Typy workflow akcí - následné a předcházející

Pro vytváření workflow a definování jednotlivých přechodů je možné používat dva typy akcí, a to akce předcházející a akce následné.

Akce typu Předcházející akce se vykonají ještě před uložením informace o změně stavu workflow do eWay-CRM®. Využívají se tedy pro kontrolu, zda položka splňuje všechny podmínky k tomu, aby mohl být u projektu, dokumentu, příležitosti apod. změněn stav workflow.

Akce typu Následné akce se vykonají až po uložení informace o změně stavu workflow do eWay-CRM®. Využívají se tedy zejména pro úkolování pracovníků či upozornění uživatelů na změnu stavu položky.

Přehled předcházejících akcí

Ověřit shodnost hodnot

Tato akce slouží k porovnání hodnot ve dvou různých polích. Například pokud je aktuální uživatel přímým nadřízeným uchazeče o dovolenou. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Ověřit shodnost hodnot - popis akce.

Ověřit existenci vazby

Tato akce zkontroluje, zda je vytvořena vazba mezi danou položkou a jiným určeným záznamem v eWay-CRM®. Například zda je přiložen dokument s typem Předávací protokol k projektu, když se přechází do stavu Fakturace. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Ověřit existenci vazby - popis akce.

Ověřit zda pole není prázdné

Tato akce zkontroluje, zda určené pole v databázi není prázdné a je v něm uložena hodnota, která je nezbytná k dalšímu pokračování procesu workflow. Například zda je vyplněná cena projektu, když se projekt přepíná do stavu Realizace. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Ověřit zda pole není prázdné - popis akce.

Zrušení ověřování zda pole není prázdné

Tato akce ruší kontrolu, zda určené pole v databázi není prázdné. Po provedení akce již prázdné být může. Například je možné vymazat hodnotu, který již není pro danou položku v daném stavu smysluplná. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Zrušení ověřování zda pole není prázdné - popis akce.

Nastavit hodnotu pole

Akce při změně stavu workflow vyplní určené pole na kartě položky konkrétní hodnotou. Možno použít například při výpočtu cen projektu, nebo při nastavování pravděpodobnosti na příležitostech. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Nastavit hodnotu pole - popis akce.

Přehled následných akcí

Vytvořit vazbu

Tato akce dovoluje vytvářet vazbu položky na jinou položku. Akci využijete například v projektu při přechodu ze stavu Nabídka do stavu Smlouva, kdy k projektu můžete tímto způsobem automaticky připojit šablonu pro smlouvu a dokument si pak už jednoduše zeditujete dle potřeb. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Vytvořit vazbu - popis akce.

Vytvořit úkol

Tato akce automaticky vytvoří úkol tak, jak jej znáte z aplikace Microsoft Outlook. V akci se definuje název úkolu, kdo bude u úkolu uveden jako zadavatel, kdo jako řešitel, kdy bude mít úkol termín pro splnění a dále se v této akci vytváří vazba na položku (projekt/příležitost), z jejíhož workflow byl úkol vytvořen. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Vytvořit úkol - popis akce.

Zamknout formulář

Tato akce uzamkne dialogové okno a nastaví jej jen pro čtení. Při aktivaci této akce se zamknou tlačítka v dialogovém okně a stejně tak i všechna pole. Dochází tedy k tomu, že není možné záznam změnit nebo ho smazat. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Zamknout formulář - popis akce.

Zamknout pole

Tato akce uzamkne administrátorem zvolená pole na kartě dané položky, takže hodnoty v nich již nebude možné změnit. Například datum začátku a konce dovolené v případě, že byla žádost již odeslána. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Zamknout pole - popis akce.

Odemknout pole

Tato akce odemkne administrátorem zvolené pole na kartě dané položky, takže hodnotu v něm je opět možné změnit. Například úkol se dostal do stavu, kdy je na něm potřeba provést revizi, a tak se odemkne pole pro dokončení úkolu. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Odemknout pole - popis akce.

Poslat e-mail

Tato akce odešle vybraným uživatelům e-mailovou zprávu s informací, že krok workflow dané položky byl změněn. Například e-mail finančnímu řediteli, že se bude fakturovat. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Poslat e-mail - popis akce.

Nastavit vlastníka položky

Tato akce nastaví Vámi zvoleného uživatele jako vlastníka položky. Například při zadávání faktury asistentkou je tak možné fakturu přiřadit jejímu správnému vlastníkovi. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Nastavit vlastníka položky - popis akce.

Vytvořit deník

Pomocí této akce bude vytvořen nový deník svázaný s danou položkou, kam můžete zadat doplňující informace o změně kroku workflow (například důvod zamítnutí dovolené). Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Vytvořit deník- popis akce.

Schovat pole na formuláři

Tato akce skryje zvolené pole na kartě dané položky, takže hodnotu v něm nebude možné vidět ani upravovat. Například pokud je třeba pole vyplnit až v konkrétním stavu, teprve tehdy se zobrazí. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Schovat pole na formuláři - popis akce.

Zobrazit pole na formuláři

Tato akce zobrazí zvolené pole na kartě dané položky, takže hodnotu v něm je opět možné změnit. Například uživatel se dostal do stavu, kdy musí vyplnit vazbu na dokument, a tak se pole objeví. Podrobnější informace o akci a jejím nastavení najdete v článku Zobrazit pole na formuláři - popis akce.