Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 3. Popis / 3.4 Možnosti nastavení systému / Karta - Kontakty

Karta - Kontakty

Záložka Kontakty v okně eWay-CRM® Nastavení slouží k nastavení synchronizace dat mezi modulem Kontakty v eWay-CRM® a kontakty uloženými ve vašem Microsoft Outlooku.

eWay-CRM® nabízí dva typy synchronizace kontaktů s Outlookem - manuální a automatickou.

Aktivní automatická synchronizace vám poslouží zejména, pokud chcete kontakty synchronizovat hromadně, bez výjimek. Záložka Kontakty v Nastavení slouží právě pro nastavení této automatické synchronizace. Podrobnější popis automatické synchronizace kontaktů naleznete ve článku Automatická synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®. Lze rovněž využít možnosti nastavení podmínky pro synchronizaci, můžete si tak definovat například, že chcete synchronizovat jen kontakty, které jste v eWay-CRM® vytvořili Vy, nebo jen kontakty z určitých společností. Více o nastavení podmínky pro synchronizaci naleznete níže v tomto článku.

V případě, že byste chtěli synchronizovat jen několik vybraných kontaktů, máte možnost si vybrat z manuální synchronizace kontaktů nebo automatické synchronizace omezené podmínkou (o té níže v tomto článku). Manuální synchronizace se používá především, pokud není možné nějak zobecnit podmínky pro to, které kontakty by měly být synchronizovány a které ne. Manuální synchronizace je obšírněji popsána ve článku Manuální synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®. Manuální synchronizace je vhodná, pokud chcete stanovit podmínku (filtr), podle které by se měly kontakty synchronizovat automaticky, můžete níže v dialogu tuto podmínku stanovit.

Synchronizace kontaktů při nastaveném Microsoft Exchange v Online módu

V případě, že používáte Microsoft Exchange v takzvaném Online módu (bez mezipaměti), nebude možné synchronizaci kontaktů aktivovat. Pokud chcete kontakty synchronizovat a k používání Online módu nemáte žádný specifický důvod, doporučujeme upravit nastavení Microsoft Exchange schránky dle tohoto návodu.

Popis voleb na dialogu Kontakty

Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM® s kontakty Microsoft Outlook

Zatržením této možnosti volíte, jestli chcete, aby byla automatická synchronizace kontaktů aktivní nebo ne. Pokud je nastavení aktivní, každý v eWay-CRM® vytvořený nebo změněný kontakt bude vytvořen či změněn i v Microsoft Outlook. Synchronizace funguje oběma směry, takže to samé platí i o změnách provedených v Outlooku, které se přenáší do eWay-CRM®. Pokud automatická synchronizace není zapnutá, máte možnost kontakty s Outlookem synchronizovat ručně.

Nastavit podmínku synchronizace z eWay-CRM® do Microsoft Outlook

V případě že nechcete automaticky synchronizovat všechny kontakty, které v eWay-CRM® máte, ale chcete automaticky synchronizovat pouze vybrané, můžete si zvolit podmínku, které kontakty mají být synchronizovány. V případě, že zaškrtnete toto pole, pod tlačítkem Podmínka, zvolíte filtr, který má být použit - například pokud chcete, aby se automaticky synchronizovaly všechny kontakty, které mají v sobě konkrétní text, což je vzorově uvedeno na obrázku níže. Podle tohoto příkladu se budou synchronizovat pouze všechny kontakty, které mají v poli E-mail 1 uvedenou hodnotu "seznam.cz".

Důležité: Podmínka je určena pouze pro kontakty, které jsou vytvářeny v eWay-CRM® a synchronizovány do Microsoft Outlook. Pro kontakty vytvářené v Microsoft Outlook podmínka neplatí, neboť pole používaná pro filtrování jsou pole eWay-CRM®.

Zaškrtnutí možnosti Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM® s kontakty Microsoft Outlook, případně Nastavit podmínku synchronizace z eWay-CRM® do Microsoft Outlook, se následně projeví na kartě kontaktu u políčka Synchronizovat s Outlookem. V následující tabulce je ukázáno, jaké jsou možnosti zobrazení tohoto tlačítka.

Je zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Není nastavena podmínka, anebo je nastavena podmínka, kterou tento kontakt splňuje. Pole Synchronizovat s Outlookem nezle manuálně měnit, ale je zobrazeno jako zamáčknuté, protože se kontakt automaticky synchronizuje.
Je zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Je nastavena podmínka, kterou tento kontakt nesplňuje. Pole Synchronizovat s Outlookem nezle manuálně měnit, je zobrazeno jako nezamáčknuté, takže se kontakt automaticky nesynchronizuje.
Není zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Pole Synchronizovat s Outlookem lze manuálně měnit, v tomto případě je již zamáčknuté, což znamená, že tento kontakt se synchronizuje.
Není zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Pole Synchronizovat s Outlookem lze manuálně měnit, v tomto případě je nezamáčknuté, což znamená, že tento kontakt není synchronizovaný. Zmáčknutím tlačítka se kontakt nastaví jako automaticky synchronizovaný.

Nesynchronizovat soukromé kontakty Microsoft Outlook

Nastavení je možné měnit pouze, pokud je aktivní předcházející volba pro zapnutí automatické synchronizace. Pokud zaškrtnutím zapnete 'Nesynchronizovat soukromé kontakty...', budou z automatické synchronizace vyloučeny kontakty, které jsou v Outlooku označeny jako soukromé. Můžete si tak být jistí, že vaše osobní kontakty se nedostanou do eWay-CRM® a vaši kolegové je neuvidí.

Nesynchronizovat nové kontakty z Microsoft Outlook

Zaškrtnete-li tuto variantu, budou synchronizovány všechny vaše stávající kontakty, které máte v Microsoft Outlooku uložené, ale pokud vytvoříte v Microsoft Outlooku kontakt nový, tak k jeho synchronizaci nedojde. Je pak na vás, jestli si synchronizaci nastavíte manuálně. Funkce slouží především k tomu, abyste si sami mohli dělat v nových kontaktech pořádek a měli jistotu, že bude synchronizováno opravdu jen to, co chcete.

Kategorizovat kontakty vytvořené z Microsoft Outlook

Pokud zatržením aktivujete tuto volbu, bude po každém provedeném importu kontaktů z Outlooku do eWay-CRM® zobrazen dialog, ve kterém budete mít možnost importované kontakty svazovat s existujícími kategoriemi z eWay-CRM®. Funkce musí být povolena na firemní úrovni v administrační aplikaci.

Při odstraňování eWay-CRM kontaktů odstranit i odpovídající Outlook kontakty a Při odstraňování Outlook kontaktů odstranit i odpovídající eWay-CRM kontakty

Zde si můžete zvolit, zda chcete při odstranění kontaktu z jednoho umístění automaticky odstranit kontakt také z umístění druhého, či nikoliv.