Email-рассылка

В случае, если Вам необходимо отправить одно сообщение эл.почты нескольким адресатам или, например, Вы хотите поздравить с новым годом своих партнеров и клиентов, используйте инструменты eWay-CRM для проведения рассылки. Достаточно хранить контактную информацию адресатов в модулях Контакты и Компании.

Рассылки доступны в модулях Контакты, Компании и Интересы и везде работают одинаково, поэтому для простоты все подробности мы рассмотрим на примере модуля Контакты.

В списке контактов (компаний/интересов) Вы можете воспользоваться фильтрами, чтобы отобрать именно те контакты, для которых хотите провести рассылку. Например, используя категории, Вы можете выбрать только клиентов и разослать им новое предложение.

Для отправки email-сообщения выбранным контактам (или контактным лицам в интересах/компаниях) следуйте инструкции:

Выберите в списке нужные Вам контакты (компании/интересы) - Вы можете использовать привычные клавиатурные сокращения, вроде Ctrl+A, Shift или Ctrl и мышь и т.п.
Нажмите правой кнопкой мыши на один из выбранных контактов и в контекстном меню выберите Отправить email.
Откроется окно нового сообщения MS Outlook с предзаполненным полем Кому..., в котором все адреса выбранных контактов будут отделены точкой с запятой.
Для того, чтобы избежать ситуации, когда адресаты видят адреса эл.почты всех получателей, рекомендуем использовать для отправки скрытую копию:

В окне сообщения нажмите на кнопку Копия... (под полем Кому...)
В открывшемся диалоговом окне выделите все адреса в поле Кому..., нажмите Ctrl+X (вырезать в контекстном меню по нажатию правой кнопки мыши) и вставьте их в поле Скрытая копия...
Подтвердите действия нажатием на кнопку OK и можете отправлять сообщение.

Правила выбора адресов эл.почты

В поле Кому... будут внесены адреса в соответствие со следующими правилами:

Модуль Контакты: в случае, если в карточке контакта заполнено поле Адрес эл.почты, будет использован этот адрес. Однако это правило касается только поля Адрес эл.почты 1, если оно у контакта не заполено, сообщение данному контакту не будет отправлено.

Модуль Компании: в случае, если Вы решили провести рассылку так, чтобы каждая компания получила только одно сообщение, лучше использовать модуль Компании. Сообщение будет отправлено на адрес эл.почты, указанный в карточке компании. Однако, если данное поле не заполнено, сообщение не будет отправлено.

Модуль Интересы: в связи с тем, что в модуле Интересы контактная информация сохраняется только в виде текста (в отличие от проектов, например) и контакт и компания создаются только в момент преобразования интереса в проект, большой объем контактной информации хранится только в данном модуле. Поэтому использование функциональности проведения рассылок средставами eWay-CRM окажется особенно полезным в случае, если Вы хотите разослать своим потенциальным клиентам специальное предложение. В поле Кому... в данном случае будут скопированы данные из Адреса эл.почты.

Хитрости

Не добавляйте адреса эл.почты в карточку контакта (компании или интереса) через вложение, лучше всего набирать их вручную. При использовании буфера обмена проконтролируйте отсутствие в адресе посторонних знаков (пробела, enter). Это позволит избежать ошибок при доставке сообщений.
Если Вы хотите, чтобы отправленные сообщения эл.почты автоматически связывались с контактами, которым Вы их отправили, рекомендуем включить автоматическое сохранение эл.почты в настройках. Подробнее об этой возможности читайте в разделе Закладка - Электронная почта.
В случае отправки одного сообщения большому числу адресатов почтовый сервер может идентифицировать его как спам. Чтобы избежать этой ситуации, мы рекомендуем отправлять сообщение 5-10 получателям за один раз.