Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Moduly / 10. Projekty / Popis a využití modulu Projekty

Popis a využití modulu Projekty

Modul projekty slouží pro evidenci a správu zakázek a projektů. Pro někoho je projekt vyřizování žádosti o dotaci, pro jiného výroba a dodávka zákaznického řešení na míru. Projekty jsou v eWay-CRM® velmi flexibilní a každý si může nastavit pracovní postupy dle svého.

Seznam projektů

Kliknutím na tlačítko Projekty v hlavní nástrojové liště eWay-CRM® zobrazíte seznam projektů uložených v eWay-CRM®.

Základním stavebním prvkem projektů je položka Typ. Ta definuje sadu činností, které poskytujete zákazníkům. V našem případě jsou to činnosti Prodej eWay-CRM, Pronájem eWay-CRM, Servisní podpora, Vývoj na zakázku, apod. Pro jiného to může být Zakázka, Rychlá zakázka, Reklamace, atd.

Každý z typů projektů má své workflow - sadu kroků, kterými si projekt tohoto typu musí během svého života projít. Představte si to jako jakousi šablonu, která Vám předepisuje proces. Workflow má své stavy (např. Příprava, Realizace, Fakturace, Dokončeno), má své "přechody" (ty určují, že pracovník může přejít ze stavu Příprava do Realizace, ale nikoliv do stavu Fakturace) a má své akce. Akcemi se rozumí automatizované kontroly či úkoly, které systém vykoná během přechodu. Například při přechodu ze stavu Příprava do Realizace systém zkontroluje, zda je vyplněn Odběratel, Kontaktní osoba a Plánovaný konec. Projektovému manažerovi poté pošle úkol, aby začal s realizací, popř. rozešle zároveň úkoly na jednotlivé pracovníky.

Projekty nejsou ale jen věcí workflow. Na projektech se sleduje komunikace s klientem, přikládají se k němu dokumenty, e-maily, plánují se úkoly. Na projektech se rovněž může vykazovat odpracovaný čas a systém je schopný hlídat finance projektu, popř. upozornit na překročení povolené ziskovosti.

Sloupce Poslední aktivita a Další krok

Jedná se o speciální sloupce, které nejsou automaticky vložené, ale je možné si je přidat přes Výběr sloupců. Díky nim si zajistíte neustálý přehled o tom, jak moc jsou uživatelé na položkách aktivní a zda některé nezapadávají a nic se s nimi neděje příliš dlouhou dobu.

Pole Poslední aktivita slouží k tomu, abyste viděli, kdy naposledy došlo na položce k nějaké aktivitě, tedy konkrétně k přiřazení deníku, dokumentu nebo e-mailu. V nastavení Atributy pro kalkulaci pole Poslední aktivita si určíte, jaké moduly se mají pro určení poslední aktivity používat. Můžete si vybrat jeden modul, nebo všechny tři, je to jen na vás a vašich potřebách.

Pole Další krok slouží k tomu, abyste viděli, kdy vás v souvislosti s položkou čeká nejbližší aktivita, tedy konkrétně, kdy je nutné splnit úkol anebo kdy je nějaká schůzka. V nastavení Atributy pro kalkulaci pole Další krok si určíte, jaké moduly se mají pro určení poslední aktivity používat. Můžete si vybrat jeden modul, nebo oba dva, je to jen na vás a vašich potřebách.

Správa projektů

Máte-li dostatečná oprávnění, můžete: 

Další obecné informace o práci s položkami hlavního seznamu najdete v kategorii Hlavní seznam.

Karta projektu

Dvojím kliknutím na vybraný projekt zobrazíte jeho okno pro práci se záznamem. Při vytváření nového projektu se zobrazí okno pro práci se záznamem bez vyplněných hodnot a je na Vás, abyste do eWay-CRM® zadali všechny potřebné údaje.

