Kontrola duplicitních záznamů při tvorbě kontaktů a společností

Některým z vás se jistě stalo, že jste měli v adresáři dva či více záznamů týkající se jednoho kontaku. Na každý z těchto záznamů přitom může být navázán nějaký další záznam, jako například projekt, deník, dokument - a v tuto chvíli se stává evidence nepřehlednou. Při spolupráci více uživatelů na společných obchodních připadech se tato situace ovšem může stávat poměrně často a je časově náročné a někdy i mimo kompetenci jednotlivých pracovníků, aby slučovali jednotlivé záznamy v jeden kompletní a aktuální - takzvaný zlatý záznam.

Přitom jsou ale jednotné a aktuální  informace o zákaznících z hlediska CRM procesů to nejcennější, co máte. eWay-CRM® pro takové případy nabízí možnost kontrolovat jestli již nově vytvářený záznam v systému není obsažen.

Jak kontrola duplicit funguje?

Vždy, při ukládání záznamu je kontrola u společností nastavena na pole IČ, u kontaktů na pole E-mail 1 - pokud dané pole není vyplněno, nebude kontrola duplicit při ukládání záznamu provedena. Je-li dané pole vyplněno, bude při vytváření nových záznamů nebo ukládání změn na stávajících záznamech provedena kontrola. Obsah pole IČ / E-mail 1 ukládané pložky bude porovnán s hodnotami ostatních záznamů v daném modulu. V případě, že by byl záznam se stejným údajem v systému nalezen, nebude váš záznam uložen, ale systém nabídne otevření existujícího záznamu (viz. obrázek) a vy tak budete moci nahlédnout či aktualizovat stávající záznam.

Zapnutí kontroly duplicit

Aktivace, popřípadě deaktivace této funkcionality se provádí přes Administrační aplikaci eWay-CRM®, která je přístupná pouze v korporátní edici systému. Měnit toto nastavení mohou pouze uživatelé s oprávněním Administrátor a je globálně platné pro všechny uživatele eWay bez výjimky. Kontrolu duplicit lze provádět nad modulem Kontakty i nad modulem Společnosti, a to nad oběma zároveň nebo samostatně pouze nad jedním z nich. Více o tom, jak nastavení upravit, naleznete ve článcích Kontrola duplicit kontaktů na základě e-mailové adresy a Kontrola duplicit společností.