Импорт записей из MS Excel

Импорт из MS Excel является очень полезным, особенно в случае, если до начала работы с eWay-CRM Вы использовали для работы с клиентами другое решение. Импорт из MS Excel может также использоваться для обновления записей, которые уже существуют в системе. Импорт в зависимости от конкретной ситуации может проводиться тремя способами.

Обратите внимание, что для проведения импорта из MS Excel пользователь должен обладать достаточным уровнем доступа для создания и изменения записей в модулях Компании, Контакты, Интересы или Продукты. Иначе импорт может быть выполнен только частично или не выполнен вовсе. Более подробная информация об уровнях доступа доступна в разделе Настройка прав к модулям.

A - Импорт существующих баз данных

В большинстве случаев при начале работы с eWay-CRM у Вас уже есть база данных в виде файла Excel. Этот файл необходимо изменить так, чтобы упростить импорт данных в eWay-CRM. Изменение, как правило, включает переименование колонок в файле в соответствии с полями в eWay-CRM. Однако порой необходимо исправить и непосредственно данные, поэтому ознакомьтесь также с пунктом Требования к исходному файлу.

  1. Правильно назовите в Excel колонки. Добавьте новую строку над списком Ваших данных и каждую колонку назовите так, как  называется поле в eWay-CRM, в которое Вы хотели бы записать данные из этой колонки (используйте поля карточки записи того модуля, в который планируете импортировать файл).
  2. Проверьте соответствие данных Требованиям к исходному файлу, не забудьте добавить правильные значения в колонку Компании в файле Контакты для безошибочного связывания компании с ее контактами.
  3. Оцените вероятность возникновения дублей, проведите действия по их предотвращению.
  4. Воспользуйтесь одним из Способов импорта.

B - Создание нового файла данных для импорта

В случае, если у Вас нет готового файла для импорта данных, Вы можете легко создать шаблон и добавить в него свои записи, которые затем импортируете в eWay-CRM.

  1. Сохраните шаблон для импорта, который будет включать только те колонки, которые Вы выбрали для основного списка в модуле Компании/Контакты/Интересы/Продукты.

    В случае, если Вы хотите, чтобы шаблон включал все колонки (поля) модуля, выберите в Пользовательских отборах вариант Все столбцы и только после этого выгружайте шаблон.
  2. Заполните шаблон своими данными
  3. Оцените вероятность возникновения дублей, проведите действия по их предотвращению.
  4. Воспользуйтесь одним из Способов импорта.

C - Обновление существующих записей

Импорт в модули Компании, Контакты, Интересы или Продукты можно также использовать для проведения групповых изменений записей. Например, в случае присвоения всех своих компаний другому пользователю (изменения пользователя) или связать их с категорией и т.д. Этот способ будет более быстрым, чем открытие каждой записи и изменений информации вручную.

  1. Экспорт данных в Excel - перейдите в основной список модуля, в котором Вы хотите обновить записи (Компании, Контакты, Интересы или Продукты). Кликните правой кнопкой мыши на пустой области списка и выберите вариант Экспортировать список, а затем Записи в Microsoft Excel. Файл будет включать только те колонки, которые Вы выбрали для основного списка в модуле Компании/Контакты/Интересы/Продукты.

    В случае, если Вы хотите, чтобы шаблон включал все колонки (поля) модуля, выберите в Пользовательских отборах вариант Все столбцы и только после этого выгружайте шаблон.

    В случае применения фильтра необходимо его отключить, чтобы могли быть экспортированы все записи модуля.
  2. Обновите значения в файле в соответствии с необходимостью.
  3. Воспользуйтесь одним из Способов импорта.

Способы импорта

В случае, если Ваш файл удовлетворяет Требованиям, можно перейти к импорту данных в eWay-CRM. Вы можете выбрать один из следующих способов.

Просто перетащите файл с данными в список Компаний, Контактов, Интересов или Продуктов (в засимости от того, какие данные он содержит).

Выберите в контекстном меню MS Excel вариант Импортировать из Excel, кликнув правой кнопкой мыши в основном списке модулей Компании, Контакты, Интересы или Продукты.

Используйте меню Импорт в панели инструментов MS Outlook. Вариант Импортировать из Excel также доступен в меню eWay-CRM (для версии 2010 и выше).

Требования к исходному файлу, остальные настройки

Названия колонок

Названия колонок всегда идут первой строчкой в файле и зависят от выбранных настроек языка (если Вы используете русский язык для интерфейса, названия колонок должны быть на русском языке). В случае, если системе не удастся сопоставить колонки в файле полям в модуле, пользователь увидит соответствующее уведомление.

Значения справочников

Система не позволяет импортировать записи, которые содержат значения, отсутствующие в соответствующем справочнике. Например, в случае, если поле Важность у контакта включает варианты Низкая, Нормальная и Высокая, а в колонке Важность в файле будет использовано любое другое значение (ВИП), импорт данного контакта не будет проведен. Информация об этом отобразится после импортирования файла.

Импорт связанных компаний и контактов

Для того, чтобы Вы по-максимуму использовали возможности импорта данных в eWay-CRM, импортируйте сначала компании, а только потом контакты. В случае, если в файле Контакты будет добавлена и заполнена колонка Компании, импортированные контакты будут автоматически связаны с этими компаниями. В случае, если Вы хотите связать контакт с несколькими компаниями, используйте запятую для их разделения.

Категоризация импортированных записей

Категории являются единственным исключением при загрузке новых значений справочника в eWay-CRM. В колонке Категория Вы можете указать любые нужные Вам значения. В случае, если категория еще не существует, она будет создана в процессе импорта данных. Для присвоения записи нескольких категорий используйте перечисление через запятую.

Дубли в исходном файле

Возможна ситуация, когда в Вашем файле находятся дубли. Так как единообразие записей - самое ценное в CRM-системе, рекомендуем активировать параметры  Check for duplicate companies before upload и Check for duplicate contacts before upload в секции Global settings в административных настройках.

Импорт этапов (в рамках импорта интересов)

В связи с тем, что этапы бизнес-процесса имеют в eWay-CRM особое значение, а также в связи с тем, что с ними связано выполнение определенных действий в системе, в случае наличия в файле MS Excel колонки Этапы система в процессе импорта уточнит, хотите ли Вы импортировать эту колонку и подтвердить действия. Выбор Да приведет к импорту этапов и подтверждению действий. Выбрав Нет, Вы отмените импорт этапов - этот вариант рекомендуется использовать в случае, если Вы проводили изменения для большого списка актуальных интересов и не хотите по ошибке изменить этапы работы с ними.