důležitý, abyste nepřehlédli nebo se vám v seznamu ostatních neztratily ty, které považujete za prioritní. Standardně jsou možnosti Nízká, Normální a Vysoká důležitost.
Odesláno	Kdy byl e-mail odeslán odesílatelem. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Přijato	Kdy byl e-mail přijat adresátem. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®.
Počet příloh	Číselné uvedení toho, kolik souborů bylo k e-mailu přiloženo. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM®. V případě, že e-mail obsahuje přílohy, je třeba je uložit zvlášť. Automaticky jsou s e-mailem uloženým v systému eWay-CRM® propojeny v záložce Dokumenty v kartě daného e-mailu.
Velikost	Velikost e-mailu v kB. Dostupnost: Pole je dostupné od verze eWay-CRM 5.2.1.
Poznámka	Text e-mailu v jeho neformátované podobě. Automaticky vyplněno po vložení e-mailu do systému eWay-CRM® - je možné text upravovat. Více o poli najdete v článku Pole Poznámka.

Další obecné informace o okně pro práci se záznamem najdete v kategorii Okno pro práci se záznamem.