Karta - Kalendáře

Microsoft Outlook je poměrně komplexní nástroj pro řízení vašeho času, a tak by byla škoda nevyužívat všechny jeho prvky i pro eWay-CRM®. Proto můžete do eWay-CRM® synchronizovat také kalendáře, které máte ve vašem Microsoft Outlooku vytvořené anebo sdílené.

Funkce synchronizování kalendářů s eWay-CRM® umožňuje, abyste sdíleli více kalendářů, které máte spojené s jedním e-mailovým účtem v Microsoft Outlooku, anebo které jsou vytvořené pro vaše různé e-mailové účty, které máte v Microsoft Outlooku namapované. Díky této funkci tak budete mít všechny události vždy spojené s těmi položkami, k nimž patří.

Tato funkce je velmi vhodná pro takové kalendáře, které jsou sdílené napříč celou společností a vy tak k němu budeme mít vždy přístup nejen přes Microsoft Outlook, ale i rovnou v eWay-CRM® a žádná událost se vám tak neztratí.

Nastavení synchronizace kalendářů je možné najít v Nastavení eWay-CRM®, a to v záložce Kalendáře.

Popis voleb na dialogu Kalendáře

Výběr kalendáře pro synchronizaci

Nastavení slouží především k tomu, abyste si vybrali, které kalendáře chcete do eWay-CRM® synchronizovat. V seznamu se zobrazují pouze kalendáře, které nejsou podsložkou, ale jsou přímo navázány na e-mailovou adresu. Synchronizace kalendářů funguje jen pro klasické složky kalendáře z jakéhokoliv typu mailboxu s tím, že kalendář musí být na první úrovni, nikoli podsložkou.

V první řadě si můžete vybrat, který kalendář bude nastaven jako výchozí. Ten si vyberete v poli Výchozí složka. Vybraný kalendář se v seznamu pod tímto polem následně zaškrtne a přímo v seznamu jej nemůžete odebrat. V případě, že vytvoříte událost na záložce Kalendáře v eWay-CRM®, bude tato událost uložena právě do výchozího kalendáře.

Pokud chcete do eWay-CRM® synchronizovat více kalendářů, stačí v seznamu zaškrtnout jeden nebo více kalendářů, jejichž události budou automaticky ukládány do eWay-CRM®.

Ve chvíli, kdy vyberete kalendář a svou volbu potvrdíte, Microsoft Outlook se musí restartovat, aby byla změna skutečně provedena.

Automaticky kategorizovat uložené kalendáře

Okno nastavení synchronizace kalendářů vám umožňuje také zaškrtnout Automaticky kategorizovat uložené kalendáře, takže ke každé automaticky uložené události budou přiřazeny kategorie, které si určíte. Kategorie, které je možné vybrat, se nastavují stejně jako v případě výběru kategorií pro kategorizaci e-mailů.

Automaticky doplnit dodatečné informace na události z nadřazené položky

V případě, že vyberete pro událost nadřazenou položku, standardně se tato nadřazená položka vyplní do předmětu události. Pokud zaškrtnete možnost Automaticky doplnit dodatečné informace na události z nadřazené položky, vyplní se vám na základě údajů z nadřazené položky také případně Místo konání události a základní informace o nadřazené položce, které budou vloženy do textu události.

Automatická synchronizace kalendářů

Automatické synchronizování událostí do eWay-CRM® funguje tak, že při nastavené synchronizaci jsou vytvořené události, které mají přiřazenou nadřazenou položku, automaticky svázány s uživatelem, který tuto událost vytvořil.

Událost se tak vždy přenese i na záložku Kalendář u daného uživatele, který tak bude mít vždy možnost přenést si informace z Microsoft Outlook do eWay-CRM® například ve chvíli, kdy má k dispozici jen telefon a poznámky si zavede do události. Záznamy, které jsou tak vytvářeny, budou vždy svázány s jeho osobou.