Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 4. Moduly / 4.7 Kontakty / Popis a využití modulu Kontakty

Popis a využití modulu Kontakty

Modul kontakty je určen především ke správě záznamů o osobách, s nimiž spolupracujete (odběratelé, dodavatelé, zákazníci a další). Modul kontakty tak představuje elektronickou náhradu za váš adresář, kdy kontakty v eWay-CRM® snadno spravujete a můžete je propojovat s jednotlivými projekty, společnostmi, událostmi, atd. Na kartě kontaktu vidíte v jednotlivých záložkách provázanost daného kontaktu s dalšími subjekty a aktivitami, snadno zde naleznete telefonní číslo, e-mailovou adresu a další informace, které jste při vytváření kontaktu nebo jeho editaci zadávali.

Seznam položek kontaktů

Kliknutím na tlačítko Kontakty na nástrojové liště eWay-CRM® zobrazíte seznam kontaktů uložených v systému.

Přejete-li si upravit základní pohled na seznam položek a zobrazit ta data, která vás zajímají, prostudujte si kategorii Hlavní seznam, kde naleznete i další obecné informace o práci s položkami hlavního seznamu.

Ve výpisu seznamu kontaktů vidíte základní informace, které chcete o kontaktu zobrazovat a které jste do systému zadali, pro podrobnější informace je třeba kontakt dvojitým kliknutím otevřít.

Sloupce Poslední aktivita a Další krok

Jedná se o speciální sloupce, které nejsou automaticky vložené, ale je možné si je přidat přes Výběr sloupců. Díky nim si zajistíte neustálý přehled o tom, jak moc jsou uživatelé na položkách aktivní a zda některé nezapadávají a nic se s nimi neděje příliš dlouhou dobu.

Pole Poslední aktivita slouží k tomu, abyste viděli, kdy naposledy došlo na položce k nějaké aktivitě, tedy konkrétně k přiřazení deníku, dokumentu nebo e-mailu. V nastavení Atributy pro kalkulaci pole Poslední aktivita si určíte, jaké moduly se mají pro určení poslední aktivity používat. Můžete si vybrat jeden modul, nebo všechny tři, je to jen na vás a vašich potřebách.

Pole Další krok slouží k tomu, abyste viděli, kdy vás v souvislosti s položkou čeká nejbližší aktivita, tedy konkrétně, kdy je nutné splnit úkol anebo kdy je nějaká schůzka. V nastavení Atributy pro kalkulaci pole Další krok si určíte, jaké moduly se mají pro určení poslední aktivity používat. Můžete si vybrat jeden modul, nebo oba dva, je to jen na vás a vašich potřebách.

Správa kontaktů

Máte-li dostatečná oprávnění, můžete:

  • Vytvořit nový kontakt - Podrobný postup vytváření položek naleznete v kapitole Vytvoření nového záznamu.
  • Editovat existující záznamy kontaktů - Podrobný popis možností editace naleznete v kapitole Editace záznamu.
  • Odstranit záznam - Způsoby odstranění záznamů naleznete v kapitole Odstranění záznamu.

Karta kontaktu

Dvojím kliknutím na vybraný záznam v seznamu kontaktů zobrazíte okno pro práci se záznamem. Při vytváření nové položky kontaktu se zobrazí stejné okno pro práci se záznamem bez vyplněných hodnot - je na vás, abyste do systému zadali všechny pro vás potřebné údaje. Údaje nejsou povinné a vždy můžete informace o kontaktech změnit a přepisovat, pokud je třeba.

Základní informace

Základní informace o kontaktu, kdy nejdůležitější prvky jsou jméno uživatele a E-mail 1, který se využívá v dalších funkcionalitách.

