Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Popis / Integrace s Microsoft Office / Microsoft Word a Excel / Import položek z Microsoft Excel

Import položek z Microsoft Excel

Obsah:

Import z Microsoft Excelu může být velice užitečný, zvláště pokud jste dříve používali jiný systém pro správu kontaktů než eWay-CRM®, nebo v případě že jste si zakoupili komerční databázi kontaktů a nyní chcete tyto kontakty přesunout do CRM a sledovat komunikaci, kterou s nimi vedete. Import z Microsoft Excelu může být také použit pro aktualizaci záznamů, které už v systému existují.

Berte prosím v potaz, že uživatel, který provádí import dat z Microsoft Excelu, by měl mít dostatečná oprávnění pro vytváření a editaci položek z modulů Společnosti, Kontakty, Příležitosti, Projekty, Deníky a Zboží, v opačném případě import nebo aktualizace proběhne pouze z části anebo vůbec. Pro další informace o nastavení oprávnění navštivte článek Nastavení oprávnění k modulům.

Způsoby vytvoření souboru určeného pro import

Import existujících souborů dat

Ve většině případů budete mít data už připravena v souboru Excel. Možná jste tato data získali jako komerční databázi nebo mohla být exportována z vašeho předchozího softwaru. V každém případě, soubory dat musí být upraveny do vhodného formátu pro import do eWay-CRM®:

  1. První řádek v excelovém souboru musí obsahovat jména sloupců. Každý sloupec pojmenujte tak, abyste je snadno mohli namapovat při importu do eWay-CRM®.
  2. Upravte data tak, aby vyhovovala pravidlům zmíněným v Konvencích zdrojového souboru.
  3. Zvažte riziko duplicit a případně proveďte kroky, které jejich vzniku předchází.
  4. Použijte některou z Metod importu.

Vytváření nového souboru dat pro importování

V případě, že nemáte pro import předpřipravené žádné soubory, pokračujte podle následujících kroků. Můžete si snadno vytvořit šablonu a do ní si doplnit vlastní data, která následně vložíte do systému hromadně.

  1. Uložte šablonu pro import - soubor bude obsahovat konkrétní podmnožinu sloupců, jakou obsahuje pohled, který používáte k zobrazení seznamu společnosti, kontaktů, příležitostí, projektů, deníků nebo zboží.

  1. V případě, že chcete mít importovány všechny sloupce patřící do modulu, využijte nabídce pro Uživatelské pohledy volbu Všechny sloupce, jak je to znázorněno na obrázku níže. Teprve poté generujte šablonu.

  1. Šablonu naplňte daty k importování
  2. Zvažte riziko duplicit a případně proveďte kroky, které jejich vzniku předchází.
  3. Použijte jednu z Metod importu

Aktualizace existujících záznamů

Import položek z Microsoft Excelu můžete použít i při hromadných úpravách záznamů. Například pokud chcete přiřadit všechny své společnosti jinému uživateli (změna uživatele), nebo k nim přiřadit kategorií apod. Tento způsob je mnohem rychlejší než otevření každého jednotlivého záznamu a jeho manuální změna.

  1. Exportování dat do Microsoft Excel - přejděte do hlavního seznamu modulu, do kterého chcete data importovat (Kontakty, Společnosti, Příležitosti, Projekty, Deníky nebo Zboží). Klikněte pravým tlačítkem myši do prázdného místa mimo položky, vyberte Exportovat seznam a následně Položky do Microsoft Excel. Výsledný soubor bude obsahovat konkrétní podmnožinu sloupců, jakou obsahuje pohled, který používáte k zobrazení seznamu daného modulu.

    V případě že chcete mít exportovány všechny sloupce patřící do modulu, prosím použijte volbu Všechny sloupce, viz obrázek níže.

    V případě zapnutého filtrování dat je potřeba toto nastavení vypnout, aby mohly být vyexportovány všechny položky, které modul obsahuje.
  2. Aktualizujte hodnoty v souboru, jak potřebujete. Důležité je si uvědomit, že k aktualizaci může dojít pouze v případě, že dojde ke správnému napárování existujících položek s aktualizovanými položkami v importovaném souboru. V jednotlivých modulech se páruje na základě těchto polí:
    Společnost Páruje se podle ID nebo IČ
    Kontakt Páruje se podle E-mail 1
    Příležitost Páruje se podle ID
    Projekty Páruje se podle ID a podle Názvu projektu
    Deníky Páruje se podle GUID (unikátní hodnota v databázi)
    Zboží Páruje se podle Kód
    Kromě výše uvedených polí, která jsou nastavena jako výchozí, je možné prostřednictvím oprávnění Unikátní nastavit párování i na další pole právě tím, že budou nastavena jako Unikátní. Více v článku Nastavení oprávnění Unikátní.
  3. Použijte jednu z Metod Importu k provedení změn.

Metody importu

Důležité: Před samotným importem se ujistěte, že jste záznamy v Excelovém souboru uložily a soubor zavřely. Pokud není soubor zavřený, nemuselo by dojít ke správnému importu dat.

Pokud váš soubor splňuje podmínky popsané v Konvencích zdrojového souboru, je možné přejít k importu dat do eWay-CRM®. Pokud chcete zahájit import, můžete si vybrat z následujících způsobů.

