Objednávky (synchronizace dokladů typu objednávka)
Díky tomu, že doklady v eWay-CRM® jsou různého typu, umožňují synchronizaci i dalších položek s Pohodou. Mezi tyto položky patří objednávky, které jsou v Pohodě evidovány jako přijaté objednávky a vydané objednávky. Jedná se o dvousměrnou synchronizaci, směr toku dat je tedy jak z Pohody do eWay-CRM®, tak z eWay-CRM® do Pohody. V praxi to znamená, že obchodník manažer, který s objednávkou v eWay-CRM® pracuje, může tuto objednávku snadno předat účetním jednoduše tím, že ji vytvoří.
Synchronizace pak primárně probíhá na základě toho, zda jsou správně nastaveny stavy workflow pro objednávky. V případě synchronizace z Pohody do eWay-CRM® dochází k automatickému přiřazení odpovídajícího typu dokladu. Díky synchronizaci stavů je pak zajištěno i to, aby nedocházelo k tomu, že objednávky nebudou vyřízeny anebo se nebude vědět, v jakém stavu se nacházejí. Vždy je pak kontrolováno, jestli došlo ke změně dané položky a jestli je synchronizace nutná - primárně tedy dochází pouze k synchronizaci změněných položek a položek, které doposud synchronizovány nebyly, a to z důvodu nejen co nejefektivnější synchronizace, ale také co nejrychlejší.
Stavy workflow
Aby bylo možné zajistit co nejlepší synchronizaci mezi eWay-CRM® a Pohodou a bylo možné zajistit převod jednotlivých dat, která jsou důležitá pro účetnictví a pro finanční řízení, tak bylo vytvořeno pro synchronizované typy objednávek workflow. Jakmile přechází objednávka do určitého stavu, je možné s tímto přechodem spojit jednotlivé akce. Stavy musejí mít konkrétní jména, která jsou nastavitelná v administrační aplikaci. Výchozí stavy jsou následující:
- Draft - jedná se o objednávku, která je nově vytvořena v eWay-CRM®, a pokud se její stav nezmění, není tento doklad synchronizován
- Vyřizuje se - objednávka byla v eWay-CRM® vystavena obchodním manažerem, ale ještě není zavedena do účetnictví, již je ale převáděna do Pohody. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro objednávky, které se vyřizují.
- Vyřízeno - objednávka byla zaslána a je možné ji považovat za vyřízenou. V systému Pohoda to znamená následující: Objednávka se již nebude nabízet pro vložení do dokladu (více najdete zde). Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro vyřízené objednávky.
-
Stornováno - objednávka byla zrušena a došlo k jejímu stornování. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro zrušené objednávky.
Synchronizované hodnoty
Synchronizovány jsou objednávky z Pohody do dokladů eWay-CRM® podle tohoto systému (systém samozřejmě funguje i při obrácené synchronizaci z eWay-CRM® do Pohody):
| Název pole v Pohodě | Modul eWay-CRM® | Název pole v eWay-CRM® |
|---|---|---|
| Číslo objednávky | Doklad | Název |
| Datum vystavení | Doklad | Platnost od |
| Datum splatnosti | Doklad | Platnost do * |
| Cena | Doklad | Cena s DPH |
| K likvidaci | Doklad | K likvidaci |
| Typ objednávky | Doklad | Typ |
| Text | Doklad | Poznámka |
| Zakázka | Doklad | Nadřazená položka |
| Dodavatel/Odběratel | Doklad | Odběratel |
| Kurz | Doklad | Libovolné uživatelské pole číselného typu |
| Středisko (databázový název pole je sStr.IDS nebo sStr.SText) | Doklad | Libovolné uživatelské pole textového typu |
| Kód | Položky dokladu | Kód |
| Název | Položky dokladu | Název |
| Text | Položky dokladu | Popis |
| Zakázka zboží | Položky dokladu | Nadřazená položka zboží |
| Individuální slevy | Položky dokladu | Sleva |
| Sazba DPH | Položky dokladu | Sazba DPH |
| Množství | Položky dokladu | Množství |
| DPH (Kč) | Položky dokladu | DPH |
| Jedn. cena s DPH | Položky dokladu | Jednotková cena |
| Částka s DPH | Položky dokladu | Cena s DPH |
| Částka | Položky dokladu | Cena |
| Měna | Položky dokladu | Měna |
| M.j.** | Položky dokladu | Měrná jednotka |
* V případě, že při synchronizaci z eWay-CRM® není nastaveno datum splatnosti v poli Platnost do, Pohoda si při synchronizaci načte datum podle vlastního nastavení.