Pole Společnost slouží k jednoduchému propojení kontaktu s příslušnou společností. Při výběru společnosti do nového kontaktu, se do kontaktu automaticky vkládá adresa společnosti. Při vkládání společnosti se použije adresa (pomocí nastavení Zdroj adresy při vytváření kontaktu určíte, jaká adresa bude ze společnosti na kontakt vkládána) a WWW stránky společnosti pro kontakt, pokud tento již nemá hodnoty zadané. Zároveň, pokud jsou adresa a WWW stránky kontaktu vyplněné a přes hodnotu + u pole Společnost budete vytvářet novou společnost, adresa a WWW stránky kontaktu se předvyplní do společnosti. Při importu kontaktu z Microsoft Outlook, bude společnost automaticky vyplněna, a to buď novou společností, případně jen textem, podle toho, zda je zapnuté/vypnuté natavení Vytvářet novou společnost při importu kontaktů.

Profilová fotografie umožňuje vložit fotografii kontaktu. V případě, že je vkládaná e-mailová adresa v poli E-mail 1 spojena s účtem na službě Gravatar, načte se automaticky fotografie z Gravataru.

Pole Odhlásit z odběru pak slouží k tomu, abyste si označili kontakty, kteří nechtějí, abyste jim zasílali newslettery. Funkce však funguje také automaticky - pokud jste kontaktu posílali marketingovou kampaň, ale on se z odběru odhlásil, automaticky je pole zaškrtnuto a kontakt se vám při filtrování bude zobrazovat jako ten, který je z odběru odhlášen. Díky této funkci budete posílat newslettery pouze těm, kteří o ně skutečně stojí.

Kontaktní adresa

Zde je prostor pro uvedení adres daného kontaktu, a to až tří různých podle jejich podstaty (firemní, domácí, případně jiná).

V případě, že se kontakt vytváří ze společnosti přes tlačítko Vytvořit v pásu karet, vkládá se adresa společnosti automaticky jako adresa kontaktu.

Telefonní čísla

Podle potřeb zde můžete sledovat až pět telefonních čísel k danému kontaktu. Zároveň je možné doplnit i další kontakty pro komunikaci elektronickou.

Telefonní čísla je třeba vkládat ve tvaru PředvolbaZemě MístníČíslo, tedy například +420 223369817. Více o případných chybách najdete v článku Špatné nastavení kontaktů - při synchronizaci eWay-CRM® se telefonní kontakty přepíší z 00 na ++, kde jsou také informace o správném tvaru čísla.

Poznámka Text, který k danému kontaktu chcete připojit.

Integrace kontaktů s Microsoft Outlook

Vzhledem k tomu, že kontakty jsou jak základní součástí Microsoft Outlook, tak i součástí systému eWay-CRM®, mají specifické možnosti. Kontakty eWay-CRM® jsou oddělené od kontaktů Microsoft Outlooku a o tom, zda budou synchronizovány, si rozhoduje každý uživatel sám. K synchronizaci s MS Outlook slouží specifická tlačítka, která jsou zvýrazněna na následující, obrázku:

Kliknutím na tlačítko Importovat do Outlooku zkopírujete vybraný kontakt z eWay-CRM® se všemi detaily do modulu kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook. Více informací o importu najdete v článku Karta - Kontakty.

Kliknutím na tlačítko Synchronizovat s Outlookem synchronizujete vybraný kontakt v eWay-CRM® s modulem kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook. Je-li kontakt synchronizován, není nutné jej spravovat na více místech - provedené změny se automaticky projeví jak v eWay-CRM®, tak i ve Vašem modulu kontaktů v Microsoft Outlook. Obecné informace o nastavení synchronizace naleznete v článku Karta - Kontakty.

Více informací o nastavení automatické synchronizace najdete v článku Automatická synchronizace kontaktů mezi MS Outlook a eWay-CRM®. Návod pro manuální synchronizaci najdete v článku Manuální synchronizace kontaktů mezi MS Outlook a eWay-CRM®.

Kliknutím na tlačítko Otevřít v Outlooku otevřete kontakt o okně MS Outlooku. Pokud je toto tlačítko zešedlé, nelze kontakt v Outlooku otevřít, protože kontakt nebyl do Outlooku importován, případně není s Outlookem synchronizován.

Více informací o možnostech integrace eWay-CRM® s aplikací Microsoft Outlook naleznete v kategorii Integrace s Microsoft Outlook.

Další obecné informace o okně pro práci se záznamem najdete v kategorii Okno pro práci se záznamem.