Nastavení oprávnění k modulům

Tato sekce umožňuje nastavovat uživatelská oprávnění k jednotlivým modulům informačního systému eWay-CRM®. Je zde tedy možné například zobrazit uživateli jen ty projekty, které aktuálně řeší nebo mu znemožnit mazat jiné než své kontakty. Oprávnění se přidělují vždy skupinám - uživatelským rolím, nikdy ne jednotlivým uživatelům.

Důležité: Pokud je uživatel ve více skupinách, získává tu nejvyšší míru oprávnění, která z jeho rolí pro jednotlivé moduly vyplývá. Tedy například, pokud má jedna skupina oprávnění vidět deníky, ale druhá nikoli, uživatel deníky vidět bude. Toto neplatí pro oprávnění Exportovat. Pokud má jedna skupina, do níž je uživatel zařazen, nastaveno Ne a nemůže exportovat, druhá skupina pak Ano, uživatel nebude mít oprávnění exportovat záznamy. Obdobně to platí pro oprávnění Historie. Pokud má jedna skupina oprávnění Ne a druhá Ano, uživatel nemá oprávnění vidět historii.

K nastavení oprávnění se dostanete přes volbu Oprávnění na moduly v menu v levé části Administrační aplikace. Po rozkliknutí se zobrazí seznam všech uživatelských rolí vytvořených v eWay-CRM. Vidíte skupiny, které jsou v sekci Skupiny označeny jako role anebo nemají zaškrtnuté ani pole Kategorie, ani pole Role. Více o skupinách se dozvíte v kategorii Skupiny. Kliknutím na název konkrétní role v seznamu ji označíte a poté můžete pro vybranou skupinu začít nastavovat oprávnění.

V hlavní části obrazovky je zobrazen seznam modulů a akcí, pro něž je možné nastavit oprávnění. Ve sloupci Modul je uveden název modulu, v dalších sloupcích pak akce, pro něž je možné nastavit oprávnění.

Zobrazit

Sloupec Zobrazit slouží k nastavení oprávnění pro zobrazení položek v daném modulu. Kliknutím na hodnotu ve sloupci Zobrazit v řádku požadovaného modulu zobrazíte další možnosti nastavení oprávnění.

Popis jednotlivých oprávnění:

Uživatelé mohou vidět všechny položky - uživatelé mají oprávnění vidět všechny položky v daném modulu.
Uživatelé mohou vidět položky svázané s kategoriemi, kterých jsou členy - specifická možnost, provedení operace se váže na podmínku, že uživatel je svázán se stejnou kategorií (skupinou) jako položka, se kterou chce operaci provést. To může znamenat, že uživatel například vidí jen ty položky, které jsou svázané se skupinou, do které patří on sám.
Uživatelé mohou vidět položky podřízené ke kontaktům, společnostem, příležitostem nebo projektům, které mohou vidět - uživatelé mají oprávnění vidět pouze položky, které mají vyplněný nadřazený projekt, příležitost, kontakt nebo společnost, jež má uživatel právo vidět.
Uživatelé mohou vidět položky svázané s nimi - uživatelé mají oprávnění vidět pouze položky, se kterými jsou v systému svázáni.
Uživatelé mohou vidět své položky - uživatelé mají oprávnění vidět pouze položky, jejichž jsou vlastníkem.
Uživatelé modul vůbec nevidí - uživatelé nemají oprávnění vidět žádné položky daného modulu. Tento modul pak bude pro uživatele v celé eWay-CRM kompletně neviditelný (viz Skrýt moduly).

Vytvořit

Sloupec Vytvořit slouží k nastavení oprávnění pro vytváření položek v daném modulu. Kliknutím na hodnotu ve sloupci Vytvořit v řádku požadovaného modulu zobrazíte další možnosti nastavení oprávnění.

Uživatelé mohou vytvářet nové položky - uživatelé mají oprávnění vytvářet v daném modulu nové záznamy.
Uživatelé vůbec nemohou vyvářet nové položky - uživatelé nemají oprávnění vytvářet v daném modulu nové záznamy.

Upravit

Analogicky jako oprávnění u sloupce Zobrazit se nastavují oprávnění pro upravování položek modulů ve sloupci Upravit.

Popis jednotlivých oprávnění:

Uživatelé mohou editovat všechny položky - uživatelé mají oprávnění upravovat jakoukoli položku v daném modulu.
Uživatelé mohou editovat položky svázané s kategoriemi, kterých jsou členy - specifická možnost, provedení operace se váže na podmínku, že uživatel je svázán se stejnou kategorií (skupinou) jako položka, se kterou chce operaci provést. To může znamenat, že uživatel může upravovat jen ty položky, které jsou svázané se skupinou, do které patří on sám.
Uživatelé mohou editovat položky podřízené ke kontaktům, společnostem, příležitostem nebo projektům, které mohou vidět - uživatelé mají oprávnění upravovat pouze položky, které mají vyplněný nadřazený projekt, příležitost, kontakt nebo společnost, jež má uživatel právo vidět.
Uživatelé mohou editovat položky svázané s nimi - uživatelé mají oprávnění upravovat pouze položky, se kterými jsou v systému svázáni.
Uživatelé mohou editovat své položky - uživatelé mají oprávnění upravovat pouze položky, jejichž jsou vlastníkem.
Uživatelé nemohou nic editovat - uživatelé nemají oprávnění upravovat žádné položky daného modulu.

Odstranit

Analogicky jako oprávnění u sloupce Zobrazit se nastavují oprávnění pro upravování položek modulů ve sloupci Odstranit.