** Měrné jednotky je vhodné mít nastavené v číselníku stejné jak pro účetní systém Pohoda, tak pro eWay-CRM® (seznam Good Unit), aby nedocházelo k případným nežádoucím změnám měrných jednotek vlivem synchronizace.
Synchronizuje se také Nadřazená položka jako zakázka v Pohodě. V tomto případě je nutné zachovat systém, který je pro synchronizaci projektů nastaven jako výchozí. Pokud si nastavíte vlastní systém vytváření projektů v Pohodě (eWay-CRM® využívá synchronizaci na základě ID), kdy označení projektu bude obsahovat například písmena, ke správné synchronizaci nadřazených položek nemůže dojít.
Pro správné zaokrouhlení polí Cena a DPH můžete použít nastavení Typ zaokrouhlování celkové ceny a DPH použitý při importu do Pohody.
Specifika manuální a automatické synchronizace objednávek
V článku Základní nastavení synchronizace je uvedeno, že v případě, že se vyberou pro synchronizaci objednávky (Orders), automaticky se synchronizují také položky na objednávce (Order items). Pro automatickou synchronizaci toto platí, ale v případě manuální synchronizace ve směru Pohoda > eWay-CRM® je nutné nejprve synchronizovat objednávky (Orders) a následně i položky objednávky (Order items), jinak by se objednávky nasynchronizovaly do eWay-CRM® jako prázdné doklady.
Pro směr eWay-CRM® > Pohoda zde tato možnost není, tam vždy dochází k synchronizaci celého dokladu, ale z Pohody si můžete vybrat, co skutečně chcete manuálně synchronizovat. Je to proto, aby bylo možné jen aktualizovat položky objednávky, nikoli objednávky celé.
V případě, že máte potřebu automaticky synchronizovat pouze objednávky, je možné odškrtnout synchronizaci položek objednávky (Order items). Budou tak automaticky synchronizovány skutečně pouze objednávky, ale nikoli položky na objednávce. Samotné položky bez toho, aby byla zapnuta synchronizace objednávek, automaticky synchronizovat nelze.
Vazby a položky, které doposud nejsou s Pohodou synchronizovány
Každý doklad je automaticky přiřazen ke společnosti, která je na objednávce uvedena jako odběratel (dodavatel). Pokud je na objednávce v Pohodě uvedené v poli Zakázka ID projektu z eWay-CRM®, pak se doklad zobrazí i na kartě projektu.
Důležité: Povinným polem při vytváření objednávky v eWay-CRM® je pole Odběratel, které musí být vyplněno, jinak nedojde ke správné synchronizaci.
Pokud by došlo k tomu, že je jako nadřazená položka vyplněna příležitost nebo projekt, které nejsou doposud synchronizované, automaticky se při synchronizaci vytvoří. V případě, že se v eWay-CRM® příležitost změní v projekt, nemá to na objednávku žádný vliv.
V souvislosti se změnami odběratelů také dochází k tomu, že se mění slevy na zboží. Pokud je součástí objednávky svázané zboží a toto zboží má nastavenou cenu v rámci sestavy, nebude na něj sleva uplatněna.
Pokud je součástí objednávky zboží, které není synchronizováno s Pohodou, objednávka se do Pohody přidá i se zbožím, ale zboží bude v Pohodě pouze na této objednávce, nebudete se vytvářet jako zásoba.
Obdobným případem je Odběratel, který není v Pohodě synchronizován. Z eWay-CRM® se do Pohody přenese pouze na objednávce, nikoli jako nová společnost.
Nastavení sazeb DPH
Abyste měli vždy jistotu, že máte správně synchronizované DPH mezi Pohodou a eWay-CRM®, v nastavení eWay-CRM® máte možnost zadat sazby DPH, a to prostřednictvím těchto dvou nastavení:
V eWay-CRM® tak vždy budete mít automaticky nastaveny stejné sazby, jaké máte v Pohodě, případně jaké pro svou práci s Pohodou potřebujete.