Prodejky (synchronizace dokladů typu prodejka)
Díky tomu, že doklady v eWay-CRM® jsou různého typu, umožňují synchronizaci i dalších položek s Pohodou. Mezi tyto položky patří prodejky, které jsou v Pohodě evidovány v agendě Sklady. Jedná se o jednosměrnou synchronizaci, směr toku dat je tedy jen z Pohody do eWay-CRM®. V praxi to znamená, že systém eWay-CRM® bude evidovat i další typ dokladů a je tak zajištěna maximální synchronizace a propojení obou systémů v souladu s jejich možnostmi.
Synchronizace probíhá na základě toho, zda jsou správně nastaveny stavy workflow pro prodejky. Při synchronizace z Pohody do eWay-CRM® dochází k automatickému přiřazení odpovídajícího typu dokladu. Díky synchronizaci stavů je pak zajištěno i to, aby nedocházelo k tomu, že prodejky nebudou vyřízeny anebo nebude jasné, v jakém stavu se nacházejí. Vždy je kontrolováno, jestli došlo ke změně dané položky a jestli je synchronizace nutná - primárně tedy dochází pouze k synchronizaci změněných položek a položek, které doposud synchronizovány nebyly, a to z důvodu nejen co nejefektivnější synchronizace, ale také co nejrychlejší.
Stavy workflow
Aby bylo možné zajistit co nejlepší synchronizaci mezi eWay-CRM® a Pohodou a bylo možné zajistit převod jednotlivých dat, která jsou důležitá pro účetnictví a pro finanční řízení, tak bylo vytvořeno pro synchronizované prodejky workflow. Jakmile přechází prodejka do určitého stavu, je možné s tímto přechodem spojit jednotlivé akce. Stavy musejí mít konkrétní jména, která jsou nastavitelná v administrační aplikaci. Výchozí stavy jsou následující:
- Draft - jedná se o prodejku, která je nově vytvořena.
- Vystaveno - prodejka byla v Pohodě vystavena a uložena a je synchronizována s eWay-CRM®. Správná synchronizace při přechodu do tohoto stavu se nastaví pomocí nastavení Jméno stavu pro vystavené prodejky.
Synchronizované hodnoty
Synchronizovány jsou prodejky z Pohody do dokladů eWay-CRM® podle tohoto systému:
| Název pole v Pohodě | Modul eWay-CRM® | Název pole v eWay-CRM® |
|---|---|---|
| Číslo prodejky | Doklad | Název |
| Datum vystavení | Doklad | Platnost od |
| Cena | Doklad | Cena s DPH |
| Zaplaceno | Doklad | Zaplaceno |
| Text | Doklad | Poznámka |
| Zakázka | Doklad | Nadřazená položka |
| Dodavatel/Odběratel | Doklad | Odběratel |
| Forma (úhrady) | Doklad | Libovolné uživatelské pole textového typu |
| Středisko (databázový název pole je sStr.IDS nebo sStr.SText) | Doklad | Libovolné uživatelské pole textového typu |
| Kód | Položky dokladu | Kód |
| Název | Položky dokladu | Název |
| Zakázka zboží | Položky dokladu | Nadřazená položka zboží |
| Text | Položky dokladu | Popis |
| Individuální slevy | Položky dokladu | Sleva |
| Sazba DPH | Položky dokladu | Sazba DPH |
| Množství | Položky dokladu | Množství |
| DPH (Kč) | Položky dokladu | DPH |
| Jedn. cena s DPH | Položky dokladu | Jednotková cena |
| Částka s DPH | Položky dokladu | Cena s DPH |
| Částka | Položky dokladu | Cena |
| Měna | Položky dokladu | Měna |
| M.j.* | Položky dokladu | Měrná jednotka |
* Měrné jednotky je vhodné mít nastavené v číselníku stejné jak pro účetní systém Pohoda, tak pro eWay-CRM® (seznam Good Unit), aby nedocházelo k případným nežádoucím změnám měrných jednotek vlivem synchronizace.
Synchronizuje se také Nadřazená položka jako zakázka v Pohodě. V tomto případě je nutné zachovat systém, který je pro synchronizaci projektů nastaven jako výchozí. Pokud si nastavíte vlastní systém vytváření projektů v Pohodě (eWay-CRM® využívá synchronizaci na základě ID), kdy označení projektu bude obsahovat například písmena, ke správné synchronizaci nadřazených položek nemůže dojít.
Pro správné zaokrouhlení polí Cena a DPH můžete použít nastavení Typ zaokrouhlování celkové ceny a DPH použitý při importu do Pohody.
Specifika manuální a automatické synchronizace prodejek
V článku Základní nastavení synchronizace je uvedeno, že v případě, že se vyberou pro synchronizaci prodejky (Sales vouchers), automaticky se synchronizují také položky na prodejce (Sales voucher items). Pro automatickou synchronizaci toto platí, ale v případě manuální synchronizace ve směru Pohoda > eWay-CRM® je nutné nejprve synchronizovat prodejky (Sales vouchers) a následně i položky prodejky (Sales voucher items), jinak by se prodejky nasynchronizovaly do eWay-CRM® jako prázdné doklady.
V případě, že máte potřebu automaticky synchronizovat pouze prodejky, je možné odškrtnout synchronizaci položek prodejky (Sales voucher items). Budou tak automaticky synchronizovány skutečně pouze prodejky, ale nikoli položky na prodejce. Samotné položky bez toho, aby byla zapnuta synchronizace prodejek, automaticky synchronizovat nelze.
Vazby a položky, které doposud nejsou s Pohodou synchronizovány
Každý doklad je automaticky přiřazen ke společnosti, která je na prodejce uvedena jako odběratel. Pokud je na prodejce v Pohodě uvedené v poli Zakázka ID projektu z eWay-CRM®, pak se doklad zobrazí i na kartě projektu.
Pokud by došlo k tomu, že je jako nadřazená položka vyplněna příležitost nebo projekt, které nejsou doposud synchronizované, automaticky se při synchronizaci vytvoří. V případě, že se v eWay-CRM® příležitost změní v projekt, nemá to na prodejku žádný vliv.
Nastavení sazeb DPH
Abyste měli vždy jistotu, že máte správně synchronizované DPH mezi Pohodou a eWay-CRM®, v nastavení eWay-CRM® máte možnost zadat sazby DPH, a to prostřednictvím těchto dvou nastavení:
V eWay-CRM® tak vždy budete mít automaticky nastaveny stejné sazby, jaké máte v Pohodě, případně jaké pro svou práci s Pohodou potřebujete.