Karta - Kontakty

Záložka Kontakty v okně eWay-CRM® Nastavení slouží k nastavení synchronizace dat mezi modulem Kontakty v eWay-CRM® a kontakty uloženými ve vašem Microsoft Outlooku.

eWay-CRM® nabízí dva typy synchronizace kontaktů s Outlookem - manuální a automatickou.

Aktivní automatická synchronizace vám poslouží zejména, pokud chcete kontakty synchronizovat hromadně, bez výjimek. Záložka Kontakty v Nastavení slouží právě pro nastavení této automatické synchronizace. Podrobnější popis automatické synchronizace kontaktů naleznete ve článku Automatická synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®. Lze rovněž využít možnosti nastavení podmínky pro synchronizaci, můžete si tak definovat například, že chcete synchronizovat jen kontakty, které jste v eWay-CRM® vytvořili Vy, nebo jen kontakty z určitých společností. Více o nastavení podmínky pro synchronizaci naleznete níže v tomto článku.

V případě, že byste chtěli synchronizovat jen několik vybraných kontaktů, máte možnost si vybrat z manuální synchronizace kontaktů nebo automatické synchronizace omezené podmínkou (o té níže v tomto článku). Manuální synchronizace se používá především, pokud není možné nějak zobecnit podmínky pro to, které kontakty by měly být synchronizovány a které ne. Manuální synchronizace je obšírněji popsána ve článku Manuální synchronizace kontaktů mezi Microsoft Outlook a eWay-CRM®. Manuální synchronizace je vhodná, pokud chcete stanovit podmínku (filtr), podle které by se měly kontakty synchronizovat automaticky, můžete níže v dialogu tuto podmínku stanovit.

Podmínky pro synchronizaci kontaktů

Pokud uživatel nemá právo kontakty exportovat, bude možnost Synchronizace kontaktů také neaktivní.

V případě, že používáte Microsoft Exchange v takzvaném Online módu (bez mezipaměti), nebude možné synchronizaci kontaktů aktivovat. Pokud chcete kontakty synchronizovat a k používání Online módu nemáte žádný specifický důvod, doporučujeme upravit nastavení Microsoft Exchange schránky dle tohoto návodu.

Popis voleb na dialogu Kontakty

Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook

Zatržením této možnosti volíte, jestli chcete, aby byla automatická synchronizace kontaktů aktivní nebo ne. Pokud je nastavení aktivní, každý v eWay-CRM vytvořený nebo změněný kontakt bude vytvořen či změněn i v Microsoft Outlook. Synchronizace funguje oběma směry, takže to samé platí i o změnách provedených v Outlooku, které se přenáší do eWay-CRM. Pokud automatická synchronizace není zapnutá, máte možnost kontakty s Outlookem synchronizovat ručně.

Nastavit podmínku synchronizace z eWay-CRM do Microsoft Outlook

V případě že nechcete automaticky synchronizovat všechny kontakty, které v eWay-CRM® máte, ale chcete automaticky synchronizovat pouze vybrané, můžete si zvolit podmínku, které kontakty mají být synchronizovány. V případě, že zaškrtnete toto pole, pod tlačítkem Podmínka, zvolíte filtr, který má být použit - například pokud chcete, aby se automaticky synchronizovaly všechny kontakty, které mají v sobě konkrétní text, což je vzorově uvedeno na obrázku níže. Podle tohoto příkladu se budou synchronizovat pouze všechny kontakty, které mají v poli E-mail 1 uvedenou hodnotu "seznam.cz".

Důležité: Podmínka je určena pouze pro kontakty, které jsou vytvářeny v eWay-CRM® a synchronizovány do Microsoft Outlook. Pro kontakty vytvářené v Microsoft Outlook podmínka neplatí, neboť pole používaná pro filtrování jsou pole eWay-CRM®.

Zaškrtnutí možnosti Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM® s kontakty Microsoft Outlook, případně Nastavit podmínku synchronizace z eWay-CRM® do Microsoft Outlook, se následně projeví na kartě kontaktu u políčka Synchronizovat s Outlookem. V následující tabulce je ukázáno, jaké jsou možnosti zobrazení tohoto tlačítka.

	Je zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Není nastavena podmínka, anebo je nastavena podmínka, kterou tento kontakt splňuje. Pole Synchronizovat s Outlookem nezle manuálně měnit, ale je zobrazeno jako zamáčknuté, protože se kontakt automaticky synchronizuje.
	Je zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Je nastavena podmínka, kterou tento kontakt nesplňuje. Pole Synchronizovat s Outlookem nezle manuálně měnit, je zobrazeno jako nezamáčknuté, takže se kontakt automaticky nesynchronizuje.
	Není zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Pole Synchronizovat s Outlookem lze manuálně měnit, v tomto případě je již zamáčknuté, což znamená, že tento kontakt se synchronizuje.
	Není zaškrtnuto pole Automaticky synchronizovat kontakty eWay-CRM s kontakty Microsoft Outlook. Pole Synchronizovat s Outlookem lze manuálně měnit, v tomto případě je nezamáčknuté, což znamená, že tento kontakt není synchronizovaný. Zmáčknutím tlačítka se kontakt nastaví jako automaticky synchronizovaný.

Nesynchronizovat kontakty z Microsoft Outlook (jednosměrná synchronizace)

Nastavení je možné měnit pouze, pokud je aktivní předcházející volba pro zapnutí automatické synchronizace. Pokud zaškrtnutím zapnete Nesynchronizovat kontakty z Microsoft Outlook (jednosměrná synchronizace), bude synchronizace probíhat pouze směrem z eWay-CRM do Microsoft Outlooku, nikoli naopak. Pokud tedy provedu změnu kontaktu v eWay-CRM, promítne se změna i u stejného kontaktu v Microsoft Outlook. Jestliže ale provedu změnu na kontaktu v Outlooku, na eWay-CRM kontaktu se tato změna neprojeví. Kontakty mezi eWay-CRM a Outlookem se pak mohou lišit. Můžete si tak být jistí, že vaše osobní kontakty se nedostanou do eWay-CRM a vaši kolegové je neuvidí.

Nesynchronizovat nové kontakty z Microsoft Outlook

Zaškrtnete-li tuto variantu, budou synchronizovány všechny vaše stávající kontakty, které máte v Microsoft Outlooku uložené, ale pokud vytvoříte v Microsoft Outlooku kontakt nový, tak k jeho synchronizaci nedojde. Je pak na vás, jestli si synchronizaci nastavíte manuálně. Funkce slouží především k tomu, abyste si sami mohli dělat v nových kontaktech pořádek a měli jistotu, že bude synchronizováno opravdu jen to, co chcete.

Kategorizovat kontakty vytvořené z Microsoft Outlook

Pokud zatržením aktivujete tuto volbu, bude po každém provedeném importu kontaktů z Outlooku do eWay-CRM® zobrazen dialog, ve kterém budete mít možnost importované kontakty svazovat s existujícími kategoriemi z eWay-CRM®. Funkce musí být povolena na firemní úrovni nastavením Povolit dialog pro kategorizaci při vytvoření kontaktu.

Při odstraňování eWay-CRM kontaktů odstranit i odpovídající Outlook kontakty a Při odstraňování Outlook kontaktů odstranit i odpovídající eWay-CRM kontakty

Zde si můžete zvolit, zda chcete při odstranění kontaktu z jednoho umístění automaticky odstranit kontakt také z umístění druhého, či nikoliv.