Popis jednotlivých oprávnění:

Uživatelé mohou odstraňovat všechny položky - uživatelé mají oprávnění mazat jakoukoli položku v daném modulu.
Uživatelé mohou odstraňovat položky svázané s kategoriemi, kterých jsou členy - specifická možnost, provedení operace se váže na podmínku, že uživatel je svázán se stejnou kategorií (skupinou) jako položka, se kterou chce operaci provést. To může znamenat, že uživatel může mazat jen ty položky, které jsou svázané se skupinou, do které patří on sám.
Uživatelé mohou odstraňovat položky podřízené ke kontaktům, společnostem, příležitostem nebo projektům, které mohou vidět - uživatelé mají oprávnění mazat pouze položky, které mají vyplněný nadřazený projekt, příležitost, kontakt nebo společnost, jež má uživatel právo vidět.
Uživatelé mohou odstraňovat položky svázané s nimi - uživatelé mají oprávnění mazat pouze položky, se kterými jsou v systému svázáni.
Uživatelé mohou odstraňovat své položky - uživatelé mají oprávnění mazat pouze položky, jejichž jsou vlastníkem.
Uživatelé nemohou nic odstraňovat - uživatelé nemají oprávnění mazat žádné položky daného modulu.

Exportovat

Sloupec Exportovat umožňuje zamezit tomu, aby bylo možné exportovat data mimo eWay-CRM®. Smyslem funkce je tak zajistit, aby data nemohla být snadno zkopírovatelná a nebylo tak možné ze společnosti vynést kompletní databázi.

Nastavení má pouze dvě hodnoty:

Uživatelé mohou exportovat - export je povolen
Uživatelé nemohou vůbec exportovat - není možné záznamy exportovat

V případě, že je nastaveno Uživatelé nemohou vůbec exportovat, jedná o znepřístupnění následujících funkcí pro zvolenou uživatelskou skupinu a modul (platí pro seznamy, záložky a existující vazby upravovaného modulu):

Export položek do Excelu nebo XML
Hromadný tisk
Kopírování položek do schránky Windows (Ctrl+C)
Import do MS Outlooku, pokud to modul umožňuje (Kontakty, Společnosti)
Ukládání do Excelu nebo PDF v modulu Reporty
Kopírování a vkládání v modulu Reporty

U hromadného tisku a kopírování to platí v případě, že se jedná o více záznamů, než je uvedeno v rámci globálního nastavení Maximální počet položek pro kopírování a tisk.

Historie

Sloupec Historie určuje, zda daná uživatelská skupina uvidí Historii položek pro vybraným modul. Historie položky je popsána v článku Sledování historie práce s položkou.

Nastavení má pouze dvě hodnoty:

Uživatelé mohou vidět historii - uživatelská skupina historii položek daného modulu vidí
Uživatelé vůbec nemohou vidět historii - uživatelská skupina nemá možnost si historii položek daného modulu zobrazit

Dostupnost: Oprávnění na historii jsou dostupná od verze eWay-CRM 5.2.0.

Omezení řádků

Sloupec Omezení řádků umožňuje omezit počet položek, které jsou zobrazovány v seznamech jednotlivých modulů a záložek. Výchozí hodnota tohoto nastavení je Všechny, což znamená, že zde není žádné omezení. Pro změnu zadejte číselnou hodnotu, která představuje počet řádků, které chcete zobrazovat. Např. pokud u modulu Společnosti zadáte hodnotu 10 položek, zobrazí se v seznamu společností pouze deset položek. Toto omezení neplatí pouze pro hlavní seznam modulu, ale i pro seznamy v záložkách ostatních modulů, případně v seznamech pro výběr vazby, kde je možné vybírat pouze z položek jednoho modelu. (To například znamená, že restrikce se netýká seznamů v polích Nadřazená položka.)

V případě, že máte zadáno pro některý seznam toto omezené zobrazení a následně používáte nad daty filtr, nefiltruje se pouze z omezeného zobrazení, ale ze seznamu všech záznamů, které jsou v daném modulu uloženy - z výsledků hledání se ovšem znovu zobrazí jen náhodných 10 ze všech, které podmínku splňují.

Pokud máte skupiny uživatelů, které mají podobná oprávnění, můžete si zjednodušit přidělování oprávnění jejich kopírováním.

Diagram hierarchie oprávnění

Význam jednotlivých úrovní oprávnění je podrobněji popsán v článku Definice uživatelských oprávnění.

ALL - všechny položky
INHERITED - Položky podřízené ke kontaktům, společnostem, příležitostem nebo projektům, které mohu vidět
GROUP - Položky ze stejné skupiny jako já
RELATED - Položky svázané se mnou
OWN - Pouze mé položky
NONE - Žádné položky

Příklad užití oprávnění

Užití oprávnění je někdy omezující a některé moduly jsou tak propojeny, že mohou být omezeny jedinou změnou některého oprávnění. Vše je založeno na logických vazbách mezi jednotlivými moduly.

Příklad: Pro příklad je vhodné uvést následující situaci. Uživatel chce mít zajištěnou správnou synchronizaci kontaktů, a to i v případě, že jsou nastavena určitá omezení.

Řešení: V takovém případě musí být zachována alespoň následující oprávnění:

uživatel musí vidět kontakty
uživatel musí umět vytvářet společnosti a kontakty
uživatel nesmí mít zakázaný export kontaktů
uživatel musí umět editovat kontakty