Описание модуля Проекты

Модуль Проекты предназначен для ведения продаж и проектов и управления ими. Этот модуль может успешно использоваться как для разработки решений на заказ, так и реализации строительного проекта. Благодаря его гибкости каждый пользователь eWay-CRM может настроить собственный бизнес-процесс для успешной работы с проектами.

Список проектов

Отобразить список всех проектов eWay-CRM можно нажатием на кнопку Проекты в главном меню системы.

Основным параметром проекта, который определяет конкретный набор действий, необходимых для его реализации, является поле Тип. Для нашей компании мы выбрали следующие типы: Продажа eWay-CRM, Аренда eWay-CRM, Поддержка, Заказная разработка и т.д. Другие компании могут использовать типы Продажа, Долгая продажа, Возврат и другие.

Каждый тип проекта имеет свой бизнес-процесс - набор действий (этапов), которые необходимо выполнить (пройти) в процессе его реализации. Это что-то вроде шаблона, с помощью которого заранее описан целый процесс. Бизнес-процесс имеет свои этапы (например, Подготовка, Реализация, Счет, Завершение), свой "путь" (который определяет, что после завершения этапа Подготовка сотрудник может перевести проект на этап Реализации, но не на этап Счет) и свои события. Под событиями в данном случае подразумеваются автоматические проверки и задачи, которые система выполняет в процессе перехода с этапа на этап. Например, при переводе проекта с этапа Подготовка на этап Реализация система в автоматическом режиме может проверить, заполнены ли поля Заказчик, Контактное лицо и Завершение (план). По итогам проверки менеджеру проекта может быть поставлена задача о необходимости начать реализацию проекта, в случае необходимости сопутствующие задачи могут быть поставлены и отдельным сотрудникам.

Однако функциональность модуля Проекты не ограничивается исключительно бизнес-процессами. В рамках данного модуля можно отслеживать все взаимодействия с клиентом, вести документооборот, отслеживать email-сообщения, планировать задачи, а также учитывать затраченное на проект время сотрудников. eWay-CRM позволяет также отслеживать все затраты на подготовку и реализацию проекта и в случае превышения суммы запланированных расходов уведомить руководителя.

Управление проектами

В случае, если у Вас достаточно прав для полноценной работы с модулем Проекты, Вы можете:

Создать новый проект (подробное описание по созданию новой записи Вы найдете в разделе Создание новой записи).
Редактировать существующий проект (подробное описание возможностей по редактированию записей Вы найдете в разделе Редактирование записи).
Удалить проект (подробное описание способов удаления записей Вы найдете в разделе Удаление записи).

Более подробная информация о работе со списками доступна в разделе 3.2 Основной список.

Карточка проекта

Чтобы перейти в карточку проекта, выберите его в основном списке и откройте двойным кликом мыши. При создании нового проекта откроется незаполненная карточка, все необходимые данные Вам необходимо внести в eWay-CRM самостоятельно.

