Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 1. Seznámení se systémem / Jak začít pracovat s eWay-CRM®

Jak začít pracovat s eWay-CRM®

Co je eWay-CRM®

eWay-CRM® je informační systém v Microsoft Outlooku, který je navržen pro správu zákazníků a obchodních případů. Jeho hlavní výhodou je jeho úzká integrace s Microsoft Outlookem. Uživatelé pracují v jenom prostředí, které je jim známé, a díky propojení mohou odesílat poštu, ale zároveň okamžitě spravovat kontakty a projekty. eWay-CRM® navíc umí automaticky sledovat e-mailovou komunikaci a nabízí integraci s dalšími moduly MS Outlooku - s kalendářem, úkoly či kontakty.

První dojmy po spuštění

Po instalaci eWay-CRM® a prvním spuštění MS Outlooku si všimněte nových tlačítek na výchozím pásu karet v MS Outlook. Tato tlačítka slouží pro přístup k nejdůležitějším modulům systému eWay-CRM® a naleznete tam také funkci pro zakládání nových záznamů. MS Outlook dále obsahuje novou záložku, kde jsou k dispozici všechny moduly eWay-CRM® a nastavení aplikace.

 

V oznamovací oblasti MS Windows je nová ikona eWay-CRM®, která informuje o stavu synchronizace systému.

Trojúhelník v ikonce tzv. eWay Agenta mění barvy podle toho, v jaké stavu se systém nachází:

Veškeré položky jsou synchronizovány, zobrazená data jsou aktuální.

Probíhá synchronizace položek se serverem nebo připojování k serveru.

Připojení k serveru momentálně není k dispozici – jakmile dojde k obnovení připojení, automaticky proběhne synchronizace.

eWay-CRM® je momentálně v režimu offline – toto nastavení můžete zrušit, kliknete-li pravým tlačítkem na ikonku eWay Agenta a v kontextovém menu zrušíte zaškrtnutí volby Pracovat offline. Režim dovoluje pracovat s daty i bez připojení na internet či k serveru.

Funkce eWay-CRM® najdete i na dalších místech Microsoft Outlooku. Pokud dvojklikem otevřete e-mail, událost v kalendáři či úkol, ve spodní části naleznete pole Nadřazená položka. Pomocí toho pole ukládáte záznam do eWay-CRM® ke konkrétní položce, například k vašemu projektu.

Využívejte moduly eWay-CRM® podle vašich potřeb

eWay-CRM® obsahuje celou řadu modulů, mezi ty nejdůležitější patří Společnosti, Kontakty, Příležitosti a Projekty.

 

Modul Společnosti slouží pro evidenci firem - zákazníků, dodavatelů, partnerů. Najdete v něm kompletní historii obchodního vztahu s daným subjektem.

V modulu Kontakty jsou evidovány údaje o jednotlivých osobách z dané firmy.

Mezi kontakty a společnostmi samozřejmě existuje provázání tak, aby bylo snadno dohledatelné, které kontakty patří k dané firmě a naopak do jakých firem patří daný kontakt. eWay-CRM® je totiž připraven i na variantu, kdy kontakt spadá pod více firem - například se jedná o osobu, která figuruje jako majitel či jednatel ve více subjektech.

Příležitosti a Projekty slouží pro evidenci vašich zakázek. V eWay-CRM® totiž máme agendu z důvodu vyšší přehlednosti dělenou na obchodní část a na projektovou (realizační) část.

V modulu Příležitosti se eviduje zakázka v obchodní fázi - od obdržení poptávky, přes vypracovávání nabídky až po podpis objednávky či kontraktu. Do projektu je příležitost přesouvána automaticky, a to nejčastěji v momentě, kdy má obchodník podepsanou objednávku či smlouvu. Jako projekt je pak zakázka evidována skrz celou realizační fázi až po fakturaci či poprodejní servis.

eWay-CRM® snadno přijme váš přístup pro práci s moduly

Různé typy firem pracují s eWay-CRM® jinak a ne vždy jsou využívány všechny nabízené moduly.

