Sledování delegovaných e-mailů prostřednictvím Microsoft Exchange Online

Microsoft Outlook je aplikace, která umožňuje nejen to, abyste mohli sledovat svoje vlastní e-mailové schránky a svou poštu, ale můžete sledovat i složky ostatních uživatelů, pokud vám k tomu dají souhlas. Stejně tak i vy můžete delegovat svou poštu na někoho jiného.

Vy sami nemusíte mít dokonalý přehled o svém kalendáři, který vám vede sekretářka. Stejně, jako by vám zajišťovala schůzky v kalendáři, může tak činit elektronickou formou. Zjistí, zda máte volný termín, a pokud ano, schůzku vám zadá.

Delegování e-mailové schránky, respektive určitých funkcí, které jsou s vaší schránkou spojeny, vám pak může zjednodušit vaši práci. Vzhledem k integraci eWay-CRM® je možné propojit tuto funkci a sledovat vybrané e-mailové schránky nejen v Microsoft Outlook, ale také souběžně v eWay-CRM®.

Základem pro fungování této funkce je vytvořený účet Microsoft Exchange v režimu Online.

Jednotlivé kroky, které je třeba provést, je vhodné rozdělit do dvou fází:

  1. Delegování e-mailové schránky
  2. Sledování delegované schránky prostřednictvím eWay-CRM®

Delegování e-mailové schránky (z pohledu delegující osoby)

Pro umožnění přístupu delegované osobě je třeba postupovat následujícím způsobem:

  1. V Microsoft Outlook přejděte do záložky Soubor a zde klikněte na Nastavení účtu a následně vyberte možnost Přístup delegáta.

  2. V novém okně máte seznam delegátů, který bude prázdný, pokud jste doposud nedelegovali. Pro přidání nového delegáta je třeba kliknout na tlačítko Přidat.

  3. V následujícím seznamu anebo prostřednictvím textového vyhledávání můžete vybrat uživatele nebo skupinu uživatelů, kterým chcete delegovat svůj e-mail. Pro vybrání uživatele je nejprve nutné vybrat uživatele a následně kliknout na tlačítko Přidat.

  4. Svůj výběr delegátů potvrdíte kliknutím na tlačítko OK.
  5. Objeví se okno, kde vybíráte, jaká oprávnění váš delegát bude mít. Tedy v podstatě vybíráte to, co delegátovi dovolíte, aby s vaší schránkou dělal.

  6. Potvrdíte OK a delegování máte nastaveno.

Sledování delegované schránky prostřednictvím eWay-CRM® (z pohledu delegáta)

Pro nastavení možnosti sledování delegovaných e-mailů prostřednictvím Microsoft Exchange Online, je potřeba postupovat na základě následujícího postupu:

  1. V Microsoft Outlook přejděte do záložky Soubor a zde klikněte na Nastavení účtu a následně vyberte možnost Nastavení účtu....
  2. Vyberte váš účet, který je namapovaný prostřednictvím Microsoft Exchange Online a dvakrát na něj klikněte.
  3. V novém okně vyberte možnost Další nastavení....

  4. Vyberte záložku Upřesnit a zde v sekci Poštovní schránky klikněte na tlačítko Přidat kde napíšete jméno poštovní schránky, kterou chcete sledovat. Jedná se o poštovní schránku, které jste delegátem.

  5. Potvrďte váš výběr tlačítkem OK. Takto nastavenou schránku můžete jako delegát sledovat i prostřednictvím systému eWay-CRM®.