Převod příležitosti na projekt, společnost či kontakt
V praxi se setkáte se situací, kdy po nějaké fázi vyjednávání podepisujete s klientem smlouvu a obchodní příležitost tím přechází do projektu, z potenciálního zákazníka se stává skutečný zákazník. Od této chvíle už nesledujete náklady na získání jednoho zákazníka, ale spíše vás bude zajímat profitabilita konkrétního zákazníka. V eWay-CRM® z těchto i jiných důvodů od sebe oddělujeme obchodní příležitosti od projektů a tradičně při podpisu smlouvy se příležitost převádí (uzavírá).
Uzavřít příležitost můžete pomocí workflow panelu v horní části dialogu příležitosti (názvy jednotlivých stavů i jejich počet se může lišit v závislosti na nastavení eWay-CRM®). Většinou najdete mezi stavy jeden, který odpovídá stavu, kdy příležitost nedopadne úspěšně a komunikace se zákazníkem dále nepokračuje - v našem příkladu je to stav Ztraceno. Pro situaci, kdy jste příležitost takzvaně vyhráli, by měl být ve workflow druhý stav - my máme Vyhráno.
V některých oborech nebo při některých typech činností ovšem není pravidlem, že je předmětem smlouvy vždy plnění dlouhodobějšího charakteru (projekt), a proto eWay-CRM umožňuje zvolit, zda chcete vytvářet projekt spolu s kontaktem a společností, anebo pouze kontakt a společnost. Pro vytvoření kontaktu je třeba mít textově na příležitosti vyplněné pole Kontaktní osoba, pro vytvoření společnosti je třeba mít vyplněné pole Odběratel.
Při kliknutí na konečný stav Vyhráno se tedy buď vytvoří projekt a kontakt a společnost, nebo pouze kontakt a společnost. Toto se určí v nastavení Automaticky vytvářet projekt při změně stavu příležitosti na Vyhráno, které je globální pro celou vaši společnost.
Převod příležitosti na projekt
Dochází k němu, pouze pokud je nastavení Automaticky vytvářet projekt při změně stavu příležitosti na Vyhráno zapnuto.
Převod příležitosti na projekt představuje pro většinu firem fázi, kdy je odsouhlasena nabídka a s potenciálním zákazníkem se přistupuje k uzavření smlouvy. Následuje realizační část, kterou je zapotřebí řídit a zpravidla má dlouhodobější charakter. V případě, že vytváříte Projekt, musí být automaticky vytvořen i Kontakt a Společnost. Pokud trvá vyřízení náležitostí po podepsání smlouvy jen několik málo hodin, zřejmě kvůli tomu netřeba zakládat projekt a doporučujeme využít druhou možnost.
Jakmile příležitost převedete na projekt, máte možnost k projektu přistoupit přímo přes příležitost. Stačí kliknout pravým tlačítkem na vybranou příležitost a vybrat možnost Otevřít projekt. Otevře se okno převedeného projektu.
Převod příležitosti pouze na společnost a kontakt
Volbu této možnosti využijí zejména obchodně založené společnosti, kdy po sepsání smlouvy nenásleduje žádný složitý proces zpracování. Přesto vzniká nový zákazník.
Pro vytvoření kontaktu je třeba mít na příležitosti vyplněné pole Kontaktní osoba, pro vytvoření společnosti je třeba mít vyplněné pole Odběratel.
Po potvrzení dialogového okna se zobrazí karta nového projektu nebo společnosti (pokud jste projekt nevytvářeli) s již předvyplněnými údaji z karty příležitosti.
Jaké údaje se přenáší?
Projekt
V levém sloupci je uvedeno původní pole na příležitosti a v pravém pak pole na projektu, kam se hodnota z příležitosti přenesla.
| Pole na příležitosti | Pole na projektu |
|---|---|
| Název příležitosti | Název projektu |
| Vznik příležitosti | Vznik poptávky |
| Cena | Plánovaná konečná cena i s měnou |
| Poznámka | Poznámka |
| Odběratel | Odběratel (pokud neexistuje, bude vytvořen) |
| Kontaktní osoba | Kontaktní osoba (pokud neexistuje, bude vytvořena) |
| Vazby z jednotlivých záložek | Přenesou se do příslušných záložek, kromě projektů, úkolů, kalendáře a docházek. |
| Uživatelé ze záložky Uživatelé | Uživatelé jsou přeneseni do záložky Tým, přičemž vlastník příležitosti se stane projektovým manažerem. |
| Náklady na docházky uložené na příležitosti | Převádějí se do pole Skutečné náklady ostatní, pokud je zapnuto nastavení Zahrnovat docházky z příležitostí do skutečných nákladů lidí na projektu. |
Společnost
V levém sloupci je uvedeno původní pole na příležitosti a v pravém pak pole na společnosti, kam se hodnota z příležitosti přenesla.