Například právnické firmy většinou nepoužívají příležitosti, protože nemají obchodní oddělení. Právnické kanceláře evidují data o svých klientech - v modulech Společnosti a Kontakty a dále jednotlivé kauzy - v Projektech.

Obchodní firmy, které se zabývají opakovaným prodejem zboží (např. kancelářských potřeb či stavebního materiálu), také většinou nepoužívají příležitosti, ale ani projekty. Sledují si své klienty - v modulech Společnosti a Kontakty a příchozí objednávky zpracovávají přímo v ERP. Synchronizovány jsou pak faktury, aby obchodní manažer věděl, jaké zakázky již byly zaplaceny a jaké ještě na platbu čekají.

Projektově orientované firmy naproti tomu používají moduly všechny. Pro ně je klíčové vést jak databázi svých klientů ve Společnostech a Kontaktech, tak přehled poptávek.

Poptávky, či lépe řečeno obchodní případy (příležitosti), totiž u nich nejsou zpracovány okamžitě. Poptávková fáze u nich probíhá od několika dní až po několik měsíců. Je pro ně klíčové vědět, v jaké fázi se daná příležitost nachází a co se na ní děje.

Jakmile je příležitost úspěšně uzavřena - vyhraná - v projektech pak sledují samotnou realizaci či dodání produktu nebo služby. Mezi tento typ firem spadají společnosti, které se zabývají zakázkovou výrobou - např. stavební firmy, softwaroví vývojáři, dodavatelé složitých strojů nebo konzultační firmy - např. zpracovatelé žádostí o evropské dotace či byznys konzultanti.

Zaplňte eWay-CRM® svými daty co nejefektivněji

Do eWay-CRM® můžete naimportovat vaše současná data přímo z tabulek Microsoft Excelu. Tuto funkci lze využít při importu společností, kontaktů, příležitostí či zboží. Postup je vždy stejný. V následujícím návodu si ukážeme, jak naimportovat společnosti:

  1. Zjistěte, jaká data chcete importovat - název společnosti, ulici, město, telefonní číslo, anebo ještě něco?
  2. Udělejte si v eWay-CRM® pohled, který zobrazuje právě ta data, která budeme importovat. Funkce je popsaná zde.
  3. Klikněte na tlačítko Uložit šablonu a uložte si ji kamkoliv, kde ji později najdeme.

  4. Nyní si musíme připravit tabulku s daty. Cílem je pojmenovat názvy sloupců stejně, jako je to v šabloně. Můžete zkopírovat data do šablony nebo názvy sloupců do vaší tabulky - je to na vás. Na konci by však vaše tabulka měla mít jen ty sloupce, které se budou importovat. Nic víc, nic míň.
  5. Poslední krok spočívá v přetažení tabulky s daty do seznamu společností. Import se okamžitě spustí.

Vytvořit společnost a kontakt je jednoduché

Klepnutím na tlačítko Nový v sekci eWay-CRM® se vám rozbalí seznam s moduly. Vyberte Společnost. Nyní máte dvě možnosti: Buď vepíšete všechny důležité informace do příslušných kolonek ručně, nebo využijete integraci s obchodními rejstříky.

V případě první možnosti doporučujeme vyplňovat minimálně název, adresu, IČ, DIČ, telefon a e-mail. Tyto informace slouží k přesné identifikaci klienta a pomohou vám při jeho hledání. eWay-CRM® Premium si dokonce umí některé údaje i po uživatelích vynutit.

Pokud zakládáte českou firmu, můžete využít integraci s ARES. Vytváříte-li firmu z jiné země EU, lze využít integraci s evropským obchodním rejstříkem. Pouze zadejte IČ, resp. DIČ a klepněte na ikonu Ověřit online v pásu karet okna společnosti. Systém vše potřebné zjistí sám.

