Import dat z Excelu

Dostupnost: Funkce je dostupná od verze eWay-CRM 10.0.

Pokud máte data o společnostech, kontaktech, příležitostech nebo zboží v tabulkovém souboru, můžete je do eWay-CRM Online převést jako nové položky, místo abyste je zadávali jednu po druhé. Import z Excelu je dostupný pro všechny v moduly kromě Kalendáře, Dokladů, E-mailů a Uživatelů.

Spuštění importu

V modulu klikněte na Importovat z Excelu v horní části seznamu, vedle tlačítka Exportovat do Excelu.

U Kontaktů je stejná možnost sloučená s dalšími zdroji importu pod jedním tlačítkem Importovat — klikněte na šipku vedle něj a zvolte Importovat kontakty z Excelu.

Příprava souboru Excel

Dialog importu vás provede stejnými čtyřmi kroky bez ohledu na modul.

  1. Klikněte na Stáhnout šablonu pro import a stáhněte si hotový soubor .xlsx se správnými názvy sloupců pro daný modul.
  2. Vyplňte svá data do tohoto souboru. Názvy sloupců ve vašem souboru musí přesně odpovídat šabloně, takže je nejjednodušší stažený soubor ponechat a jen do něj přidávat řádky, místo abyste hlavičku vytvářeli znovu sami.
  3. Ujistěte se, že vaše data jsou na prvním listu, začínají v buňce A1 hlavičkou a neobsahují navíc sloupce, které importovat nechcete.
  4. Soubor uložte.

U Kontaktů dialog navíc obsahuje zaškrtávací pole Automaticky vytvořit společnosti — zaškrtněte, pokud chcete, aby eWay-CRM Online pro hodnotu Společnost u každého kontaktu vytvořilo a propojilo odpovídající společnost.

Výchozí stav zaškrtnutí pole se řídí nastavením Vytvářet novou společnost při importu / synchronizaci kontaktů z Outlooku, Microsoft 365 nebo Excelu. Pokud je nastavení zapnuté, pole Automaticky vytvořit společnosti je ve výchozím stavu zaškrtnuté. Vždy je ale na uživateli, jestli pole nechá zaškrnuté, či nikoli.

Pokud Excel obsahuje sloupce Typ a Stav, Stav může být importován pouze v případě, že uživatel, který soubor importuje, je administrátor. V opačném případě je Stav ignorován.

Nahrání a import

  1. Přetáhněte svůj soubor .xlsx na plochu k tomu určenou, nebo klikněte na klikněte pro nahrání a vyberte ho ve svém počítači.
  2. Klikněte na Importovat.

Průběh importu ukazuje ukazatel s postupem zpracování jednotlivých řádků. Můžete kliknout na Pokračovat na pozadí a mezitím dále pracovat v eWay-CRM Online, zatímco import doběhne.

Jakmile je import hotový, nové položky se objeví v seznamu modulu jako kterákoli jiná položka. Sloupec, který ve vašem souboru zcela chybí (na rozdíl od sloupce, který je jen prázdný), import nezablokuje — eWay-CRM Online tam, kde to lze, dosadí rozumnou výchozí hodnotu, například nastaví Vlastníka na uživatele, který import spustil.

Když něco nevyjde

eWay-CRM Online kontroluje každý řádek samostatně, takže problém v jednom řádku nutně nezablokuje ty ostatní.

Pokud se úspěšně importuje alespoň jeden řádek, stále uvidíte zprávu o úspěchu, po ní následuje řádek pro každou položku, která se nepodařila, s uvedením řádku, sloupce a důvodu.

Pokud selžou všechny řádky — například když má váš soubor jen jeden řádek a ten má problém — uvidíte místo toho Import se nezdařil, se stejným typem podrobností o řádku a sloupci.

V obou případech opravte ve svém souboru hodnoty, na které dialog upozornil — klikněte na Začít znovu, pokud je zobrazeno, nebo jednoduše znovu klikněte na Importovat z Excelu a nahrajte opravený soubor.