Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 6. Dodatečné funkcionality a nastavení systému / 6.5 Integrace s účetním systémem Pohoda / Faktury (synchronizace dokladů typu faktura)

Faktury (synchronizace dokladů typu faktura)

Synchronizace faktur spočívá v přiřazování vzniklých nákladů, resp. výnosů, jež faktury představují, k jednotlivým projektům. Jedná se o dvousměrnou synchronizaci, směr toku dat je tedy jak z Pohody do eWay-CRM®, tak z eWay-CRM® do Pohody. V praxi to znamená, že účetní, která s fakturou v Pohodě pracuje, může buď k celé faktuře, nebo k jednotlivým položkám připsat číslo projektu, kterého se doklad týká a v eWay-CRM® tím získáte možnost sledovat ziskovost projektů.

Synchronizace pak primárně probíhá na základě toho, zda je daný typ dokladu synchronizován a zda jsou správně nastaveny stavy workflow pro jednotlivé typy dokladů. V případě synchronizace z Pohody do eWay-CRM® dochází k automatickému přiřazení odpovídajícího typu dokladu. Vždy je pak kontrolováno, jestli došlo ke změně dané položky a jestli je synchronizace nutná - primárně tedy dochází pouze k synchronizaci změněných položek a položek, které doposud synchronizovány nebyly, a to z důvodu nejen co nejefektivnější synchronizace, ale také co nejrychlejší.

Synchronizované typy dokladů

Z eWay-CRM® do Pohody jsou synchronizovány následující typy dokladů (v závorce je uvedena skutečnost, kam se daná faktura načítá jako nákladová/příjmová položka na projektu):

  • Faktura přijatá (cena se načítá do pole Skutečné náklady ostatní)
  • Faktura vydaná (cena se načítá do pole Konečná cena)
  • Faktura zálohová přijatá (nenačítá se do nákladů projektu)
  • Faktura zálohová vydaná (nenačítá se do ceny projektu)
  • Opravný daňový doklad přijatý (cena se odečítá do pole Skutečné náklady ostatní)
  • Opravný daňový doklad vydaný (cena se odečítá z pole Konečná cena)
  • Vydaná proforma faktura (z Pohody se do eWay-CRM® dostává jako faktura zálohová)
  • Přijatá proforma faktura (z Pohody se do eWay-CRM® dostává jako zálohová)

Stavy workflow

Aby bylo možné zajistit co nejlepší synchronizaci mezi eWay-CRM® a Pohodou a bylo možné zajistit převod jednotlivých dat, která jsou důležitá pro účetnictví a pro finanční řízení, tak bylo vytvořeno pro synchronizované typy dokladů workflow. Jakmile přechází faktura do určitého stavu, je možné s tímto přechodem spojit jednotlivé akce. Stavy musejí mít konkrétní jména, která jsou nastavitelná v administrační aplikaci. Výchozí stavy jsou následující:

  • Nový - jedná se o doklad, který je nově vytvořen v eWay-CRM® a pokud se jeho stav nezmění, není tento doklad synchronizován
  • K fakturaci - faktura byla v eWay-CRM® vystavena projektovým manažerem, ale ještě není zavedena do účetnictví, již je ale převáděna do Pohody. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro vystavené faktury.
  • Vyfakturováno - faktura byla zavedena do účetnictví, došlo tedy k jejímu vyfakturování - to je dáno určením předkontace v Pohodě anebo nastavením, že je faktura Vyřízená, a to i v případě, že konkrétní předkontace není nastavena. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro zaúčtované faktury.
  • Zaplaceno - faktura byla proplacena a došlo k její likvidaci. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro zaplacené faktury.

 

Díky existenci workflow, které je navázáno na jednotlivé účetní stavy, je možné využít další funkce, které jsou součástí eWay-CRM, jako jsou Notifikace o vystavených fakturách a Notifikace o zaplacených fakturách.