Po uložení záznamu se v horní části obrazovky zpřístupní tlačítko Vazba s novou položkou. Toto tlačítko nám umožní vytvořit nový kontakt přímo z karty společnosti. Kontakt lze samozřejmě založit stejně, jako jsme zakládali firmu - tedy přes tlačítko Nový v pásu karet MS Outlooku. Jestliže však využijeme cestu přes kartu společnosti, pak se kontakt ihned prováže s firmou a přenese se do něj adresa ze společnosti.

Takže klikněte na tlačítko Vazba s novou položkou a z menu vyberte Kontakt. V nově otevřeném okně vyplňte údaje - doporučujeme minimálně jméno, pozici, telefon a e-mail.

Pro více informací o modulu Společnosti či Kontakty pokračujte na specializované sekce této dokumentace.

Efektivně využijte spolupráci eWay-CRM® s MS Outlook

Máte kontakty uložené v Microsoft Outlooku a chcete je importovat do eWay-CRM®? Takového přenosu dat se vůbec nemusíte bát.

Vyberte všechny kontakty v MS Outlook či jen požadovanou část, klikněte na váš výběr pravým tlačítkem a vybrat Uložit do eWay-CRM®.

Importní funkce automaticky v eWay-CRM® vytvoří kontakty i se společnostmi. Proto je velmi důležité mít společnosti v MS Outlooku nazvané stejně. Nemělo by se vám stát, že budete mít firmu napsanou u jednoho kontaktu jako Škoda, u druhého jako Škoda Auto a u třetího Škoda Auto, a.s.

Více informací o různých způsobech synchronizace kontaktů mezi eWay-CRM® a Microsoft Outlookem lze nalézt zde.

Přišel vám e-mail od potenciálního zákazníka? Nenechte si příležitost ujít!

Dostáváte poptávky e-mailem? eWay-CRM® vám s tím ušetří hodně času. Klepněte pravým tlačítkem na e-mail a zvolte Převést do eWay-CRM > Převést na příležitost.

Systém se pokusí najít, zda je odesilatel e-mailu uložený v databázi eWay-CRM®. Pokud ano, příležitost na něj bude automaticky navázaná.

Pokud ne, informace budou zapsané v textové podobě. Odběratele či kontaktní osobu budete moci pohodlně vytvořit později.

E-mail bude samozřejmě také přiložen. najdete ho v záložce E-maily na okně příležitosti.

Funkci lze začít používat ihned. Více informací o správě příležitostí je k dispozici v naší dokumentaci.

Na své schůzky nikdy nezapomenete

Jelikož je eWay-CRM® doplněk pro Microsoft Outlook, lze využívat funkci kalendáře MS Outlooku. Pokud plánujete schůzku, pravděpodobně otevřete kalendář a budete hledat volné místo. Poté dvojklikem událost založíte.

Všimněte si prosím pole Nadřazená položka v dolní části okna. To vám pomůže navázat událost na položky eWay-CRM® - společnost, kontakt, příležitost nebo projekt. Stačí jen začít psát název.

Jakmile vyberete nadřazenou položku, eWay-CRM® automaticky doplní předmět schůzky, místo konání a důležité informace do poznámky.

Protože si synchronizujete kalendář do chytrých telefonů, budeme mít všechny potřebné informace s sebou i v terénu. Nic dalšího pro to udělat nemusíte.

Poznámky ze schůzky nikdy neztratíte

V eWay-CRM® máme dva hlavní způsoby, jak pracovat se schůzkami. V zásadě záleží jen na tom, zda můžete během jednání otevřít MS Outlook s eWay-CRM®.

Dělám si poznámky na svém PC

Pokud ano, doporučujeme založit si nový deník a vše si ihned zapisovat do poznámky. Deník si svážete se společností či projektem v závislosti na tom, kde uchováváte data. Pro vytvoření deníku můžete použít i klávesovou zkratku Win + Shift + J.