Pole na příležitosti Pole na společnosti Odběratel Název společnosti Kontaktní telefon Mobil Kontaktní e-mail Ulice, PSČ, Město Fakturační adresa Vazby z jednotlivých záložek Přenesou se do příslušných záložek, kromě projektů, úkolů, kalendáře a docházek.
Kontakt
V levém sloupci je uvedeno původní pole na příležitosti a v pravém pak pole na kontaktu, kam se hodnota z příležitosti přenesla.
| Pole na příležitosti | Pole na kontaktu |
|---|---|
| Kontaktní osoba | Celé jméno |
| Odběratel | Společnost |
| Kontaktní telefon | Mobil |
| Kontaktní e-mail | E-mail 1 |
| Ulice, PSČ, Město | Firemní adresa |
| Vazby z jednotlivých záložek | Přenesou se do příslušných záložek, kromě projektů, úkolů, kalendáře a docházek. |
Uživatelská pole
V případě, že máte na příležitosti vlastní uživatelská pole, která chcete přenášet i na projekt, společnost nebo kontakt, které se z příležitosti vytvářejí, stačí, abyste stejně pojmenovaná pole stejného typu vytvořili i pro projekt/společnost/kontakt. Není podmínkou mít v názvech stejně velká písmena, ale uživatelská pole musejí mít jinak naprosto stejné jméno a shodný typ. Takže například numerická pole nazvaná "Průměrný zisk" a "průměrný Zisk" budou považována za stejná. Při převodu příležitosti na projekt, společnost a případně kontakt, se pak tato pole sama přenesou.
Vazby
Kromě jednotlivých polí se přenášejí také vazby, které máte vytvořené na příležitosti s ostatními moduly. V případě, že převedete příležitost na projekt, tak neztrácíte ani vazby s jednotlivými položkami, jako jsou deníky, dokumenty, e-maily, společnosti, doklady, kategorie a uživatelé (na projektu se jedná o členy týmu).
eWay-CRM® má navíc zavedenou funkcionalitu, že v případě, že například přiřadíte e-mail omylem ještě k příležitosti, která už má ale vytvořený projekt, je automaticky vytvořena vazba i mezi e-mailem a tímto projektem. Odpovědi na e-mail ve chvíli, kdy je již příležitost převedena na projekt, se pak také automaticky přiřazují projektu. Funkce je správně pracuje pouze na Microsoft Exchange. Protokoly IMAP nebo POP3 tyto informace není schopen předávat.
Následné vazby: Pokud následně vytváříte například deník z dokumentu, který má jako nadřazenou položku převedenou příležitost, nový deník bude již mít jako nadřazenou položku projekt.
Jaké jsou podmínky pro převod příležitosti?
V první řadě je třeba, aby měl uživatel právo pro editaci příležitostí. Pokud jej nemá, není možné na příležitosti měnit stav. V rámci workflow příležitosti musí rovněž být nadefinované přechody do konečného stavu, tzn. třeba z Nabídka do Převedeno na projekt. Pokud se nenacházíte ve stavu, ze kterého lze přejít do toho konečného, pak příležitost převést nelze (zkuste přesunout příležitost do dalšího stavu, ze kterého už může být převod povolen - při každé změně stavu průběžně záznam ukládejte, některé změny se mohou projevit až po uložení).
Pouze výše zmiňovaná práva pro editaci příležitostí ovšem nestačí. Současně s tím musí mít uživatel práva tento přechod učinit - tzn. uživatelská role musí být v definici přechodu zaškrtnutá. Více o nastavení přechodu ve workflow naleznete ve článku Založení nového workflow.
Doporučujeme také v administrační aplikaci v sekci Globální nastavení zkontrolovat, že máte dobře nastavenou hodnotu Jméno stavu pro převedenou příležitost. Nastavení je důležité zejména kvůli reportingu a ne/zobrazování ukončených příležitostí v nabídce "Vytvořit vazbu s...").