Vytvořit úkol - popis akce

Akce Vytvořit úkol dovoluje při přechodu mezi stavy workflow vytvořit nový úkol v aplikaci Microsoft Outlook. Položka (dokument, projekt, příležitost apod.), na které změna kroku workflow probíhá, může být u úkolu vedena jako nadřazená položka.

SQL#SELECT DATEADD(dd, DATEDIFF(dd, 0, GETDATE() + 3), 0) + '09:00'

Pro zadávání hodnot je možné použít i systémové proměnné, které jsou podrobněji popsány v článku Systémové proměnné pro zadávání v akcích.

Při vykonávání akce se úkol z eWay-CRM® nahraje nejprve do modulu úkolů v Microsoft Outlook uživateli, který je nastaven jako zadavatel úkolu. Uživatelům, kteří jsou nastaveni jako řešitelé, se nahraje úkol do aplikace Microsoft Outlook až tehdy, když má zadavatel synchronizovanou eWay-CRM®.

Definice nadřazené položky, společnosti či kontaktu

Pole Nadřazená položka slouží k definici nadřazené položky úkolu. Jeho vyplnění je povinné. Kliknutím na tlačítko Upravit zobrazíte okno pro zadání SQL dotazu.

Např. zadáním dotazu

SELECT '$CURRENT_ITEM[ItemID]' ItemID, 'Projects' FolderName

-- Pro příležitosti použijte Leads
SELECT '$CURRENT_ITEM[ItemID]' ItemID, 'Leads' FolderName

nastavíte jako nadřazenou položku projekt, jehož workflow právě editujete

Zadaný dotaz potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Pokud dojde k chybě při validaci Vámi zadaného dotazu, zobrazí se následující upozornění:

V případě zobrazení tohoto upozornění opravte zadaný dotaz a znovu potvrďte kliknutím na tlačítko OK. Okno pro zadání dotazu můžete také opustit bez uložení změn kliknutím na tlačítko Storno.

Obdobně jako Nadřazenou položku je pak možné definovat Společnost nebo Kontakt.

Pro výběr společnosti, která je uvedena na projektu, z něhož je úkol vytvářen, se použije tento příkaz:

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CUSTOMER' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Companies')

Pro výběr kontaktu, který je uveden na projektu, z něhož je úkol vytvářen, se použije tento příkaz:

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CONTACTPERSON' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Contacts')

Definice svázaných položek

Pole Vazby slouží k definici položek, které budou s úkolem svázány - a budou vidět v záložkovém systému. Jejich vyplnění není povinné, ale využijete jej, pokud chcete mít úkol automaticky navázaný nejen k nadřazené položce, ale i na další moduly v eWay-CRM®.

Přidání nové vazby

Kliknutím na tlačítko Přidat zobrazíte okno pro zadání SQL dotazu pro vytvoření nové vazby.

Např. zadáním dotazu

SELECT ItemID, 'Documents' FolderName, 'GENERAL' RelationType FROM Documents WHERE FileAs LIKE '%Název dokumentu%'

vytvoříte vazbu s dokumentem, který obsahuje pokyny pro splnění úkolu.

Zadaný dotaz potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Pokud dojde k chybě při validaci Vámi zadaného dotazu, zobrazí se následující upozornění:

V případě zobrazení tohoto upozornění opravte zadaný dotaz a znovu potvrďte kliknutím na tlačítko OK. Okno pro zadání dotazu můžete také opustit bez uložení změn kliknutím na tlačítko Storno.

Editovat či odstranit vazbu můžete pomocí tlačítek Upravit a Odstranit.

V závislosti na nastavení pole Způsob dokončení z předchozího kroku průvodce bude splnění podmínky buď povinné (Nemůže být ignorována pro vybrané skupiny uživatelů) a dokud nebude podmínka splněna, nebude přechod uživateli umožněn. V případě mírnější varianty kontroly (Může být ignorována) se uživateli při přechodu zobrazí upozornění, že očekávaná a skutečná hodnota nejsou shodné a zda si skutečně přeje přejít do dalšího stavu workflow.

Chcete-li si právě nadefinovanou akci uložit pro pozdější použití v jiném typu workflow absence, můžete tak udělat pomocí tlačítka Šablona -> Export. Pokud máte akci typu Vytvořit úkol již nadefinovanou a vyexportovanou z dřívějších úprav workflow, můžete ji znovu použít pomocí nabídky Šablona -> Import. Více o možnostech importu a exportu workflow akcí naleznete v samostatné kapitole Import a Export definic workflow akcí.

Praktické příklady

Příklad - Úkol pro asistentku (známe jméno) s žádostí o vystavení faktury

$CURRENT_ITEM[FileAs]: Vytvořit fakturu

[email protected]

SQL#SELECT Email1Address FROM Users WHERE UserName = 'jlalinsky'

[email protected]

SQL#SELECT Email1Address FROM Users WHERE UserName = 'ipikartova'

SQL#SELECT GETDATE()+2

SELECT '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AS ItemID, 'Projects' AS FolderName

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CUSTOMER' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Companies')

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CONTACTPERSON' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Contacts')

Příklad - Úkol pro projektového manažera (neznáme dopředu), aby určil termín dodání

$CURRENT_ITEM[FileAs]: Určit termín dodání

SQL# Email1Address FROM Users WHERE UserName = 'jlalinsky'

SQL#SELECT TOP 1 u.Email1Address FROM Projects p INNER JOIN Relations r ON p.ItemID = r.ItemGUID1 INNER JOIN Users u ON u.ItemID = r.ItemGUID2 INNER JOIN TeamRoles tr ON tr.RelationDataGUID = r.RelationDataGUID INNER JOIN Groups g ON tr.GroupGUID = g.ItemID WHERE g.IsPM = 1 AND p.ItemID = '$CURRENT_ITEM[ItemID]'

SQL#SELECT GETDATE()+2

SELECT '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AS ItemID, 'Projects' AS FolderName

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CUSTOMER' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Companies')

SELECT ItemGUID1 AS ItemID FROM Relations WHERE ItemGUID2 = '$CURRENT_ITEM[ItemID]' AND RelationType = 'CONTACTPERSON' AND ObjectTypeID1 = dbo.GetObjectTypeID('Contacts')