Velice vhodné je zakládat přímo na poradě i úkoly. Ty se automaticky synchronizují do MS Outlooku, takže se vám objeví i v telefonu či tabletu.

Jsem na cestách jen s mobilním telefonem nebo tabletem

Situace začíná být zajímavější v případě, že máte po ruce pouze chytrý telefon či tablet. V takovém případě se vám bude hodně líbit integrace s Microsoft Outlookem.

V telefonu si otevřete událost v kalendáři a zápis si uděláte přímo do poznámky kalendáře. Jakmile přijdete do kanceláře, označte všechny schůzky, které chcete vykázat (kalendář se vám přece synchronizuje s mobilním zařízením), klepněte na ně pravým tlačítkem a zvolte Převést do eWay-CRM® > Na deník. Systém automaticky vytvoří deník pro každou schůzku a převede data.

Dokumenty už nebudete mít oddělené od svých kontaktů a projektů

Existuje vícero cest, jak vložit do eWay-CRM® nový dokument. Nejjednodušší způsob je však prosté přetažení souboru nebo více souborů na záložku Dokumenty příslušné položky (např. projektu).

eWay-CRM® však není obyčejný doplněk pro Microsoft Outlook. Disponuje zásuvnými moduly i pro Microsoft Word a Microsoft Excel. Pokud vytvoříte dokument v MS Wordu či MS Excelu, všimněte si prosím ikony Uložit do eWay v pravé horní části aplikace. Tímto tlačítkem můžete snadno vložit dokument do vašeho oblíbeného CRM systému.

Více informací o práci s dokumenty či funkci pro verzování naleznete v dalších částech dokumentace.

Nechte e-maily rovnou ukládat do eWay-CRM® přesně tam, kam potřebujete

Sledování e-mailů může být opravdu užitečná funkce v případě, že chcete do eWay-CRM® ukládat obchodní komunikaci bez starostí. eWay-CRM® totiž umí automaticky importovat e-maily od známých adres (tedy adres, které jsou uloženy v databázi systému).

  1. Klikněte na záložku eWay-CRM® v MS Outlook, a pak na tlačítko Nastavení eWay-CRM.
  2. Pod záložkou E-maily nastavte parametry tak, jak je to uvedeno na následujícím obrázku.

Od teď budou všechny přijaté e-maily, u nichž byl odesilatel (resp. jeho e-mailová adresa) nalezen mezi kontakty či společnostmi, ukládány do eWay-CRM®. Pokud vám píše někdo, kdo v databázi není (rodina, přátelé), komunikace samozřejmě do systému nepůjde.

U odeslaného e-mailu se vám po klepnutí na tlačítko Odeslat zobrazí okno pro uložení e-mailu do eWay-CRM®.

Pokud klepnete na tlačítko Storno, e-mail se do eWay-CRM® nevloží. Jestliže klepnete na tlačítko OK, pak se uloží ke kontaktu a ke společnosti, ke které kontakt patří. Můžete však navíc vybrat i Nadřazenou položku (příležitost či projekt). V takovém případě bude zpráva svázaná i s ní. Opravdu záleží jen na tom, kde všude chcete mít data k dispozici.

Možností práce s e-maily máme v eWay-CRM® mnohem více. Podívejte se do naší dokumentace.

Pokud si nevíte rady, máme pro vás bohatou popisnou i vizuální dokumentaci

V dokumentaci pak dále najdete všechny důležité informace o instalaci eWay-CRM® spolu s popisem rozhraní a základních funkcích, poznáte funkčnost a efektivitu jednotlivých modulů, seznámíte se s tím, jak nastavit systém tak, aby vám dokonale vyhovoval, a zjistíte, že jsou zde další doplňky, které je možné využívat k ještě přínosnější práci.

Narazili jste na problém, který vám znemožňuje fungování eWay-CRM®? Zkuste se nejprve podívat do našich FAQ, jestli už problém někdo neřešil před vámi.