Synchronizované hodnoty

Synchronizovány jsou faktury z Pohody do dokladů eWay-CRM® podle tohoto systému (systém samozřejmě funguje i při obrácené synchronizaci z eWay-CRM® do Pohody):

Název pole v PohoděModul eWay-CRM® Název pole v eWay-CRM®
Číslo faktury Doklad Název
Datum vystavení Doklad Platnost od
Datum splatnosti Doklad Platnost do *
Cena Doklad Cena s DPH
Uhrazeno Doklad Zaplaceno
K likvidaci Doklad K likvidaci
Typ faktury Doklad Typ
Text Doklad Poznámka
Zakázka Doklad Nadřazená položka
Dodavatel/Odběratel Doklad Odběratel
Účet (pouze faktura vydaná) Doklad Libovolné uživatelské pole
Kurz Doklad Libovolné uživatelské pole číselného typu
Forma (úhrady) Doklad Libovolné uživatelské pole textového typu
Středisko (databázový název pole je sStr.IDS nebo sStr.SText) Doklad Libovolné uživatelské pole textového typu
Datum zdanitelného plnění Doklad (seznam všech dokladů) Datum zdanitelného plnění
Datum účetního případu Doklad (seznam všech dokladů) Datum účetního případu
Datum likvidace Doklad (seznam všech dokladů) Datum likvidace
Kód Položky dokladu Kód
Položka Položky dokladu Název
Zakázka zboží Položky dokladu Nadřazená položka zboží
Text Položky dokladu Popis
Individuální sleva Položky dokladu Sleva
Sazba DPH Položky dokladu Sazba DPH
Množství Položky dokladu Množství
DPH (Kč) Položky dokladu DPH
Jedn. cena s DPH Položky dokladu Jednotková cena
Částka s DPH Položky dokladu Cena s DPH
Částka Položky dokladu Cena
Měna Položky dokladu Měna
M.j.** Položky dokladu Měrná jednotka

* V případě, že při synchronizaci z eWay-CRM® není nastaveno datum splatnosti v poli Platnost do, Pohoda si při synchronizaci načte datum podle vlastního nastavení.

** Měrné jednotky je vhodné mít nastavené v číselníku stejné jak pro účetní systém Pohoda, tak pro eWay-CRM® (seznam Good Unit), aby nedocházelo k případným nežádoucím změnám měrných jednotek vlivem synchronizace.

Synchronizuje se také Nadřazená položka jako zakázka v Pohodě. V tomto případě je nutné zachovat systém, který je pro synchronizaci projektů nastaven jako výchozí. Pokud si nastavíte vlastní systém vytváření projektů v Pohodě (eWay-CRM® využívá synchronizaci na základě ID), kdy označení projektu bude obsahovat například písmena, ke správné synchronizaci nadřazených položek nemůže dojít.

Pro správné zaokrouhlení polí Cena a DPH můžete použít nastavení Typ zaokrouhlování celkové ceny a DPH použitý při importu do Pohody.

Aby měly vaše faktury vždy správná čísla vzhledem k danému roku, prosím postupujte podle návodu Jak nastavit správný rok pro číslování faktur při jejich vytváření v eWay-CRM®.

Specifika manuální a automatické synchronizace faktur

V článku Základní nastavení synchronizace je uvedeno, že v případě, že se vyberou pro synchronizaci faktury (Invoices), automaticky se synchronizují také položky na faktuře (Invoice items). Pro automatickou synchronizaci toto platí, ale v případě manuální synchronizace ve směru Pohoda > eWay-CRM® je nutné nejprve synchronizovat faktury (Invoices) a následně i položky faktury (Invoice items), jinak by se faktury nasynchronizovaly do eWay-CRM® jako prázdné doklady.

Pro směr eWay-CRM® > Pohoda zde tato možnost není, tam vždy dochází k synchronizaci celého dokladu, ale z Pohody si můžete vybrat, co skutečně chcete manuálně synchronizovat. Je to proto, aby bylo možné jen aktualizovat položky faktur, nikoli faktury celé.

V případě, že máte potřebu automaticky synchronizovat pouze faktury, je možné odškrtnout synchronizaci položek faktury (Invoice items). Budou tak automaticky synchronizovány skutečně pouze faktury, ale nikoli položky na faktuře. Samotné položky bez toho, aby byla zapnuta synchronizace faktur, automaticky synchronizovat nelze.

Vazby a položky, které doposud nejsou s Pohodou synchronizovány

Každý doklad je automaticky přiřazen ke společnosti, která je na faktuře uvedena jako odběratel (dodavatel). Pokud je na faktuře v Pohodě uvedené v poli Zakázka ID projektu z eWay-CRM®, pak se doklad zobrazí i na kartě projektu.

