Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Moduly / 16. Úkoly / Přiřazení úkolu a ztráta kontroly (integrace v Microsoft Outlook modulu)

Přiřazení úkolu a ztráta kontroly (integrace v Microsoft Outlook modulu)

Důležité: Vlastní modul Úkoly eWay-CRM je přístupný v případě, že je vypnuté nastavení Povolit rozšířenou funkcionalitu úkolů.

Přiřazení úkolu je v rámci práce s MS Outlookem a delegováním zaměstnanců poměrně standardní, ale je třeba si uvědomit, že nad nimi zadavatel ztrácí kontrolu. Úkol se po jeho přiřazení stává úkolem osoby, které byl zaslán, a i když může zadavatel do úkolu nahlédnout a sám kontrolovat případné změny, pokud k nim došlo, jedná se o kontrolu, která musí být dána samotným zadavatelem. Pro základní informace o vytváření úkolu, přejděte do článku Vytvoření nového úkolu.

Microsoft Outlook neinformuje podrobněji o každé změně, která je na úkolu provedena. Zadavatel vidí aktualizovaný úkol, ale zpráva o tom, že bylo s úkolem něco provedeno, mu přijde pouze ve chvíli, kdy je úkol splněn. V případě jiných změn není zadavatel informován a musí se na změnu dotázat přímo osoby, které úkol zadával.

Pro částečnou kontrolu MS Outlook přímo obsahuje dvě funkce, které pomáhají alespoň dodatečně sledovat zadavateli, co se s úkolem děje.

Zaškrtávací pole V seznamu úkolů udržovat aktualizovanou verzi tohoto úkolu zajistí, že i zadavatel uvidí, že se úkol mění, pokud ke změně došlo. O této změně není zadavatel informován přímo, ale musí se podívat do úkolů, aby si jí případně všiml.

Zaškrtávací pole Po dokončení úkolu odeslat závěrečnou zprávu o stavu určuje, že po splnění úkolu bude zadavateli poslána informace o tom, že úkol byl splněn.

MS Outlook převádí odpovědnost za informování zadavatele o stavu na řešitele úkolu, protože ten má možnost prostřednictvím tlačítka Poslat zprávu o stavu sám informovat zadavatele o tom, k jakému pokroku v rámci řešení úkolu došlo.

Díky funkci Vyplňovat Společnost, Kontakt a Nadřazenou položku do uživatelských polí úkolu v Microsoft Outlook se může stát, že obdržíte více notifikačních e-mailů.

Delegování na více osob

Úkoly je možné delegovat na více osob, ale v souvislosti s úkoly v rámci eWay-CRM® se toto nedoporučuje. eWay-CRM® chápe delegování úkolů na více osob jako aspekt, který z logiky věci sám o sobě není vhodný. Kontrola nad takovým úkolem se plně ztrácí - jeden úkol by měl mít pouze jednu osobu, která s ním může nakládat. eWay-CRM® v případě delegování úkolů na více osob nepracuje správně.

Vhodný postup práce s přidělenými úkoly

  1. Pokud obdržíte e-mail o přidělení úkolu, je potřeba ho přijmout nebo odmítnout, ale rozhodně nemazat. Smazáním by úkol mohl zůstat ve špatném stavu. Přijmout nebo odmítnout úkol můžete přímo v okně MS Outlook při kliknutí na mail:

Anebo otevřením okna úkolu na horním panelu:

  1. Jakmile uživatel přijme nebo odmítne úkol, přijde zadavateli informace o přijetí nebo odmítnutí. Tento e-mail je potřeba otevřít. MS Outlook v tu chvíli otevře okno úkolu a zaktualizuje u zadavatele jeho stav. Z doručené pošty se tento e-mail automaticky odstraní.

Červeně je označen nový vlastník (je jím odesílatel potvrzující zprávy), ale je potřeba zprávu otevřít v okně, aby se tahle informace označila i u zadavatele. Otevřením zprávy a jejím následným zavřením se nový vlastník uvede i v úkolech zadavatele:

  1. Pokud řešitel úkol odmítne, zadavatel otevře zprávu o odmítnutí, která mu přijde. Následně klikne na tlačítko Zpět do seznamu úkolů, aby se v eWay-CRM® zaktualizoval stav o tom, kdo je řešitel (v tuto chvíli to bude opět zadavatel).

  1. Pokud v e-mailu o přehledu úkolů z eWay-CRM® chodí úkol, který je už dávno dokončený, ale v eWay-CRM® je špatný stav, je možné tento úkol označit jako dokončený například z karty projektu tak, že kliknete na úkol pravým tlačítkem a dáte Označit jako dokončené. Tuto změnu může udělat zadavatel i řešitel.

  1. V případě, že například odešel zaměstnanec a má přiřazené úkoly, je možné je také přiřadit někomu jinému, anebo hromadně ukončit. Tím zajistíte, že delegování bude stále aktivní a úkoly budou řešeny.

Případná další omezení je možné najít v článku Omezení MS Outlooku při práci s úkoly.

Výjimky z fungování přidělování úkolů a jejich delegování

Pokud je používáno Google Apps, tak nefunguje delegování úkolů, což je obecný problém komunikace mezi Google Apps a Microsoft Outlookem. Díky tomu pak není ani možné to, aby fungovalo delegování úkolů v eWay-CRM® při používání Google Apps. Více zde (odkaz je v anglickém jazyce).