Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 6. Dodatečné funkcionality a nastavení systému / 6.5 Integrace s účetním systémem Pohoda / Adresář (synchronizace kontaktů a společností)

Adresář (synchronizace kontaktů a společností)

Adresář Pohody je s eWay-CRM® možné synchronizovat jedno i obousměrně. Synchronizační mechanismus rozděluje adresář Pohody do modulů Společnosti a Kontakty v eWay-CRM®. Společností je každá položka, která v Adresáři Pohody nemá zašedlé pole Firma. Kontakt je každá položka v Adresáři Pohody, která má vyplněné pole Jméno. Následující tabulka zobrazuje systém mapování sloupců mezi oběma systémy.

Důležité: Pokud jsou společnost nebo kontakt smazány z Pohody, nejsou mazány z eWay-CRM®, protože položky v eWay-CRM® mohou obsahovat více informací.

Pro správné nastavení synchronizace kontaktů je pak vhodné se ujistit, jak je nastaven Regulární výraz pro parsování jména kontaktu z Pohody.

Synchronizovaná pole

Název pole v PohoděModul eWay-CRM® Název pole v eWay-CRM®
Firma Společnost, Kontakt Název, P.O. Box fakturační, P.O. Box firemní
Oddělení Společnost Oddělení
Jméno Kontakt Jméno
Ulice Společnost, Kontakt Ulice fakturační, Ulice firemní
PSČ Společnost, Kontakt PSČ fakturační, PSČ firemní
Obec Společnost, Kontakt Město fakturační, Město firemní
Kraj Společnost, Kontakt Region fakturační, Region firemní
Stát Společnost, Kontakt Země fakturační, Země firemní
Firma dodací Společnost P.O.Box poštovní
Ulice dodací Společnost Ulice poštovní
PSČ dodací Společnost PSČ poštovní
Obec dodací Společnost Město poštovní
Kraj dodací Společnost Region poštovní
Stát dodací Společnost Země poštovní
Společnost
IČ DPH Společnost DIČ
Telefon Společnost, Kontakt Telefon, Telefon
Mobil Kontakt Mobil
Fax Společnost Fax
E-mail Společnost, Kontakt E-mail, E-mail 1
Web Společnost, Kontakt WWW, WWW
DOD Společnost Dodavatel
ODB Společnost Odběratel
P4 Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
P5 Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
P6 Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
Středisko Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
Zpráva Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
Činnost Společnost, Kontakt Libovolné uživatelské pole
Poznámky (normální nebo interní) Společnost, Kontakt Poznámka
Skupiny Společnost, Kontakt Kategorie
Kredit Společnost Dodatečná sleva
Cena Společnost Prodejní cena
Pohoda obsahuje jméno kontaktu v jednom poli, ale v eWay-CRM® existuje zvláštní pole pro titul před jménem, křestní jméno, prostřední jméno, příjmení a titul za jménem. Rozdělování jména z Pohody probíhá podle těchto pravidel:

 

  • Vše po první tečku a následnou mezeru je Titul před jménem (např. „Ing. „)
  • Pokud je nalezena tečka, tak vše od tečky po první mezeru je křestní jméno (např. „Jan „). Pokud není nalezena tečka, tak vše po první mezeru je křestní jméno.
  • Vše od mezery za křestním jménem po další mezeru je příjmení (např. „Lalinský „).
  • Vše od druhé mezery po konec je titul za jménem (např. „MBA.“)

 

    Mezi společnostmi a kontakty budou v eWay-CRM® vazby vytvořeny automaticky. Kontakt patří ke společnosti v případě, že jméno kontaktu je vyplněno na kartě položky adresáře v Pohodě a kontakt je obsažen v záložce Kontakty konkrétní položky adresáře v Pohodě, případně se jedná o primární kontakt společnosti.

    Dosynchronizování prázdné dodací adresy

    V případě, že v eWay-CRM® vytvoříte společnost, která má vyplněnou pouze adresu fakturační, dojde k jejímu správnému přenesení do Pohody. Ale vzhledem k tomu, že Pohoda si sama dodací adresu vyplní jako totožnou s adresou fakturační, při další synchronizaci ve směru Pohoda > eWay-CRM® se doplní korespondenční adresa i v eWay-CRM®, která bude totožná s adresou fakturační.

