Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / eWay-CRM® Outlook / Moduly / 4. Dokumenty / Verzování dokumentů

Verzování dokumentů

Od verze 3.2.321 je možné v systému eWay-CRM® uchovávat různé verze jednoho dokumentu a lze tak sledovat změny v dokumentech a vracet se k původním dokumentům.

Nastavení a aktivace funkcionality

Po přihlášení se do administračního rozhraní je v sekci Obecná nastavení položka Globální nastavení, ve které se nachází kategorie dokumenty a v rámci ní nastavení s názvem Povolit verzování dokumentů (viz obrázek níže). Pro podrobnosti o této funkcionalitě, přejděte do článku Povolit verzování dokumentů.

Karta dokumentů a okno Historie revizí

Poté, co je funkce sledování verzí zapnuta, je na kartě dokumentů v pásu karet zpřístupněno nové tlačítko Zobrazit revize (viz obrázek níže). Kliknutím na toto tlačítko je zobrazeno okno Historie revizí (viz níže), ve kterém je možné sledovat revize daného dokumentu. V tomto okně jsou ve formě seznamu zobrazeny všechny revize dokumentu, které byly vytvořeny v případě, že byla funkcionalita verzování dokumentů aktivní (viz výše). U každé revize je sledován její název, číslo, jméno osoby, která tuto revizi vytvořila, a datum a čas, kdy byla revize provedena.

Vytváření nových revizí

Pokud je funkcionalita sledování revizí dokumentů zapnuta, jsou nové revize vytvářeny automaticky pokaždé, když uživatel nahraje nový dokument přes kartu dokumentu (kliknutím na tlačítko Název a výběrem dokumentu), nebo změní jméno dokumentu a změny uloží. Další způsob, kterým lze vytvořit novou revizi dokumentu, je ten, že uživatel označí starší, již existující revizi dokumentu, jako aktuální. V takovém případě bude z této staré verze vytvořena její identická kopie, která bude zařazena jako aktuální verze. Při každém vytvoření nové revize dokumentu je kopie tohoto dokumentu automaticky přístupná v offline režimu (je-li aktivována funkce Uchovávat kopii offline).

Pokud je v systému dokument založen a uživatel chce nahrát jeho novou verzi přes kartu dokumentu, kliknutím na tlačítko Název, může vždy vybírat pouze soubory se stejnou příponou. Soubory různých přípon mezi sebou nahrazovat nelze.

Práce s revizemi

V okně Historie revizí jsou zobrazeny záznamy revizí, se kterými lze provádět různé operace. Každou revizi dokumentu lze samostatně otevřít, záznamy lze řadit a slučovat dle polí zobrazených v záhlaví okna, záznamy lze mazat a každou starší revizi je také možné označit jako aktuální.

Revizi lze otevřít dvojklikem na konkrétní záznam v okně. Na záznam lze také kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat volbu Otevřít.

Revizi lze smazat kliknutím pravým tlačítkem na záznam a vybráním volby Odstranit, nebo vybráním určitého záznamu a stiskem klávesy Delete na vaší klávesnici. Aktuální revizi není možné smazat.

Záznam v okně lze řadit sestupně i vzestupně podle všech čtyř zobrazených sloupců v okně. Záznamy lze dále filtrovat kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví sloupců a vybráním volby Editor filtru. Podle zobrazených sloupců lze záznamy také seskupovat.

Každou verzi zanesenou v systému lze označit za aktuální. Aktuální verze má v kontextovém menu, které lze vyvolat kliknutím pravým tlačítkem na záznam, zaškrtnutou položku Aktivní. U aktuální verze tuto položku nelze odškrtnout. Výběrem této položky u jiného záznamu, je z tohoto záznamu vytvořena nová verze dokumentu.

Práce s dokumenty v offline módu

Pokud uživatel pracuje s eWay-CRM® v offline módu, může nahrávat nové verze dokumentu. Dokument lze přejmenovat pouze v případě, pokud je dokument uložen na lokálním disku uživatele a lze jej v offline režimu otevřít.

Nehledě na počet změn provedených v rámci dokumentu v offline režimu, po přepnutí do online módu bude na serveru vytvořena vždy pouze jedna revize, a to právě až poté, co uživatel přejde z offline do online režimu a dokumenty se sesynchronizují. Pokud je tedy uživatel v offline módu a přes kartu dokumentu nahraje do systému eWay-CRM® nový dokument a změny uloží, tyto změny budou uchovány pouze lokálně na uživatelově počítači. Revize dokumentu bude promítnuta ostatním uživatelům eWay-CRM® až po synchronizaci dokumentů (po přechodu do online módu) a bude vztažena k té poslední úpravě, kterou uživatel v offline režimu na dokumentu provedl, ať už byl počet jím provedených úprav jakýkoliv.

Ačkoliv lze v offline režimu provádět změny na dokumentech, nelze provádět změny na jejich revizích. V offline režimu tedy nelze označit dřívější revize jako aktuální, revize nelze ani mazat a ani otevírat.