Управление версиями документов

В административном приложении в разделе General settings Вы можете найти пункт Global settings, в котором в категории Documents находится настройка Enable version control (см. рисунок ниже). Для получения подробной информации об этих настройках , изучите статью Enable version control.

В том случае, если функция отслеживания редакций включена, в карточке документа на панели инструментов станет доступна новая кнопка Отобразить редакцию (см. рисунок ниже). Щелчком мыши по этой кнопке Вы откроете окно "История редакций" (см. ниже), в котором Вы можете отследить изменения данного документа. В этом окне в виде списка отображены все изменения документа, которые были внесены за то время, пока возможность управления версиями документов была включена (см. выше). Для каждого изменения сохранено название, номер, имя пользователя, внесшего изменения, дата и время внесенных изменений.

В случае, если функция отслеживания редакций включена, новые редакции документов создаются автоматически каждый раз, когда пользователь сохраняет новый документ с помощью карточки документа (щелчком мыши на кнопку Название и последующим выбором документа) или изменяет имя документа и сохраняет его.

Следующий способ создания новой редакции документа - обозначение уже существующей версии документа в качестве актуальной. В таком случае будет создана точная копия старой версии, которая будет считаться актуальной. При каждом создании новой версии документа его копия автоматически становится доступна в режиме оффлайн (если активирована функция "Сохранить копию оффлайн").

В случае, если файл уже сохранен в системе и пользователь хочет обновить его версию с помощью карточки документа, щелкнув на кнопку Название, то необходимо помнить, что выбирать можно только файлы с тем же расширением. Файлы с разными расширениями взаимозаменять нельзя.

В окне "История редакций" отображены записи редакций, с которыми можно совершать различные операции. Каждую версию документа можно открыть в самостоятельном окне, записи можно сортировать и объединять согласно полям в верхней части окна, также их можно удалять, а любую предыдущую редакцию можно обозначить как актуальную.

Редакцию можно открыть двойным щелчком мыши на нужную запись в окне. Также можно щелкнуть по записи правой кнопкой мыши и выбрать вариант Открыть.

Удалить редакцию можно щелчком правой кнопкой мыши на запись и выбором варианта Удалить или выбором конкретной записи и нажатием клавиши Delete на Вашей клавиатуре. Актуальную редакцию документа удалить нельзя.

Записи в окне можно сортировать по возрастающей и убывающей на основании всех четырех столбцов. Далее записи можно фильтровать щелчком правой кнопки мыши по заголовкам столбцов и с использованием Конструктора фильтра. Записи также можно группировать на основании отображенных столбцов.

Каждую редакцию, сохраненную в системе, можно обозначить как актуальную. Актуальная версия имеет в контекстном меню, отображающемся щелчком правой кнопкой мыши по записи, выделенный пункт "Активно". У актуальной версии снять выделение этого пункта нельзя. При выборе этого пункта у другой записи будет создана новая версия этого документа.

Пользователь может сохранять новые версии документов и в процессе работы с eWay-CRM в режиме оффлайн. Документ можно переименовывать лишь в случае, если он сохранен на локальном диске пользователя и его можно открыть в автономном режиме.

Несмотря на количество внесенных в документе в режиме оффлайн изменений, при переключении в режим онлайн на сервере всегда будет создана лишь одна версия и лишь после того, как пользователь перейдет из режима оффлайн в онлайн и документы синхронизируются. В случае, если пользователь в режиме оффлайн с помощью карточки документа сохранит новый файл в eWay-CRM и сохранит изменения, такие изменения будут доступны только локально на компьютере пользователя. Версия документа будет показана остальным пользователям eWay-CRM только после синхронизации документов (при переходе в режим онлайн) и будет относиться к самому последнему изменению документа в режиме оффлайн вне зависимости от количества проведенных изменений.

Несмотря на то, что в режиме оффлайн можно вносить изменения в документы, в этом режиме нельзя вносить изменения в их версии. В режиме оффлайн также нельзя отметить ранее созданные версии как актуальные, нельзя их открывать и удалять.