    Individuální slevy na společnosti

    Ke každé společnosti je možné v Pohodě přiřadit individuální slevu, která se vztahuje na jednotlivé výrobky. Přesně si tak můžete určit, jaké zboží bude pro danou společnost zlevněno. I tato možnost je s eWay-CRM® synchronizována, a to prostřednictvím modulu Ceník, který je na každý společnosti v jejím záložkovém systému.

    Synchronizace probíhá pouze směrem Pohoda > eWay-CRM®. Zadáte-li ke společnosti individuální slevu na konkrétní zboží, promítne se to jako změna ceny zboží v ceníku dané společnosti v eWay-CRM®, za předpokladu, že uběhl interval pro synchronizaci a samozřejmě také v případě, že je daná společnost mezi oběma programy synchronizována.

    Synchronizovaná pole individuální slevy

    Název pole v PohoděModul eWay-CRM®Název pole v eWay-CRM®
    Individuální cena Ceník Jednotková cena
    Sleva Ceník Sleva

    Kontrola duplicit

    Oba systémy (eWay-CRM® i Pohoda) mají svoje mechanismy pro kontrolu duplicit. eWay-CRM® kontroluje duplicity podle IČ nebo DIČ (společnost - nezáleží na tom, zda zadáváte v eWay-CRM® IČ s mezerami, synchronizace si vždy propojení přizpůsobí sama) a podle e-mailové adresy (kontakt) a funkce se zapíná v administračním nastavení. Více informací naleznete v článcích Kontrola duplicit společností a Kontrola duplicit kontaktů na základě e-mailové adresy.
    eWay-CRM® vypnuto, Pohoda vypnuto Kontrola duplicit je v obou systémech vypnutá, synchronizace probíhá standardně.
    eWay-CRM® zapnuto, Pohoda vypnuto Pokud se synchronizace z Pohody do eWay-CRM® snaží nahrát duplicitní položku, vygeneruje se chyba, o které je informovaný administrátor eWay-CRM® e-mailem. Synchronizace dat z Pohody do eWay-CRM® nebude správně fungovat, dokud nebude duplicita vyřešena.
    eWay-CRM® vypnuto, Pohoda zapnuto

    Pokud se eWay-CRM® pokusí do Pohody nahrát duplicitní kontakt, přeruší se synchronizace a zčervená eWay agent.

    eWay-CRM®zapnuto, Pohoda zapnuto Ani v jednom systému nemůže vzniknout duplicita, takže synchronizace probíhá standardně.

    V případě, že je systémem odhalena duplicita, která znemožňuje správný import z Pohody do eWay-CRM®, je o tom oprávněná osoba informována prostřednictvím e-mailu o stavu systému.

    Pro zamezení vzniku duplicit je také vytvořeno nastavení Při synchronizaci s Pohodou slučovat společnosti podle IČ, které zajišťuje, že nově importovaná společnost z Pohody bude podle IČ kontrolována s již existujícími společnostmi v eWay-CRM®. Pokud bude podle IČ nalezena shoda, nedojde k vytvoření nové společnosti v eWay-CRM®, ale k aktualizaci záznamu podle dat z Pohody. Tato funkce je určena pro společnosti, které doposud nejsou mezi Pohodou a eWay-CRM® synchronizovány. V případě, že v Pohodě existuje více provozoven, které mají stejné IČ, a je-li nastavení Při synchronizaci s Pohodou slučovat společnosti podle IČ zapnuto, nemůže dojít ke správné synchronizaci těchto provozoven z Pohody do eWay-CRM®.

    Omezení

    V současné době má synchronizace následující omezení, díky chybám, které obsahuje importní mechanismus Pohody.

    • Při změně poznámky v eWay-CMR®, která obsahuje odřádkování, se toto odřádkování při importu do Pohody zruší. V eWay-CRM® se zobrazuje správně.
    • Kontakt, který je přiřazený v eWay-CRM® ke společnosti se do Pohody importuje jako nový záznam společnosti s informacemi o kontaktu. Pole Firma tedy není zašednuté. Přidělené kontakty poté nejsou vidět na kartě Kontakty v Pohodě, v eWay-CRM® jsou vazby zachovány.