Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Moduly / 6. Kalendář / Vytvoření nové události

Vytvoření nové události

Událost, která se zobrazí v kalendáři, je možné vytvořit dvěma způsoby:

  • přidáním nové události z eWay-CRM®
  • přidáním klasicky z Microsoft Outlook

Přidání nové události z eWay-CRM®

Přidat událost do eWay-CRM® můžete provést z karty projektu, karty společnosti či karty kontaktu - daný záznam pak bude nadřazenou položkou nově přidané události.

Událost do eWay-CRM® z karty projektu, společnosti či kontaktu přidáte pomocí tlačítka Vytvořit a následnou volbou Kalendář.

Zobrazí se okno nové události aplikace Microsoft Outlook. V tomto okně můžete vyplnit všechna pole kromě pole nadřazené položky. V poli Nadřazená položka je již automaticky předvyplněn název projektu, společnosti, nebo kontaktu, z jehož karty nový úkol přidáváte, a tuto hodnotu nemůžete ručně změnit.

Chcete-li k události pozvat další uživatele, klikněte na tlačítko Pozvat účastníky v horní části okna události. Do pole Komu... vepište e-mailové adresy uživatelů, které chcete na událost pozvat.

Po vyplnění všech údajů událost uložte kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít v levé horní části okna události, v případě pozvání účastníku pozvánky odešlete kliknutím na tlačítko Odeslat.

Uloženou událost najdete v eWay-CRM® na záložce Kalendář, která se nachází na kartě projektu, společnosti či kontaktu, odkud jste úkol vytvořili.

Přidání nové události z Microsoft Outlook

V aplikaci Microsoft Outlook přejděte do modulu kalendáře a kliknutím na ikonku pro vytvoření nové události nebo poklepáním na požadované místo v kalendáři otevřete okno pro přidání události.

V okně události vyplňte všechna potřebná pole. Chcete-li uložit událost do eWay-CRM®, musíte zvolit její nadřazenou položku. Nadřazenou položkou může být buď existující projekt, společnost nebo kontakt.

Komu...

V případě, že je vybrána možnost Pozvat účastníky, uvádí se zde e-mailové adresy těch, kteří mají být na události přítomni.

Předmět

Uvedení předmětu události. V případě vybrání nadřazené položky se do pole předvyplňuje jméno nadřazené položky ve tvaru "Nadřazená položka:". Pokud je dvojtečka v názvu vašeho předmětu již obsažena, nadřazená položka se již nepřidává, aby nedocházelo ke zbytečnému řetězení názvu v případě změn nadřazených položek.

Upozornění: Pokud máte MS Office 2007 a starší, v případě, že nejprve vypíšete Předmět a následně vyberete Nadřazenou položku, může to mít za následek přemazání vámi napsaného předmětu. Bohužel ve starších verzích balíku MS Office není možné tuto skutečnost změnit.

Místo konání

Upřesnění toho, kde se má událost konat.

Čas zahájení a konec Upřesnění toho, kdy se má událost konat.
Nadřazená položka Výběr nadřazené položky v systému eWay-CRM®, ke které má být událost přiřazena.

Chcete-li k události přizvat další uživatele, klikněte na tlačítko Pozvat účastníky v horní části okna události. Do pole Komu... vepište e-mailové adresy uživatelů, které chcete k události pozvat.

Po vyplnění všech údajů a vybrání nadřazené položky událost uložte kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít v levé horní části okna události. V případě, že jste k události pozvali další účastníky, odešlete pozvánky kliknutím na tlačítko Odeslat.

Uloženou událost v eWay-CRM® najdete na kartě jeho nadřazené položky na záložce Kalendář.

Automatické vkládání důležitých údajů k události

Také jste zvyklí mít svůj kalendář neustále u sebe ve svém mobilním telefonu? Připomíná jednotlivých aktivit je důležité, ale díky speciální funkci eWay-CRM můžete mít po ruce nejen připomínku toho, kdy se daná událost koná, ale také nejdůležitější informace, které jsou s událostí spojené.

Jakmile vyberete nadřazenou položku události, vyplní se automaticky některé informace - do pole Místo konání se vloží adresa, která je s nadřazenou položkou spojena a do textového pole události se vkládají důležité textové poznámky, které jsou s nadřazenou položkou spojeny. Vkládané poznámky se liší podle typu nadřazená položka, jak prezentuje následující soupis:

  • Kontakt - je-li nadřazenou položkou kontakt, vkládají se jako poznámka všechny nesystémové deníky
  • Společnost - pokud je nadřazenou položkou události společnost, vkládají se jako poznámka všechny nesystémové deníky
  • Projekt - vyberete-li jako nadřazenou položku projekt, vkládají se jako poznámka všechny nesystémové deníky
  • Příležitost - pokud je jako nadřazená položka vybrána příležitost, vkládají se do poznámky všechny kontakty, i pouze ty textově zadané, které jsou s příležitostí spojeny, ale také všechny nesystémové deníky

Díky této jednoduché funkci tak budete na své schůzky chodit vždy připraveni a potřebné údaje budete mít vždy u sebe, aniž byste je museli sami komplikovaně vyhledávat a vybírat. Údaje se pak jednoduše zobrazí v kartě události, podobně jako na následujícím obrázku: