Kanban (pohled)

Kanban je systém, který má zjednodušit správu úkolů, v případě eWay-CRM Online celkově práci s položkami bez ohledu na to, o jaký modu se jedná. Jeho výhodou je přehlednost a zjednodušení některých úkonů.

Kanban snadno zapnete tak, že kliknete na jeho ikonu nad seznamem:

Zobrazí se pohled podobný následujícímu:

Jedná se o seznam příležitostí, ale kanban vypadá obdobně i pro další moduly. Každý záznam má svou kartu a jednotlivé karty jsou řazeny do sloupců podle vybraného kritéria.

Obsah:

Ovládací prvky seznamu

V této sekci naleznete:

Uživatelské pohledy

V horní části seznamu naleznete všechny vaše pohledy, ať už tovární, vaše vlastní nebo sdílené se všemi vašimi kolegy.

Stačí jen kliknout na daný pohled, aby se vám zobrazil seznam tak, jak potřebujete.

Kanban je pak jako výchozí nastavený pro příležitosti, projekty a úkoly.

Filtrování

Pokud chcete záznamy filtrovat, stačí kliknout na tlačítko Filtr.

Zobrazí se okno, kde si můžete nastavit takový filtr, jaký potřebujete. Zobrazení Kanban pak má některé filtry předdefinované, které jsou dané seskupením, viz dále.

Pro více informací o filtrování můžete přejít do článku Filtrování záznamů.

Seskupování

Po kliknutí na Seskupit podle určíte, podle jakého sloupce se mají seskupovat hodnoty v Kanbanu pro daný modul.

Například pokud seskupujete podle daného typu, vidíte v Kanbanu sloupce jež jsou jednotlivými stavy. Pokud budete seskupovat podle datumového sloupce, budou sloupce datumy, atp.

Seskupovat je možné podle relačních polí navázaných na modul Uživatelé (vlastník, řešitel, apod.), typy, stavy a datumová pole.

Ruční řazení

Pokud kliknete na tlačítko Ruční řazení, máte možnost určit, podle jakého sloupce se bude řadit a zda vzestupně nebo sestupně.

Pokud řadíte podle pole, jehož hodnoty nejsou jako výchozí zobrazeny na kartě záznamu, tak se hodnota, podle níž se řadí, na kartě zobrazí.

Další možnosti

Další možnosti upravení seznamu máte v podobě tří teček úplně vpravo v horní liště. Pokud na ně kliknete, dostanete tyto možnosti:

Jednodušší cesta pro zobrazení/skrytí panelu náhledu je pak kliknout na tlačítko Panel náhledu:

Karta záznamu

V této sekci naleznete:

Sloupce a jejich sumarizace

Jednotlivé položky jsou řazeny do sloupců podle toho, na základě jakého pole jsou seskupovány - viz výše. Jméno sloupce a počet položek vidíte v horní části:

Kromě toho je zde i pole pro sumarizaci, kde si můžete nastavit, na základě jaké hodnoty se bude sumarizovat:

Popis karty položky

Karta položky se může lehce lišit modul od modulu, případná specifika jsou popsána dále. Na následujícím obrázku jsou znázorněny základní prvky karty:

1 Kategorie, které jsou přiřazené k dané položce.
2 Název položky.
3 Kontakt a společnost, s nimiž je položka propojena - jedná se o odkazy, po jejich kliknutí se otevře jejich detail.
4 Hodnota, podle které je řazeno.
5 Informace o to, kolik položek je k položce připojeno - jedná se o úkoly, deníky, dokumenty a e-maily.
6

Vlastník položky - po najetí se zobrazí celé jméno uživatele. Výjimkou jsou moduly Projekt (kolečko označuje Projektového manažera) a Úkoly (kolečko označuje Řešitele).

Toto pole (s výjimkou modulu Projekty) je možné změnit přímo v Kanbanu.

7

Datum dokončení - specifické pole pro příležitosti, projekty a úkoly. Pokud je červené, položka je už měla být ukončena.

Toto pole, pokud není ovlivněno oprávněními, je možné změnit přímo v Kanbanu.

8

Cena - specifické pole pro příležitosti a projekty. Určuje finanční přínos příležitosti, respektive projektu.

Toto pole, pokud není ovlivněno oprávněními nebo nastavením (Počítat ceny na příležitosti z dokladů, respektive Automaticky počítat Konečnou cenu z vydaných faktur), je možné změnit přímo v Kanbanu.

Práce s položkami

Základem práce s položkou je její editování. Položku je možné otevřít dvojklikem a následně upravit - viz Vytváření a editace položek.

Specifikem Kanbanu je možnost položky přesouvat. Jednoduše se to udělá tak, že kliknete na danou položku, podržíte a přetáhnete, kam potřebujete, a to jak na jinou pozici v rámci sloupce, tak i do jiného sloupce.

Přesouvání má několik omezení:

  • Je potřeba mít oprávnění editovat položky a přesouvat položky do jiného sloupce - například u přesunu do jiného stavu.
  • Jsou vyplněna všechna povinná pole.
  • Musí být splněny podmínky, které jsou dány akcemi, jež mohou být navázány na přechody mezi stavy.

Přetahování položek přináší zjednodušení pro mnohé činnosti, jako například:

  • ukončení úkolu nebo příležitosti - stačí přesunout do sloupce se správným stavem,
  • přehození úkolu na jiného řešitele nebo posunutí na nové datum,
  • změna vlastníka položky,
  • změna typu deníku,

a další. Možností je nespočet a záleží na vás, jak si zvyknete s Kanbanem pracovat.

Přehled navázaných položek

Na kartě záznamu vidíte počet navázaných položek typu úkol, deník, e-maily a dokumenty.

U úkolu navíc vidíte, kolik jich je dokončeno z kolika. A pokud jsou dokončeny všechny, jejich počet zezelená.

Dokončení úkolu

Aby bylo dokončování úkolu ještě snazší, stačí najet na kolečko vedle jména úkolu.

Kolečko se změní a stačí jen kliknout a úkol se přesune do stavu Dokončeno, samozřejmě za předpokladu, že to přechod mezi stavy dovoluje.