Základní informace

Základní informace o projektu, kdy nastavíte Typ, automaticky se generuje ID, uvedete Název projektu, vyberete Způsob účtování (v hodinové sazbě nebo v celkových hodnotách) a způsob, jak došlo ke Vzniku poptávky (především pro vaše marketingové nástroje, kdy budete vidět, jak primárně získáváte zakázky).

Časová a finanční analýza

Časově a finančně si projekt rozvrhnete, abyste následně mohli sledovat, jak je tento plán plněn.

Začátek je konkrétní datum toho, kdy projekt začal, Plánovaný konec je předpokládaný konec, který se pak porovnává s koncem skutečným.

Plánováno hodin je pole, které se automaticky dopočítává z Plánu zdrojů v případě, že je zapnuta funkce Docházka a plánování. Zobrazuje součet naplánovaných hodin všech členů týmu u daného projektu.

Pole Plánované náklady lidí můžete vyplňovat manuálně anebo můžete nastavit, že se pole bude vyplňovat automaticky jako součet všech Plánovaných nákladů lidí u projektů, k nimž je daný projekt nadřazenou položkou. Nastavení najdete v článku Počítat plánované náklady lidí na projektu z podprojektů.

Pole Plánované náklady ostatní můžete vyplňovat manuálně anebo můžete nastavit, že se bude pole vyplňovat automaticky jako součet všech Plánovaných nákladů ostatních u projektů, k nimž je daný projekt nadřazenou položkou. Nastavení najdete v článku Počítat ostatní náklady na projektu z podprojektů.

Pole Plánovaná konečná cena můžete vyplňovat manuálně anebo můžete nastavit, že se pole bude vyplňovat automaticky jako součet všech Plánovaných konečných cen u projektů, k nimž je daný projekt nadřazenou položkou. Nastavení najdete v článku Počítat plánovanou cenu na projektu z podprojektů.

Plánovaný zisk je automaticky dopočítán ze zadaných hodnot Plánovaných nákladů (lidí i ostatních dohromady) a Plánované konečné ceny.

Aktuální stav

Zde se uvádějí skutečné údaje o tom, jak je plán z Časové a finanční analýzy (viz pole výše) plněn. Systém některé položky opět automaticky dopočítává a zjednodušuje pro vás analýzu.

Skutečný konec určuje, kdy bude projekt ukončen. V případě, že chcete mít změny tohoto data vždy evidované, zapněte si nastavení Zapisovat změnu konce projektu do deníku.

Skutečné odpracované hodiny se vypočítávají z docházek, které se k tomuto projektu vztahují. V případě, že je nastavena hodnota Jméno stavu pro schválenou docházku, počítají se pouze hodnoty takových docházek, které byly schváleny (jsou ve stavu uvedeném v tomto nastavení). Počítá se ze všech docházek, které jsou k projektu vztaženy, a to včetně docházek spojených s původní příležitostí, která byla na projekt převedena. Aby bylo možné počítat i s docházkami z příležitostí, které se převedly na projekt, je potřeba toto nastavit prostřednictvím funkce Zahrnovat docházky z příležitostí do skutečných nákladů lidí na projektu.

Skutečné náklady lidí se vypočítávají z toho, jakou mzdu mají jednotliví uživatelé zadanou a kolik hodin docházky bylo k tomuto projektu přiřazeno. Podrobnosti o výpočtu najdete zde. Aby bylo možné počítat i s docházkami z příležitostí, které se převedly na projekt, je potřeba toto nastavit prostřednictvím funkce Zahrnovat docházky z příležitostí do skutečných nákladů lidí na projektu. Automatická kalkulace je dostupná pouze v případě, kdy máte zapnutou funkci Docházka a plánování - viz Funkce. Automatickou kalkulaci je možné zapnout a vypnout pomocí nastavení Počítat náklady lidí na projektu z docházky.

