Преобразование интереса в проект, компанию или контакт

Наконец после долгих переговоров с клиентом подписан договор и интерес необходимо преобразовать в проект, потому что из потенциального клиент становится Вашим реальным клиентом. С этого момента Вас начинает интересовать прибыльность клиента, а не затраты на его привлечение. По этой и другим причинам в eWay-CRM разделена работа с интересом и проектом. По умолчанию после подписания договора интерес преобразуется в проект (закрывается).

Завершить работу с интересом Вы можете, используя панель бизнес-процесса в верхней части карточки (названия отдельных этапов и их количество зависят от настроек Вашей eWay-CRM). Как правило, среди этапов есть сигнализирующий о неудаче и прекращении работы с интересом - по умолчанию в eWay-CRM этот этап называется Потерян. В случае же, если работа с интересом была завершена с успехом, в системе предусмотрен этап под названием Преобразован.

Однако в некоторых отраслях и видах деятельности предметом договора является реализация долгосрочного проекта, поэтому в eWay-CRM Вы можете выбрать, преобразовывать ли интерес в проект или просто создать новую компанию и контакт на основании данных интереса.

После перевода (нажатия) на этап Преобразован система предложит пользователю выбрать, во что преобразовать текущий интерес. Здесь Вы можете решить, хотите ли создать проект из интереса, а если нет - можете выбрать только создание компании и контакта. В настройках администратора Вы можете определить, что будет выводиться в данном диалоговом окне. Более подробная информация доступна в разделе Convert lead to project by default. Если обычно Вы не ведете проекты в рамках работы с клиентами, укажите в настройках по умолчанию только Компанию и Контакт.

Нажатием на кнопку Да в диалоговом окне Вы завершите преобразование интереса в записи выбранных Вами модулей. Нажатием на кнопку Нет преобразование интереса будет отменено.

Преобразование интереса в проект

Преобразование интереса в проект для большинства компаний является этапом, когда с клиентом уже согласовано коммерческое предложение и согласуется договор. Следующим этапом будет являться реализация проекта, которая, как правило, носит продолжительный характер и требует управления. В случае преобразования интереса в проект компания и контакт создаются автоматически. Если же у Вас взаимодействие с клиентом после подписания договора не носит продолжительный характер, мы рекомендуем не создавать проект, а воспользоваться преобразованием интереса в компанию и контакт.

Преобразование интереса в компанию и контакт

Этот вариант выбирают, как правило, торговые компании, у которых нет необходимости проводить сложные и длительные работы после подписания договора с клиентом. При этом важно сохранять в CRM-системе информацию о новом клиенте.

После подтверждения выбора в диалоговом окне откроется карточка проекта или компании (если Вы не создавали проект) с предзаполненными из интереса данными.

Какие данные будут перенесены?

Проект

Название проекта будет соответствовать названию интереса, который Вы преобразовали.
Значение поля Источник будет соответствовать источнику, указанному в карточке интереса.
Значение поля Цена в карточке интереса будет перенесено в поле Стоимость (план).
Примечания, указанные в карточке интереса, будут перенесены в карточку проекта.
Заказчик и Контактное лицо будут заполнены на основании информации о компании и контакте в карточке интереса. В случае, если они не были сохранены в eWay-CRM ранее, будут созданы новые записи.
В проект будут также скопированы все взаимосвязи интереса, кроме связей с записями в модулях Учет времени, Календарь и Задачи.
Пользователи с соответствующей закладки в карточке интереса будут перенесены в проекте на закладку Команда. Владелец интереса станет Руководителем проекта.
Используя настройку Add work reports from leads to the calculation of people expenses and worked hours on project, Вы можете автоматически перенести в затраты на реализацию проекта отработанные в рамках интереса часы (из модуля Учет времени). Эти расходы будут учтены в поле проекта Затраты прочие.

Компания

Название в карточке компании будет заполнено на основании поля Клиент в карточке интереса.
Телефон из карточки интереса будет скопирован в поле Моб.телефон в карточке компании.
Адрес эл.почты из интереса будет сохранен в поле Адрес эл.почты в карточке компании.
Значения полей Адрес, Индекс, Город в карточке компании будут сохранены как юридический адрес.
К компании будут также добавлены все взаимосвязи интереса, кроме связей с записями в модулях Учет времени, Календарь и Задачи.

Контакт

Полное имя в карточке контакта будет заполнено на основании значения поля Контактное лицо в карточке интереса.
Телефон из карточки интереса будет скопирован в поле Мобильный в карточке контакта.
Адрес эл.почты из интереса будет сохранен в поле Адрес эл.почты 1 в карточке контакта.
Значения полей Адрес, Индекс, Город в карточке контакта будут сохранены как рабочий адрес.
К контакту будут также добавлены все взаимосвязи интереса, кроме связей с записями в модулях Учет времени, Календарь и Задачи.

Пользовательские поля

В случае, если в карточке интереса Вы используете также собственные поля, значения которых хотите переносить в создаваемые проект, компанию или контакт после преобразования интереса, достаточно в карточке проекта/компании/контакта создать такие же поля (с тем же названием). Необязательно сохранять заглавные буквы, но названия должны быть идентичными (так, поля "Ozhidaemyj dochod" и "ozhidaemyj Dochod" считаются идентичными). В этом случае в процессе преобразования интереса значения таких полей будут перенесены автоматически.

Связи

Кроме отдельных полей, при преобразовании интереса в новую запись переносятся и взаимосвязи интереса с другими модулями eWay-CRM. Благодаря этому при создании проекта из интереса Вы не потеряете историю взаимодействия с клиентом, сохраненную в Дневнике, Документах, Электронной почте, Компаниях, Корзинах, Категориях и Пользователях (которые в рамках проекта станут его командой).

При этом в случае, если при дальнейшей работе Вы по ошибке свяжете сообщение эл. почты с интересом, который уже преобразован в проект, eWay-CRM автоматически свяжет его и с проектом.

Каковы условия для преобразования интереса?

В первую очередь, пользователь должен обладать правом на редактирование интереса. В противном случае он не сможет изменить этап работы с интересом. Также в бизнес-процессе работы с интересом должны быть определены этапы, с которых возможен переход на последний этап (например, с этапа Предложение на этап Преобразован). В этом случае, если интерес находится на этапе, с которого невозможен переход на последний этап, интерес нельзя преобразовать (попробуйте перевести интерес на следующий этап, с которого может быть разрешено преобразование; при каждом переводе на новый этап сохраняйте интерес, так как некоторые изменения могут быть доступны только после сохранения записи).

Однако наличия прав для редактирования интереса недостаточно. Пользователь также должен обладать правом для перевода интереса на соответствующий этап, то есть его роль должна быть выбрана при настройке условий перевода на данный этап. Более подробная информация о переводе с этапа на этап доступна в разделе Creating a new workflow.

Также рекомендуем в настройках администратора в секции Глобальные настройки (Global Settings) проверить значение Lead completed status name (подробное описание здесь). Эта настройка определяет не/отображение закрытых интересов в окне "Создать связь с ..." и важна для построения правильных отчетов.