Specifikem faktur je, že není nutný výběr odběratele, který není povinným polem při vytváření faktury v eWay-CRM®. Pokud by došlo k tomu, že je jako nadřazená položka vyplněna příležitost nebo projekt, které nejsou doposud synchronizované, automaticky se při synchronizaci vytvoří. V případě, že se v eWay-CRM® příležitost změní v projekt, nemá to na fakturu žádný vliv.

V souvislosti se změnami odběratelů také dochází k tomu, že se mění slevy na zboží. Pokud je součástí faktury svázané zboží a toto zboží má nastavenou cenu v rámci sestavy, nebude na něj sleva uplatněna.

Pokud je součástí faktury zboží, které není synchronizováno s Pohodou, faktura se do Pohody přidá i se zbožím, ale zboží bude v Pohodě pouze na této faktuře, nebudete se vytvářet jako zásoba.

Obdobným případem je Odběratel, který není v Pohodě synchronizován. Z eWay-CRM® se do Pohody přenese pouze na faktuře, nikoli jako nová společnost.

Nastavení sazeb DPH

Abyste měli vždy jistotu, že máte správně synchronizované DPH mezi Pohodou a eWay-CRM®, v nastavení eWay-CRM® máte možnost zadat sazby DPH, a to prostřednictvím těchto dvou nastavení:

V eWay-CRM® tak vždy budete mít automaticky nastaveny stejné sazby, jaké máte v Pohodě, případně jaké pro svou práci s Pohodou potřebujete.

Synchronizace plateb

V případě, že by nebyly synchronizovány platby, tak by se systém eWay-CRM® nemusel dovědět, že některé faktury jsou již zaplaceny (zlikvidovány). Mezi eWay-CRM® a Pohodou jsou tak synchronizovány všechny formy likvidace, které jsou v rámci Pohody možné. eWay-CRM® eviduje fakturu jako zaplacenou na základě následujících situací:

  • Úhrada finančními prostředky nebo bankou
  • Zápočtem zálohové faktury
  • Zápočtem přijaté faktury

Jakmile je faktura v Pohodě zlikvidována, do eWay-CRM® se tato informace přenese a ve sloupci Datum likvidace v seznamu dokladu je uvedeno datum, kdy k likvidaci došlo. Zároveň je na okně dokladu uvedeno, že k likvidaci již zbývá nulová částka, tedy vše je uhrazeno (v případě pouze částečné úhrady je tato skutečnost v eWay-CRM® tak zaznamenána a k likvidaci zůstává zbylá částka).

Náklady a výnosy projektů

V pravidelných definovatelných intervalech je spouštěn na serveru mechanismus, který do kolonky Skutečné náklady ostatní na kartě projektu spočítá sumu celkových cen všech dokladů, které jsou typu „Faktura přijatá“. Zároveň se do kolonky Konečná cena přednastaví suma cen všech dokladů, které jsou typu „Faktura vydaná“. Ceny jsou brány jako ceny bez DPH.

Pohledávky a Pohledávky po splatnosti

Na kartě společnosti a na kartě projektu budou vytvořena nová uživatelská pole Pohledávky a Pohledávky po splatnosti, která budou pro všechny uživatele pouze pro čtení. Výpočet hodnoty, kterou zobrazují, se provádí pravidelně v předem definovaných časových intervalech dle následujících postupů.

Pohledávky po splatnosti se vypočítají jako suma hodnot v poli K likvidaci ze všech faktur na daném projektu (vyplněné ID projektu v poli Zakázka), které mají datum splatnosti v minulosti. U společností jsou pohledávky po splatnosti počítány jako suma hodnot v poli K likvidaci všech faktur souvisejících se společností (IČ zákazníka v Pohodě = IČ společnosti v eWay-CRM®), které mají datum splatnosti v minulosti.

Pohledávky jsou vypočítány jako suma hodnot v poli K likvidaci ze všech faktur na daném projektu (vyplněné ID projektu v poli Zakázka), které mají datum vystavení v minulosti nebo rovno aktuálnímu datu. U společností jsou pohledávky vypočítány jako suma hodnot v poli K likvidaci ze všech faktur se společností souvisejících (IČ zákazníka v Pohodě = IČ společnosti v eWay-CRM®), které mají datum vystavení v minulosti nebo rovno aktuálnímu datu.

Pro pohledávky u společnosti se využívá měna, která je v eWay-CRM® nastavena jako výchozí (Výchozí měna). V případě pohledávek na projektu se využívá měna, která je nastavená pro daný projekt.