Категоризация почты

 

Категоризация позволяет легко определить, сохранено ли email-сообщение в eWay-CRM или еще нет, а цветовая подсветка – понять, какая категориия была ему присвоена. Это помогает значительно повысить наглядность при работе с сообщениями эл.почты в папке Входящие, включая как автоматически, так и вручную сохраняемые в eWay-CRM email-ы.

При использовании версии eWay-CRM Premium категоризация почты может проходить в автоматическом режиме и в соответствии с заданными настройками.

Выбор категории из списка

Сначала необходимо настроить категории, которые будут присваиваться email-сообщениям. Вы можете создать такие категории, которые удобны именно Вам: по территории продаж, по отделения, по продуктам и т.д., для этих же целей можно использовать группы пользователей (роли).

Для выбора группы, которую Вы хотели бы использовать при категоризации почты, перейдите в административные настройки (в случае, если у Вас есть соответсвующий уровень доступа) и в секции Groups либо создайте новую категорию, либо выберите из уже существующих ту, которую хотите использовать для категоризации почты. Откройте карточку группы двойным кликом по ней и поставьте галочку у поля Used for Categorization in Outlook. Это позволит использовать данную группу (категорию) в списке категорий при классификации сообщений эл.почты MS Outlook. Таким образом можно обозначить любую группу – зависит только от Вас, используете ли Вы ее в качестве роли (вариант Is role) или в качестве категории (вариант Is category). Более подробная информация о карточке группы и отдельных настройках доступна в статье Карточка группы.

Автоматическая категоризация

Эта функция используется для автоматизации повторяющихся действий – каждый раз при сохранении входящей почты в систему сообщению будет автоматически присвоена заранее определенная категория. Автоматически присвоенные категории у отдельных сообщений эл.почты, конечно, можно затем изменять, удалять и добавлять.

Для того, чтобы активировать автоматическую категоризацию сообщений эл.почты, поставьте галочку Автоматически классифицировать на закладке Электронная почта в Настройках eWay-CRM. После этого Вы можете выбрать категории, которые хотите использовать для категоризации почты. В списке доступны категории, которые Вы создали. Следующим этапом будет сохранение самих email-сообщений.

Возможности автоматической категоризации почты уместно использовать совместно с другими функциями автоматического сохранения сообщений эл. почты, их описание доступно в разделе Автоматическое сохранение сообщений эл.почты в eWay-CRM.

Какой бы способ сохранения сообщений эл.почты в eWay-CRM Вы ни выбрали, каждый входящий email, сохраненный под Вашей учетной записью, будет связан с выбранными категориями.

Категорию можно присваивать и исходящим сообщениям в момент их отправки, но для этого необходимо включить сохранение почты (подробнее).

Категоризация вручную

В случае, если Вы не используете автоматическую категоризацию почты или в ее рамках какому-то сообщению не была присвоена категория (например, когда сообщение не было сохранено в систему из-за настроек синхронизации почты), Вы можете присвоить ее вручную. Просто откройте сообщение в MS Outlook и в нижней части окна выберите нужную категорию.

Подсвечивание сохраненных сообщений эл.почты

Категории, созданные в Вашем MS Outlook одним из описанных выше способов, по умолчанию не выделяются цветом (имеют белый цвет). Для максимального использования функции категоризации почты рекомендуем присвоить им цвета. Это позволит легко определить, какие сообщения уже сохранены в eWay-CRM, а какие еще нет. Присвоить цвет категории или изменить его можно следующим образом:

  1. В папке Входящие кликнете правой кнопкой мыши на одно из сообщений с присвоенной категорией и выберите в контекстном меню вариант Выбрать категорию, а затем пункт Все категории. В окне сообщения эл.почты (для версий MS Outlook 2010 и выше) этот вариант доступен в секции Теги на закладке Сообщение.
  2. В открывшемся окне со списком категорий будут видны и категории импортированные из MS Outlook – они будут обозначены белым цветом и примечанием "нет в главном списке". Выберите одну из этих категорий и нажмите кнопку Создать.
  3. В открывшемся диалоговом окне Добавить новую категорию ее название уже будет предзаполнено, Вам необходимо только выбрать подходящий цвет. Обратите внимание, что лучше всего использовать цвета, которые еще не присвоены другим категориям в MS Outlook. Подвердите сделанный выбор нажатием на кнопку ОК.
  4. Повторите шаги 2 и 3 для остальных категорий eWay-CRM.
  5. После возвращения в папку Входящие eWay-CRM email-сообщения будут подсвечены соответствующим присвоенной им категории цветом.