Pole Skutečné nákl. ostatní může být automaticky vyplněno sumou cen dokladů, které jsou s projektem spojeny. Zapnutí této funkce najdete v Počítat ceny na projektu z dokladů. Zároveň se do této hodnoty přičítají Dodatečné náklady ze stejnojmenného pole na kartě Mzdy. Započítávána může být také nákupní cena vybraných dokladu, a to na základě mechanismu Počítat ostatní náklady na projektu z nákupní ceny položek dokladu.

Pole Konečná cena pak slouží jako suma předchozích údajů a tedy jako celková cena projektu. Do této ceny jsou započítávány některé položky nastavení Počítat ceny na projektu z dokladů. Pokud chcete mít všechny změny ceny evidované, zapněte si nastavení Zapisovat změnu ceny do deníku.

Skutečný zisk je automaticky dopočítán ze zadaných hodnot Skutečných nákladů (lidí i ostatních dohromady) a Konečné ceny.

Doplňující informace Informace, které jsou důležité pro vaše reporty a další aktivity v rámci systému. Podrobněji viz níže kapitola Speciální pole na kartě projektu.
Fakturační údaje Do této části se zadává Datum vystavení faktury, Splatnost (udává se ve dnech) a Datum splacení, které se zavede ve chvíli, kdy byla přijata fakturovaná částka.
Produkt Zde se udává počet jednotek (licencí) a cena za jednu jednotku (licenci).

Poznámka

Libovolný text, který k danému projektu chcete připojit. Více o poli najdete v článku Pole Poznámka.

Speciální pole na kartě projektu

Nadřazený projekt

eWay-CRM® Vám nabízí také možnost vytvořit pod jedním nadřazeným projektem další podprojekty. Můžete pak reportovat výsledky jak celé zakázky pro danou společnost, tak i jejích jednotlivých částí - např. technickou podporu či pronájem počítané po měsících.

Při výběru nadřazeného projektu je nutné pamatovat na to, že nadřazený projekt a podprojekt musejí být vedeny ve stejné měně, jinak není možné vazbu na nadřazený projekt vytvořit.

Odběratel

V poli Odběratel vyberte společnost, pro kterou daný projekt realizujete. Vyplnění tohoto pole má velký význam u reportů.

Skutečné náklady lidí

Jedná se o náklady, které jsou spojené s docházkou jednotlivých uživatelů. V případě, že uživatel u docházky vybere konkrétní projekt, zobrazí se jeho docházky v nákladech tohoto projektu. V případě, že není zadaný stav úspěšného schválení (více v článku Jméno stavu pro schválenou docházku), započítává se do nákladů každá docházka spojená s tímto projektem. Pokud je stav úspěšného schválení (více v článku Jméno stavu pro schválenou docházku) zadán, započítávají se do nákladů pouze takové docházky, které jsou vedené pod tímto stavem úspěšného schválení.

Týmy

Na projektu může pracovat skupina vybraných lidí - tým. O přiřazování týmů k projektům se dočtete v kapitole Týmy.

Další obecné informace o okně pro práci se záznamem najdete v kategorii Okno pro práci se záznamem.

Workflow panel pro modul projekty

V horní části okna pro práci se záznamem je zobrazen workflow panel. Kroky workflow panelu závisí na typu projektu – nastavení typů projektů a jednotlivých kroků workflow panelu se provádí v administrační aplikaci eWay-CRM®.

Je tedy možné mít k dispozici předdefinovaných např. pět typů projektu a zajistit tak, že pracovníci budou vždy za všech okolností vědět, jak projekt řídit a spravovat. Systém je schopen během změny stavu položky kontrolovat, zda jsou vyplněna určitá pole (například cena projektu), zda jsou vytvořeny vazby s určitými objekty (například přiložená objednávka před tím, než bude projekt posunut do stavu Vývoj), atp.

eWay-CRM® umožňuje automatickou notifikaci skupin uživatelů nebo i jednotlivých pracovníků, takže se finanční ředitel vždy dozví, že byl projekt úspěšně uzavřen a je možné jej fakturovat.

Pro obecné informace o workflow nahlédněte do kapitoly Workflow panel.