Основная информация	Основная информация о проекте, содержащая данные о его Типе, автоматически создаваемый номер (ID), Название проекта, Способ расчета (по часам или за весь проект) и подробности о том, что является Источником проекта (эта информация важна для определения наиболее эффективного канала получения заявок).
Временной и финансовый анализ	Здесь Вы можете спланировать временные и финансовые показатели проекта, а затем отслеживать соответствие проекта плану. Начало - это точная дата начала проекта, Завершение (план) - срок запланированного окончания проекта, который затем сравнивается с реальной датой его завершения. Значение поля Запланировано часов высчитывается автоматически на основании данных модуля Планирование. В поле учитывается запланированное время всех участников данного проекта. Поле Затраты на персонал может заполняться Вами вручную или автоматически, в последнем случае в этом поле будут суммироваться значения полей Затраты на персонал всех проектов, у которых в качестве основания будет указан текущий проект. О том, как настроить автоматическое заполнение данного поля, читайте в разделе Summarize Estimated people expenses from subprojects. Поле Затраты прочие (план) может заполняться Вами вручную или автоматически, в последнем случае в этом поле будут суммироваться значения полей Затраты прочие (план) всех проектов, у которых в качестве основания будет указан текущий проект. О том, как настроить автоматическое заполнение данного поля, читайте в разделе Summarize Estimated other expenses from subprojects. Поле Стоимость (план) может заполняться Вами вручную или автоматически, в последнем случае в этом поле будут суммироваться значения полей Стоимость (план) всех проектов, у которых в качестве основания будет указан текущий проект. О том, как настроить автоматическое заполнение данного поля, читайте в разделе Summarize Estimated price from subprojects. Значение поля Прибыль (план) высчитывается автоматически на основании значений в полях Затраты (персонал и прочие расходы в сумме) и Стоимость (план).
Текущее состояние	В данном блоке выводится информация о текущих показателях проекта для их сравнения с запланированными в блоке Временной и финансовый анализ (см.выше) значениями. Значения некоторых полей высчитываются автоматически, что позволяет упростить анализ актуальной ситуации. Значение поля Отработано часов высчитывается на основании записей модуля Учет времени, связанных с данным проектом. В случае, если в настройках проекта выбран параметр Work report approved status, в данном поле будут учитываться только подтвержденные записи "Учет времени" (то есть находящиеся на этапе, указанном при настройке данного параметра). В данном поле суммируется время, затраченное в рамках данного проекта (записи "Учет времени", связанные с проектом), включая трудозатраты при работе с интересом, преобразованным впоследствии в данный проект. Для учета в рамках проекта времени, потраченного на работу с интересом, необходимо выбрать соответствующий параметр в настройках. Подробная информация доступна в разделеAdd work reports from leads to the calculation of people expenses and worked hours on project. Затраты на персонал высчитываются на основании указанной в карточке пользователя зарплаты и количества отработанных в рамках проекта часов (подробнее). Для учета в рамках проекта времени, потраченного на работу с интересом, необходимо выбрать соответствующий параметр в настройках. Подробная информация доступна в разделеAdd work reports from leads to the calculation of people expenses and worked hours on project. Значение поля Стоимость может высчитываться автоматически как сумма значений Корзин, связанных с данным проектом. Подробнее узнать об этой возможности можно в разделе Summarize prices from carts on projects.
Дополнительная информация	Другая важная информация, необходимая прежде всего для построения отчетов. Более подробно об этих полях читайте ниже.
Счета и оплаты	В данном блоке заполняются Дата счета, Срок оплаты (указывается в днях) и Дата оплаты (заполняется в момент получения оплаты по выставленному счету).
Продукты	Здесь указывается количество (лицензий) и стоимость за единицу (лицензию).
Примечание	Примечание к данному проекту.

Специальные поля в карточке проекта

Родительский проект

eWay-CRM позволяет в рамках проекта создать несколько подпроектов. Это позволяет отслеживать как общие результаты сотрудничества с данной компанией, так и итоги взаимодействия в рамках отдельных проектов.

При указании родительского проекта обратите внимание на то, чтобы валюта использованная в нем соответствовала выбранной валюте текущего подпроекта. В противном случае связать эти записи будет невозможно.

Заказчик

В поле Заказчик необходимо указать компанию, для которой реализуется данный проект. Заполнение данного поля играет большое значение при построении отчетов.

Затраты на персонал

Речь идет о затратах, связанных с трудозатратами отдельных пользователей. В случае, если пользователь в записи "Учет времени" выберет конкретный проект, его трудозатраты будут учтены в затратах на реализацию данного проекта. При этом, если в настройках (подробнее Work report approved status) не выбран конкретный этап для учета записи "Учет времени" в рамках проекта, то в этом поле будут учитываться все записи "Учет времени", связанные с данным проектом. Если же в настройках проекта такой этап был указан, то в поле Затраты на персонал будут учитываться значения только тех записей "Учет времени", которые находятся на выбранном этапе.

Команда

Над проектом может работать группа выбранных сотрудников - команда. О том, как добавить команду проекта, читайте в разделе Команда.

Общую информацию о работе с записями в eWay-CRM® Вы можете найти в разделе 3.3 Карточка детальной информации.

Настройка бизнес-процесса

В верхней части карточки проекта расположена актуальная схема бизнес-процесса. Его этапы определяются выбранным типом проекта - изменение типов проекта и этапов их реализации проводится в настройках администратора.

Вы можете использовать различные типы проектов и благодаря настроенным для каждого типа процессам предоставить сотрудникам возможность в любой момент точно знать, что необходимо сделать. eWay-CRM может в процессе перевода проекта на новый этап контролировать заполнение определенных полей (например, стоимости проекта) или привязку проекта к определенным объектам системы (например, для перехода на этап "Реализация" к проекту должно быть прикреплено техническое задание) и т.д.

eWay-CRM также позволяет настроить автоматическое уведомление групп пользователей или отдельных сотрудников, поэтому финансовый директор может быть всегда в курсе того, что проект был завершен, а значит можно подписывать акт и выставлять счет на оплату.

Общую информацию о работе с бизнес-процессами в eWay-CRM Вы сможете найти в разделе Бизнес-процессы.