Rozesílání hromadných e-mailů

Potřebujete se stejným e-mailem oslovit více dodavatelů? Chcete rozeslat vánoční přání svým obchodním partnerům? Jste zvyklí "lovit" e-mailové adresy z desítek zdrojů a zdá se vám to neefektivní? eWay vám nabízí nástroj hromadného mailingu právě pro takovéto situace. Stačí pokud si evidujete své kontakty v modulech Kontakty a Společnosti.

Tato funkcionalita je společná jak pro modul Společnosti a Kontakty, tak pro modul Příležitosti. Vzhledem k tomu, že je ovládání ve všech těchto modulech naprosto totožné, ukážeme si jak funkcionalita funguje jen na příkladu Kontaktů.

Po zobrazení hlavního seznamu v modulu Kontakty (Příležitosti/Společnosti) můžete samozřejmě využít filtrů a uživatelských pohledů tak, jak jste zvyklí, abyste dosáhli zobrazení požadovaných záznamů. Můžete si tak například přes kategorie vyfiltrovat jen své odběratele a teprve tyto kontakty oslovit s nabídkou.

Pro odeslání e-mailu vybraným kontaktům (nebo kontaktním osobám ve Společnostech a Příležitostech) pokračujte následovně:

Označte požadované Kontakty (Společnosti či Příležitosti) - samozřejmě můžete využít klávesových zkratek jako Ctrl+A, Shift či Ctrl a myš apod.
Klikněte pravým tlačítkem na některý z označených záznamů a v kontextovém menu vyberte možnost Poslat e-mail.

Otevře se Vám okno nového e-mailu s předvyplněným řádkem Komu, kde budou veškeré e-maily z vybraných kontaktů oddělené středníky
Za předpokladu, že nechcete, aby adresáti viděli své e-mailové adresy, doporučujeme postupovat dále pro zaslání skryté kopie

V okně e-mailu klikněte na tlačítko Kopie hned pod polem Komu.

Rozevře se dialogové okno, kde vyjměte adresáty z pole Komu a vložte jej do pole Skrytá kopie.

Potvrďte OK a e-mail můžete odeslat.
Poznámka: V případě, že máte nastaveno sledování odchozích e-mailů, ke kontaktům, které jsou uvedeny jako skryté kopie, nebude e-mail přiřazen.

Pravidla pro výběr e-mailových adres

Do řádku Komu... budou vepsány e-mailové adresy podle následujících pravidel:

Modul Kontakty: Pokud je u označeného kontaktu vyplněná e-mailová adresa, bude automaticky přidána mezi seznam adresátů. Je však nutné podotknout, že toto pravidlo platí pouze pro pole E-mail 1, pokud toto pole nebude vyplněno, e-mail kontaktu nebude odeslán.

Modul Společnosti: Jestliže jste se rozhodli rozesílat e-maily tak, aby byl do každé společnosti doručen právě jednou, pak zvolte odeslání e-mailu z modulu Společnosti. E-mail bude odeslán na adresu vyplněnou v poli E-mail, pokud pole nebude vyplněno, e-mail pro tuto společnost nebude odeslán i přesto, že byla v seznamu vybrána.

Modul Příležitosti: Protože v Příležitostech se evidují veškeré detailní údaje pouze v textové podobě (na rozdíl od projektů) a kontaktní osoba a společnost se vytvářejí až ve chvíli převodu příležitosti na projekt, může být spousta kontaktních údajů uložena jen v modulu Příležitosti. Pokud byste chtěli oslovit své potencionální klienty novější nabídkou, jistě oceníte možnost zaslání hromadného e-mailu i zde. Jako adresát pro e-mail se zde vybírá hodnota uvedená v poli Kontaktní e-mail.

Tipy

E-mailové adresy nevkládejte do pole na kartě Kontaktu (Společnosti či Příležitosti) pomocí možnosti vložit, ale vepisujte je nejlépe ručně. Pokud se adresu přesto rozhodnete vložit do pole pomocí schránky, ujistěte se prosím, že máte vybrán pouze text e-mailové adresy a ne žádné další znaky (Enter, mezery). Předejdete tak možnosti, že e-mail nebude doručen.
Pokud chcete, aby se odeslané e-maily automaticky navázaly na kontakty, kterým jste je rozeslali, doporučujeme aktivovat si automatické sledování e-mailů v nastavení. Více o možnostech automatického sledování e-mailů naleznete ve článku Nastavení - E-maily
Jestliže odesíláte jeden e-mail většímu počtu adresátů, může se stát, že bude na serverech označen jako spam. Máte-li s tímto neblahé zkušenosti, doporučujeme rozdělit seznam adresátů například po 5-10 kontaktech.