Nabídky (synchronizace dokladů typu nabídka)
Díky tomu, že doklady v eWay-CRM jsou různého typu, umožňují synchronizaci i dalších položek s Pohodou. Mezi tyto položky patří nabídky, které jsou v Pohodě evidovány jako přijaté nabídky a vydané nabídky. Jedná se o synchronizaci, kdy nabídky je možné vytvářet a upravovat v sytému Pohoda a následně synchronizovat do eWay-CRM, stejně tak to platí i pro druhý směr.
Synchronizace pak primárně probíhá na základě toho, zda jsou správně nastaveny stavy workflow pro nabídky. Při synchronizace z Pohody do eWay-CRM dochází k automatickému přiřazení odpovídajícího typu dokladu. Díky synchronizaci stavů je pak zajištěno i to, aby nedocházelo k tomu, že nabídky nebudou vyřízeny anebo se nebude vědět, v jakém stavu se nacházejí. Vždy je pak kontrolováno, jestli došlo ke změně dané položky a jestli je synchronizace nutná - primárně tedy dochází pouze k synchronizaci změněných položek a položek, které doposud synchronizovány nebyly, a to z důvodu nejen co nejefektivnější synchronizace, ale také co nejrychlejší.
Stavy workflow
Aby bylo možné zajistit co nejlepší synchronizaci mezi eWay-CRM a Pohodou a bylo možné zajistit převod jednotlivých dat, která jsou důležitá pro účetnictví a pro finanční řízení, tak bylo vytvořeno pro synchronizované typy nabídek workflow. Jakmile přechází nabídka do určitého stavu, je možné s tímto přechodem spojit jednotlivé akce. Stavy musejí mít konkrétní jména, která jsou nastavitelná v administrační aplikaci. Výchozí stavy jsou následující:
- Draft - jedná se o nabídku, která je nově vytvořena
- Vyřizuje se - nabídka byla v Pohodě vystavena a uložena a je synchronizována s eWay-CRM. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro nabídky, které se vyřizují.
- Vyřízeno - nabídka byla druhou stranou potvrzena a je vyřízena, například došlo k vystavení faktury. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro vyřízené nabídky.
Synchronizované hodnoty
Synchronizovány jsou nabídky z Pohody do dokladů eWay-CRM podle tohoto systému:
| Název pole v Pohodě | Modul eWay-CRM | Název pole v eWay-CRM |
|---|---|---|
| Číslo nabídky | Doklad | Název |
| Datum vystavení | Doklad | Platnost od |
| Datum splatnosti | Doklad | Platnost do |
| Cena | Doklad | Cena s DPH |
| K likvidaci | Doklad | K likvidaci |
| Typ nabídky | Doklad | Typ |
| Text | Doklad | Poznámka |
| Zakázka | Doklad | Nadřazená položka |
| Dodavatel/Odběratel | Doklad | Odběratel |
| Forma (úhrady) | Doklad | Libovolné uživatelské pole textového typu |
| Středisko (databázový název pole je sStr.IDS nebo sStr.SText) | Doklad | Libovolné uživatelské pole textového typu |
| Kód | Položky dokladu | Kód |
| Název | Položky dokladu | Název |
| Zakázka zboží | Položky dokladu | Nadřazená položka zboží |
| Text | Položky dokladu | Popis |
| Individuální slevy | Položky dokladu | Sleva |
| Sazba DPH | Položky dokladu | Sazba DPH |
| Množství | Položky dokladu | Množství |
| DPH (Kč) | Položky dokladu | DPH |
| Jedn. cena s DPH | Položky dokladu | Jednotková cena |
| Částka s DPH | Položky dokladu | Cena s DPH |
| Částka | Položky dokladu | Cena |
| Měna | Položky dokladu | Měna |
| M.j.* | Položky dokladu | Měrná jednotka |
* Měrné jednotky je vhodné mít nastavené v číselníku stejné jak pro účetní systém Pohoda, tak pro eWay-CRM (seznam Good Unit), aby nedocházelo k případným nežádoucím změnám měrných jednotek vlivem synchronizace.
Synchronizuje se také Nadřazená položka jako zakázka v Pohodě. V tomto případě je nutné zachovat systém, který je pro synchronizaci projektů nastaven jako výchozí. Pokud si nastavíte vlastní systém vytváření projektů v Pohodě (eWay-CRM využívá synchronizaci na základě ID), kdy označení projektu bude obsahovat například písmena, ke správné synchronizaci nadřazených položek nemůže dojít.
Pro správné zaokrouhlení polí Cena a DPH můžete použít nastavení Typ zaokrouhlování celkové ceny a DPH použitý při importu do Pohody.
Specifika manuální a automatické synchronizace nabídek
V článku Základní nastavení synchronizace je uvedeno, že v případě, že se vyberou pro synchronizaci nabídky (Proposals), automaticky se synchronizují také položky na nabídce (Proposal Items). Pro automatickou synchronizaci toto platí, ale v případě manuální synchronizace ve směru Pohoda > eWay-CRM je nutné nejprve synchronizovat nabídky (Proposals) a následně i položky nabídky (Proposal Items), jinak by se nabídky nasynchronizovaly do eWay-CRM jako prázdné doklady.
V případě, že máte potřebu automaticky synchronizovat pouze nabídky, je možné odškrtnout synchronizaci položek nabídky (Proposal items). Budou tak automaticky synchronizovány skutečně pouze nabídky, ale nikoli položky na nabídce. Samotné položky bez toho, aby byla zapnuta synchronizace nabídek, automaticky synchronizovat nelze.
Vazby a položky, které doposud nejsou s Pohodou synchronizovány
Každý doklad je automaticky přiřazen ke společnosti, která je na nabídce uvedena jako odběratel (dodavatel). Pokud je na nabídce v Pohodě uvedené v poli Zakázka ID projektu z eWay-CRM, pak se doklad zobrazí i na kartě projektu.
Pokud by došlo k tomu, že je jako nadřazená položka vyplněna příležitost nebo projekt, které nejsou doposud synchronizované, automaticky se při synchronizaci vytvoří. V případě, že se v eWay-CRM příležitost změní v projekt, nemá to na nabídku žádný vliv.
Nastavení sazeb DPH
Abyste měli vždy jistotu, že máte správně synchronizované DPH mezi Pohodou a eWay-CRM, v nastavení eWay-CRM máte možnost zadat sazby DPH, a to prostřednictvím těchto dvou nastavení:
V eWay-CRM tak vždy budete mít automaticky nastaveny stejné sazby, jaké máte v Pohodě, případně jaké pro svou práci s Pohodou potřebujete.