Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 3. Popis / 3.4 Možnosti nastavení systému / Karta - Úkoly

Karta - Úkoly

Microsoft Outlook je poměrně komplexní nástroj pro řízení vašeho času, a tak by byla škoda nevyužívat všechny jeho prvky i pro eWay-CRM®. Proto můžete do eWay-CRM® synchronizovat také úkoly, které máte ve vašem Microsoft Outlooku vytvořené anebo sdílené.

Funkce synchronizování úkolů s eWay-CRM® umožňuje, abyste sdíleli úkoly, které máte spojené s e-mailovým účtem v Microsoft Outlooku, anebo které jsou vytvořené pro vaše různé e-mailové účty, které máte v Microsoft Outlooku namapované. Díky této funkci budete mít všechny úkoly vždy spojené s položkami, k nimž patří.

Funkce je velmi vhodná pro takové seznamy úkolů, které jsou sdílené napříč celou společností a vy k nim budeme mít vždy přístup nejen přes Microsoft Outlook, ale i přes eWay-CRM®. Žádný úkol se vám tak neztratí.

Nastavení synchronizace úkolů je možné najít v Nastavení eWay-CRM, a to v záložce Úkoly.

Popis voleb na dialogu Úkoly

Předpoklady a omezení pro aktivaci automatické synchronizace úkolů

Funkcionalita nejde aktivovat v případě, že daný uživatel nemá práva na tvorbu, editaci či export úkolů. Volbu můžete mít zašedlou také v případě, že nemáte povolen Offline mód pro Exchange. Zde naleznete návod jak nastavení serveru Exchange ověřit či změnit: Microsoft Exchange a synchronizace kontaktů.

Synchronizace

Tři zaškrtávací pole, které představují funkce synchronizace úkolů mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlook, jsou dostupné pouze v případě, že je zapnuté nastavení Povolit rozšířenou funkcionalitu úkolů.

Automaticky synchronizovat eWay-CRM úkoly s Microsoft Outlook úkoly

V případě, že je nastavění aktivní, všechny úkoly, které vytvoříte v eWay-CRM® a uložíte, budou synchronizovány s Microsoft Outlookem. V případě vytvoření úkolu v Microsoft Outlook platí, že stačí vybrat Nadřazenou položku a úkol bude s eWay-CRM® synchronizován.

Pokud pole Automaticky synchronizovat eWay-CRM úkoly s Microsoft Outlook úkoly zaškrtnete a kliknete na OK, budete vyzváni k restartu Microsoft Outlook. Po jeho znovunačtení dojde k úvodní synchronizaci úkolů, kdy do Microsoft Outlook jsou uloženy všechny úkoly z eWay-CRM®. Úkoly, které byly vytvořeny v Microsoft Outlooku a měly nadřazenou položku eWay-CRM® jsou samozřejmě nadále synchronizovány.

Při odstraňování eWay-CRM úkolů odstranit i odpovídající Outlook úkoly

Pokud je možnost zaškrtnuta, vymazání úkolu v eWay-CRM® provede vymazání synchronizovaného úkolu i z Microsoft Outlook. Mějte možnost zaškrtnutou pouze v případě, že skutečně chcete smazat úkol v obou aplikacích.

Při odstraňování Outlook úkolů odstranit i odpovídající eWay-CRM úkoly

Pokud je možnost zaškrtnuta, vymazání úkolu v Microsoft Outlook provede vymazání synchronizovaného úkolu i z eWay-CRM®. Mějte možnost zaškrtnutou pouze v případě, že skutečně chcete smazat úkol v obou aplikacích.

Dostupnost: Zaškrtávací pole nastavení synchronizace úkolů jsou dostupná od verze eWay-CRM 5.2.2.

Výběr složky úkolů pro synchronizaci

Nastavení slouží především k tomu, abyste si vybrali, které úkoly chcete do eWay-CRM® synchronizovat.

V první řadě si můžete vybrat, která složka úkolů bude nastavena jako výchozí. Tu si vyberete v poli Výchozí složka. Vybraná složka se v seznamu pod tímto polem následně zaškrtne a přímo v seznamu ji nemůžete odebrat. V případě, že vytvoříte úkol na záložce Úkoly v eWay-CRM®, bude tento úkol uložen právě do výchozí složky úkolů.

Pokud chcete do eWay-CRM® synchronizovat více více složek s úkoly, stačí v seznamu zaškrtnout ty, jejichž úkoly budou automaticky ukládány do eWay-CRM®.

Ve chvíli, kdy vyberete úkoly pro synchronizaci a svou volbu potvrdíte, Microsoft Outlook se musí restartovat, aby byla změna provedena.

Automaticky kategorizovat uložené úkoly

Okno nastavení synchronizace úkolů vám umožňuje také zaškrtnout Automaticky kategorizovat uložené úkoly, takže ke každému automaticky uloženému úkolu budou přiřazeny kategorie, které si sami určíte. Kategorie, které je možné vybrat, se nastavují stejně jako v případě výběru kategorií pro kategorizaci položek. V případě úkolů je nezbytné pro správnou synchronizaci kategorií označit skupinku jako Užívaný ke kategorizaci v Outlooku a zároveň jako Kategorie. Pokud nebudou zaškrtnuta obě pole, kategorie se na úkolech nemusí synchronizovat správně.

Automatická synchronizace úkolů

Automatické synchronizování úkolů do eWay-CRM® funguje tak, že při nastavené synchronizaci jsou vytvořené úkoly, které mají přiřazenou nadřazenou položku, automaticky svázány s uživatelem, který tento úkol vytvořil.

Úkol se tak vždy přenese i na záložku Úkoly u daného uživatele, který tak bude mít vždy možnost přenést si informace z Microsoft Outlook do eWay-CRM® například ve chvíli, kdy má k dispozici jen telefon. Záznamy, které jsou tak vytvářeny, budou vždy svázány s jeho osobou.