Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Moduly / 6. Kalendář / Popis a využití modulu Kalendář

Popis a využití modulu Kalendář

Modul kalendář je praktickou elektronickou variantou klasického stolního kalendáře, kde si zaznamenáváte schůzky, konference, jednání, návštěvy u lékaře a další události. Jedná se o standardní modul, který je součástí Microsoft Outlook a zobrazuje události, které vámi byly do kalendáře vloženy. eWay-CRM® umožňuje snadno propojit vytvářené, ale i vytvořené události kalendáře se záznamy v systému eWay-CRM®. Záznamy je možné editovat a mazat, vkládat je lze přímo z prostředí eWay-CRM®.

Seznam položek událostí

Kliknutím na tlačítko Kalendář v levém menu aplikace Microsoft Outlook zobrazíte kalendář s událostmi uloženými v Microsoft Outlook. Primárně jsou v kalendáři zaznamenány události, které byly uloženy v aplikaci Microsoft Outlook, ale po zavedení systému eWay-CRM® se zde zobrazují také události uložené přímo v systému eWay-CRM®. Stále tedy pracujete s jedním kalendářem, nikoli se dvěma.

Události na kartě uživatele

Všechny Vámi zadané události je možné prohlížet z karty uživatele na záložce Kalendář - pro více informací viz kapitola Karta uživatele.

Na kartě uživatele jsou též zobrazené všechny události, na které byl daný uživatel pozván.

Pro správné zobrazení událostí na kartě uživatelů v eWay-CRM® je potřeba, aby jednotliví uživatelé měli ve svých kontaktních informacích na kartě uživatele vyplněnou e-mailovou adresu, která je použita při zasílání pozvánek na události.

Správa událostí

Máte-li dostatečná oprávnění, můžete:

 

  • Vytvořit novou událost - Podrobný postup vytváření položek naleznete v kapitole Vytvoření nového záznamu.
  • Editovat existující záznamy kalendáře - Podrobný popis možností editace naleznete v kapitole Editace záznamu.
  • Odstranit záznam - Způsoby odstranění záznamů naleznete v kapitole Odstranění záznamu.

Přidání nové události

Kliknutím na ikonku pro přidání nové události nebo dvojím kliknutím na zvolené místo v kalendáři můžete v aplikaci Microsoft Outlook vytvořit novou událost. Máte-li dostatečná oprávnění, můžete událost uložit do eWay-CRM®. Podrobný návod naleznete v kapitole Vytvoření nové události.

Editace události

Máte-li dostatečná oprávnění, můžete editovat již existující událost. Otevřete ji buď z kalendáře v Microsoft Outlook nebo z eWay-CRM®, proveďte požadované změny a uložte, případně odešlete aktualizaci pozvaným účastníkům. Změny se projeví jak v eWay-CRM®, tak i v modulu Kalendář v Microsoft Outlook.

Smazání události

V případě, že smažate událost v eWay-CRM, smaže se i v Microsoft Outlook, což platí i naopak. Ale ve chvíli, kdy mažete událost v Microsoft Outlook prostřednictvím klávesové zkraty SHIFT + DEL, dojde ke smazání pouze v Microsoft Outlook.

Karta události

Dvojím kliknutím na vybranou událost zobrazíte její okno pro práci se záznamem. Při vytváření nové události se zobrazí její okno bez vyplněných hodnot - a je na Vás, abyste zadali všechny potřebné údaje.

Chcete-li uložit událost do eWay-CRM®, musíte zvolit její nadřazenou položku (dole v Kartě události - viz obrázek). Nadřazenou položkou může být buď existující projekt, společnost, nebo kontakt. Více informací o možnostech ukládání událostí do eWay-CRM® naleznete v kapitolách Vytvoření nové události.

Komu... V případě, že je vybrána možnost Pozvat účastníky, uvádí se zde e-mailové adresy těch, kteří mají být na události přítomni.
Předmět

Uvedení předmětu události. V případě vybrání Nadřazené položky se do pole předvyplňuje jméno nadřazené položky ve tvaru "Nadřazená položka:". Pokud je dvojtečka v názvu vašeho předmětu již obsažena, nadřazená položka se již nepřidává, aby nedocházelo ke zbytečnému řetězení názvu v případě změn nadřazených položek.

Upozornění: Pokud máte MS Office 2007 a starší, v případě, že nejprve vypíšete Předmět a následně vyberete Nadřazenou položku, může to mít za následek přemazání vámi napsaného předmětu. Bohužel ve starších verzích balíku MS Office není možné tuto skutečnost změnit.

Místo konání Upřesnění toho, kde se má událost konat.
Čas zahájení a konec Upřesnění toho, kdy se má událost konat.
Nadřazená položka Výběr nadřazené položky v systému eWay-CRM®, ke které má být událost přiřazena.