Automatická a manuální synchronizace, filtrování položek a logování chyb

Synchronizace mezi eWay-CRM® a Pohodou je nastavitelná a může být prováděna, jak manuálně, tak automaticky, což primárně oceníte. Kromě toho si ale můžete přesně stanovit, jaké položky budou synchronizovány a jaké zůstanou pouze v eWay-CRM®, respektive pouze v programu Pohoda.

Poznámka: Synchronizace jednotlivých modulů je omezena i tím, jestli mají uživatelé na daný modul práva - viz Práva na moduly. Pokud uživatel práva nemá, není možné, aby synchronizace probíhala.

Článek obsahuje následující kapitoly:

Manuální synchronizace

Manuální synchronizace je provedena ve chvíli, kdy potřebujete z jedné strany na druhou převést určité záznamy, o kterých víte, že nejsou na druhé strany naimportovány, ale vy je tam potřebujete. Může to být spojeno například s prvním zaváděním dat, anebo ve chvíli, kdy máte do jedné z aplikací naimportované položky, u nichž z nějakého důvodu nedošlo k synchronizaci.

Pro manuální synchronizaci je pouze potřeba si vybrat záznamy, které mají být synchronizovány, tedy například společnosti a v administračním nastavení přejít do sekce Pohoda a záložku Společnosti vybrat. Zde máte uvedeny dva směry, kterými se synchronizuje:

Z Pohoda do eWay-CRM
Z eWay-CRM do Pohoda

Oba směry synchronizace mají na svém řádku tlačítko Spustit. Jakmile kliknete na toto tlačítko, manuální synchronizace daných položek bude provedena. Je tedy pouze na vás, abyste si vybrali správný směr a následně klikli na tlačítko Spustit, které manuální synchronizaci samo provede. O nic dalšího se již starat nemusíte a v dialogovém okně sledujete, co je právě synchronizováno a kolik zbývá nasynchronizovat. Synchronizovány jsou pouze položky, které doposud synchronizovány nejsou, případně obsahují změny.

Poté, co dialogové okno zmizí, jsou všechny položky, které jste chtěli synchronizovat, v aktuální verzi uloženy v obou programech.

Dialogové okno můžete také vypnout zmáčknutím tlačítka Abort, kterým přerušíte manuální synchronizaci a dojde k přenosu pouze těch dat, která byla do přerušení zpracována.

Manuální synchronizace bude vždy provedena pouze pro ten směr, který vyberete.

Automatická synchronizace

Automatická synchronizace je řešením, které využijete především proto, že nemusíte činit žádné kroky navíc. Jednoduše necháte eWay-CRM®, aby vše zajistilo za vás. Pro automatickou synchronizaci je pouze nutné zaškrtnout daný směr u dané položky:

V případě, že se synchronizuje směrem z eWay-CRM® do Pohody, synchronizace je prováděna ihned po uložení položky.

Jestliže je synchronizováno z Pohody do eWay-CRM®, probíhá tak na základě intervalu, který jste nastavili při základním nastavení synchronizace. Například každých 60 minut dojde k synchronizaci. Právě 60 minut je výchozí nastavení intervalu.

Nastavit můžete také to, zda bude interval pro synchronizaci využíván každý den anebo jen v pracovní dny.

Filtrování záznamů

eWay-CRM® a Pohoda mohou i přes synchronizaci zůstat dvěma oddělenými systémy, a to v tom smyslu, že je synchronizováno pouze to, co skutečně chcete. Nemusíte tedy synchronizovat všechna data z Pohody do eWay-CRM® a naopak. Díky možnosti filtrování si vyberete pouze ta data, která skutečně mají synchronizací procházet, a to jak na základě výchozích polí, která jsou v Pohodě nebo eWay-CRM®, tak i na základě polí, která jste si sami vytvořili.

Pro každý směr u každého modulu je vedle tlačítka spustit ještě tlačítko Filtr. Stačí na toto tlačítko kliknout a nastavit takový filtr, který potřebujete. Například synchronizovat faktury pouze od určitého data. Filtrování máte zjednodušené díky tomu, že v případě filtrování podle polí v eWay-CRM® jsou pole vždy uvedena v jazyku, v jakém máte eWay-CRM® zrovna puštěnou (výjimkou jsou uživatelská pole, která jsou vždy v jazyce, v jaké jste je zadali).

Tlačítkem Náhled pak vyvoláte přehled záznamů, které budou synchronizovány, abyste se mohli sami přesvědčit, že budou synchronizovány správné záznamy. V okně preview vidíte přehled o počtu synchronizovaných položek, které navíc můžete řadit podle jednotlivých sloupců. Filtrování se pak použije jak pro manuální synchronizaci, tak pro synchronizaci automatickou.

Pamatujte, že nastavujete filtr vždy pouze pro daný modul a vždy pouze pro jeden směr.

Jakmile je filtr nastaven, položky, které nesplňují podmínku, nebudou synchronizovány, a zároveň dojde k odmazání těch, které již synchronizovány byly. Jedná se o odmazání pouze z aplikace, do které se při daném směru importuje. Filtr vám nikdy neodmaže položky nenávratně, pouze z aplikace, kam se importuje. Pokud filtr odmažete, manuální synchronizací zase budete synchronizovat všechny položky, i ty, které byly filtrem odmazány.

Filtrování podle typu uživatelských polí

Pohoda i eWay-CRM® disponují různými typy uživatelských polí, na jejichž základě je možné položky také filtrovat. V následujících přehledech je uvedeno, podle jakých typů polí se filtruje.

Směr Pohoda > eWay-CRM®:

Numerická pole a pole pro zadání měnových částek - je možné vepsat pouze číselnou hodnotu
Pole typu Datum - je možné vybrat pouze datum
Pole typu Seznam - zadáváte vlastní hodnotu
Zaškrtávací pole - můžete vybrat pouze to, zda budou filtrovány záznamy, které jsou zaškrtnuté nebo nezaškrtnuté
Textové pole - zadáváte standardně jakýkoli řetězec

Směr eWay-CRM® > Pohoda (typy polí v eWay-CRM® s popisy najdete v článku Využití a typy uživatelských hodnot):

Zaškrtávací pole - můžete vybrat pouze to, zda budou filtrovány záznamy, které jsou zaškrtnuté nebo nezaškrtnuté
Desetinné číslo - je možné vepsat pouze číselnou hodnotu
Relace - není možné využít pro filtrování
Seznam - vybíráte hodnotu ze seznamu, který se váže k danému poli
Zaškrtávací seznam - není možné využít pro filtrování
URL - zadáváte standardně jakýkoli řetězec
Datum - je možné vybrat pouze datum
Jednořádkový text - zadáváte standardně jakýkoli řetězec
Víceřádkový text - zadáváte standardně jakýkoli řetězec

Zobrazení chyby v případě synchronizace ve směru z eWay-CRM® do účetního systému Pohoda

Dostupnost: Funkce je dostupná od verze eWay-CRM® 5.4.0.

Pokud dojde při synchronizaci ve směru z eWay-CRM® do účetního systému Pohoda k chybě, objeví se vám ve vašich Windows oznámení podobné jako níže na obrázku.

Oznámení stručně popisuje chybu a případně umožňuje další akci - například kliknutím na oznámení se objeví chybový log anebo se systém pokusí otevřít Administrační aplikaci v sekci Pohoda, aby mohlo dojít k vyřešení problému.