Интеграция eWay-CRM с модулем Почта в MS Outlook
В eWay-CRM существует собственный модуль для работы с сообщениями электронной почты и он отличается от модуля Почта приложения MS Outlook. Однако Вы можете сохранять сообщения MS Outlook в CRM-систему. Благодаря этому информация о переписке будет доступна даже в случае, если пользователь удалит email из своего почтового аккаунта. При этом Вы можете сохранять сообщения электронной почты по одному или настроить правила для их автоматического сохранения в eWay-CRM.
Используя встроенные в eWay-CRM инструменты, Вы также можете сохранять в систему вложения email-сообщений (подробнее в разделе Сохранение вложений эл.почты в eWay-CRM) и создавать интерес одним нажатием мыши (подробнее в разделе Создание нового интереса из email).
Сохранение сообщений эл.почты в eWay-CRM вручную
При ручном сохранении сообщений эл.почты необходимо импортировать в eWay-CRM каждое сообщение отдельно. Эта функция будет полезна для тех, кто хочет иметь полный контроль над тем, какие сообщения сохраняются в CRM-систему, или в случае необходимости сохранить в eWay-CRM email, не подпадающий под какое-либо правило автоматического отслеживания. Однако этот вариант более затратен с точки зрения временных ресурсов (в сравнении с автоматическим отслеживанием), а также не исключает, что пользователь забудет сохранить в систему важное письмо.
В случае, если Вы все-таки решите сохранять сообщенияй эл.почты в eWay-CRM вручную, существует три способа сделать это.
1) Сохранение в eWay-CRM из окна email-сообщения
В случае, если у Вас открыто сообщение, которое Вы бы хотели сохранить в eWay-CRM, нажмите на кнопку Сохранить в eWay-CRM в верхней части окна справа или выберите Основание в нижней части окна (использовать оба способа одновременно не рекомендуется, см.ниже).
После нажатия на кнопку Сохранить в eWay-CRM сообщение будет сохранено в модуль Электронная почта и связано с пользователем, который его сохранил. В случае, если в eWay-CRM есть контакт или компания с адресом эл.почты, идентичным адресу получателя или отправителя, сообщение также будет автоматически связано с ними.
Для того, чтобы связать сообщение с проектом, Вы можете выбрать его в качестве основания в нижней части окна. Кнопка Сохранить в eWay-CRM в этом случае будет нажата автоматически после выбора основания, это нажатие сигнализирует пользователю о том, что сообщение сохранено в eWay-CRM и нет необходимости нажимать кнопку еще раз.
Здесь же, в нижней части окна, Вы можете указать категорию, к которой будет отнесено данное сообщение эл.почты. Более подробная информация о категориях доступна в разделе Категоризация почты.
Основание и категорию Вы можете изменить в любой момент, просто выбрав другую запись.
В случае, если Вы хотите отобразить карточку с подробной информацией о записи, выбранной в качестве основания, нажмите кнопку '...'.
В случае, если Вы хотите оставить сообщение в системе, но при этом удалить его связь с выбранной записью, нажмите иконку крестика возле поля Основание. Обратите внимание, что кнопка Сохранить в eWay-CRM остается подсвеченной, то есть сообщение сохранено в системе без связей с основанием.
В случае, если Вы хотели бы перестать отслеживать сообщение в eWay-CRM, нажмите на кнопку Сохранить в eWay-CRM еще раз.
ВНИМАНИЕ: Если Вы сначала выберите основание для сообщения, а затем еще и нажмете на кнопку Сохранить в eWay-CRM в верхней части окна, то система сначала свяжет email с выбранным проектом (кнопка будет выделена цветом), а затем при нажатии кнопки сообщение из eWay-CRM удалит (кнопка больше не выделяется цветом).
При удалении из eWay-CRM проекта, выбранного в качестве основания для сообщения эл.почты, из системы будет удалено и сообщение.
2) Сохранение email-сообщения в eWay-CRM с использованием контекстного меню
Вы можете сохранить сообщение эл.почты в eWay-CRM, используя контекстное меню: выберите нужное сообщение и кликните по нему правой кнопкой мыши, в списке выберите вариант Сохранить в eWay-CRM.
После сохранения сообщения система уточнит у Вас, хотите ли Вы его открыть. В случае отмены сообщение будет сохранено в модуле Электронная почта и связано с пользователем, который его сохранил. В случае открытия карточки email-сообщения Вы сможете изменить данные и связать его с другими записями системы (проект/компания и т.д.)
Автоматическое сохранение сообщений эл.почты в eWay-CRM
В eWay-CRM Вы можете использовать функцию автоматического сохранения входящей и исходящей почты в систему. Правила для этого можно настроить на закладке Электронная почта в настройках eWay-CRM (подробнее).
В зависимости от выбранных настроек входящие сообщения эл.почты могут автоматически связываться с контактами, компаниями и/или пользователями в eWay-CRM. При отправке email-сообщений с функцией автоматического отслеживания можно также выбрать основание и категорию. Более подробная информация о категориях доступна в разделе Категоризация почты.
В диалоговом окне выберите основание и категорию для сообщения и подтвердите выбор нажатием OK. Для того, чтобы отменить сделанный выбор в поле Основание, нажмите иконку крестика. В случае, если Вы не хотели бы связывать сообщение ни с каким основанием, нажмите Отмена.
После выбора проекта (или другой записи) в качестве основания у сообщения эл.почты оно будет сохранено в eWay-CRM и автоматически с ним связано. На основании сравнения email-адресов сообщение будет также связано с пользователем, который его сохранил в систему. Другие связи с компанией, контактом или пользователем будет созданы в зависимости от настроек исходящей почты (подробнее). Кнопка Сохранить в eWay-CRM будет нажата автоматически после выбора основания, сигнализируя пользователю о том, что сообщение сохранено в eWay-CRM.