Jednoduše přetáhněte soubor s daty do příslušného seznamu.

Další možností je volba Importovat z Excelu v kontextovém menu seznamu.

Poslední možností je využít nabídky Import na pásu karet v Microsoft Outlooku, která se aktivuje, pokud zobrazíte jeden z modulů Kontakty, Společnosti, Příležitosti, Projekty, Deníky či Zboží. V Microsoft Outlook 2003 a vyšší verzi najdete stejnou nabídku v eWay-CRM menu.

Namapování sloupců před importem

Dostupnost: Funkce mapování sloupců je dostupná od verze eWay-CRM® 6.0.1.

Ať už vyberete jakoukoli z výše uvedených metod, před samotným importem budete vyzváni k tomu, abyste sloupce z vašeho souboru propojili s těmi v eWay-CRM®. Pokud máte soubor, který vznikl exportem ze seznamu v eWay-CRM® anebo jste sloupce pojmenovaly stejně, jako jsou nazvané v eWay-CRM®, je to jednoduché - eWay-CRM® je snadno namapuje automaticky.

Pokud máte ale sloupce nazvané podle sebe, musíte si určit, jaký sloupec z Excelu se bude importovat do kterého sloupce v eWay-CRM®. Objeví se vám podobná tabulka:

Sloupec Popis
Excel Název sloupce v excelovém souboru.
Vzorová data První hodnota v daném sloupci, abyste věděli, o jaká data se jedná.
eWay-CRM Název sloupce v eWay-CRM®. Zde vyberete pole pro mapování anebo křížkem nastavíte, aby se daný sloupec neimportoval.

Sloupce správně namapujete tak, že si kliknete na buňku ve sloupci eWay-CRM a tam vyberete příslušný sloupec z eWay-CRM®, do něhož se mají dané hodnoty naimportovat. V seznamu můžete i sloupce vyhledávat:

Pokud máte sloupce správně propojené, stačí už jen kliknout na Importovat. Úspěšný import vám potvrdí uvedené okno. Pokud data v pořádku nejsou, objeví se vám tabulka o tom, kde jsou chyby - viz Konvence zdrojového souboru.

Konvence zdrojového souboru, další nastavení

Hodnoty zaškrtávacího pole

Pokud je součástí importu pole, které se zobrazuje jako zaškrtávací, je možné do importovaného souboru vkládat pouze hodnoty 0 a 1, respektive FALSE či TRUE.

Hodnoty rozbalovacího seznamu

Systém také nemůže importovat položky obsahující hodnoty, které nejsou uvedeny v existujících rozbalovacích menu. Například pokud pole Důležitost v dialogu Kontakt nabízí hodnoty Nízká, Normální a Vysoká a ve sloupci Důležitost ve zdrojovém souboru bude uvedeno něco jiného než některá z výše zmíněných hodnot, kontakt bude přeskočen. Každá taková událost bude vypsána po importu.

Import společností a kontaktů svázaných dohromady

Abyste maximálně využili možnosti importu, proveďte nejprve import společností a teprve poté kontaktů. Pokud máte vyplněné sloupce "Společnost nebo "Společnosti" v souboru s Kontakty, importovaný kontakt bude automaticky svázán s vyplněnými společnostmi. Jak můžete vidět na obrázku níže, je možné vyplnit buď název společnosti, nebo její ID (jak je přiřazeno v eWay-CRM®), nebo oboje ve formátu "Název společnosti[ID]". Všechny tyto tři vstupy jsou rovnocenné. V případě, že chcete spojit kontakt s více společnostmi, použijte čárku jako oddělovač jednotlivých společností (viz. 6. řádka na obrázku).

Dostupnost: Pro sloupec "Společnost" je funkce dostupná od verze eWay-CRM® 5.4.4.

Kategorizace importovaných položek

Kategorie jsou jedinou výjimkou, kde nejste omezeni hodnotami uvedenými v eWay-CRM®. Do sloupce Kategorie můžete vyplnit, cokoliv chcete, pokud kategorie ještě neexistuje, bude při následném importu kategorie s tímto názvem vytvořena. Pro zařazení importovaného záznamu do více kategorií použijte k oddělení vstupních hodnot čárku.

Duplicity ve zdrojovém souboru

Může se stát, že ve vašich souborech budou duplicitní záznamy. Vzhledem k tomu, že jednotnost a konzistentnost záznamů je to nejcennější v CRM systému, doporučujeme mít kvůli prevenci duplicit aktivováno Kontrola duplicit společností a stejně tak Kontrola duplicit kontaktů na základě e-mailové adresy, oboje nastavení naleznete v sekci Globální nastavení v Centru pro správu.

Import stavů (v rámci importu příležitostí a projektů)

Vzhledem k tomu, že stavy workflow jsou velmi specifické hodnoty, na které jsou navíc ještě navázány případné akce, zeptá se vás systém v případě, že Microsoft Excel soubor obsahuje sloupec Stav, zda chcete importovat i tento sloupec a provést tak validaci akcí. Pokud kliknete na Ano,  provede se import stavů a validace akcí. V případě, že kliknete na Ne, nebudou stavy přeneseny, což využijete například v případě, pokud jste prováděly hromadné změny v existujícím seznamu a nechcete, aby došlo nedopatřením ke změnám stavů.