Начинаем работать с eWay-CRM

eWay-CRM - это встроенная в Microsoft Outlook информационная система, предназначенная для управления клиентами и продажами. Ее ключевым преимуществом является тесная интеграция с Microsoft Outlook, благодаря которой пользователи могут вести работу с клиентами в уже знакомом им интерфейсе почтовой программы, а также автоматически отслеживать в eWay-CRM переписку по email, связать CRM-систему с событиями в календаре, задачами или контактами MS Outlook.

Первый запуск

После установки eWay-CRM и первого запуска MS Outlook Вы обнаружите новые кнопки в панели инструментов. Они используются для доступа к наиболее важным модулям CRM-системы и создания новых записей. В меню MS Outlook также появится новая закладка, на которой будут доступны все инструменты eWay-CRM и настройки приложения.

В панели уведомлений Windows появится также иконка eWay-CRM, которая информирует пользователя об актуальном состоянии процесса синхронизации данных приложения с сервером. Для каждого состояния системы предусмотрен свой цвет:

	Все записи синхронизированы, отображаемые данные актуальны.
	Проходит синхронизация данных с сервером или подключение к серверу.
	Доступ к серверу отсутствует - как только доступ восстановится, данные будут синхронизированы автоматически.
	eWay-CRM находится в режиме оффлайн. В этом режиме возможна работа с системой и без подключения к сети Интернет или серверу. Для отключения режима оффлайн нажмите на иконку eWay Agent правой кнопкой мыши и отмените в меню выбор Работать оффлайн.

Инструменты eWay-CRM доступны и в других разделах. Например, открыв двойным кликом email-сообщение, задачу или событие в календаре, Вы обнаружите в нижней части окна поле Основание. Исопользуя его, Вы можете сохрать данную запись в eWay-CRM и связать ее, например, с актуальным проектом.

Описание основных модулей

eWay-CRM включает целый набор модулей, из которых наиболее важными являются Компании, Контакты, Интересы и Проекты.

Модуль Компании предназначен для ведения списка компаний - клиентов, поставщиков, партнеров. В нем Вам будет всегда доступна полная история взаимоотношений с данной компанией.

В модуле Контакты хранится информация об отдельных контактных лицах этих компаний. Между компаниями и контактами, конечно, существуют связи, которые упрощают поиск контактных лиц определенных компаний, а также компаний, к которым имеет отношение данный контакт. Благодаря этому eWay-CRM позволяет учитывать варианты, когда контактное лицо является собственником или директором в нескольких компаниях, с которыми Вы работаете.

Модули Интересы и Проекты предназначены для ведения продаж. Процесс продажи в eWay-CRM для максимальной наглядности разделен на этап непосредственно продажи и этап реализации/проект. В модуле Интересы ведется работа со сделкой в рамках этапа продажи: от получения запроса клиента, через разработку коммерческого предложения и до момента подписания договора. На этап проекта сделка переводится автоматически, как правило, сразу после подписания договора. Работа со сделкой как проектом ведется от момента начала его реализации до окончательной оплаты или послепродажного сервиса.

Различные варианты использования модулей

Конечно, различные типы компаний по-разному работают с eWay-CRM и не всегда используют все модули системы.

Например, юридические фирмы чаще всего не используют модуль Интересы, так как у них нет отдела продаж. Они ведут списки клиентов, используя модули Компании и Контакты, а отдельные дела ведут в модуле Проекты.

Торговые компании, которые специализируются на повторных продажах (например, канцелярских принадлежностей или строительных материалов), не используют и модуль Проекты. Они ведут в eWay-CRM учет клиентов (в модулях Компании и Контакты), а все сделки фиксируют в своей учетной системе.

Проектные организации, как правило, используют все модули eWay-CRM. Для них является ключевой возможность не только вести базу данных своих клиентов (в модулях Компании и Контакты), но и учитывать все заявки от них. Ведь сделки в таких компаниях не реализуются быстро, процесс переговоров и согласований может затягиваться на несколько дней, а иногда и месяцев.

Поэтому для них является ключевой возможность в любой момент знать, в какой стадии находится сделка и что в рамках нее происходит. Как только сделка выиграна, в модуле проекты можно отслеживать все этапы реализации, поставки товаров или предоставления услуг.

К этому типу организаций относятся чаще всего компании, специализирующиеся на производстве на заказ - например, строительные компании, разработчики программных продуктов, поставщики сложного оборудования или консалтинговые фирмы.

Как импортировать данные из Microsoft Excel

Вы можете загрузить в eWay-CRM Вашу базу данных из таблиц Microsoft Excel. Эту функцию можно использовать в модулях Компании, Контакты или Продукты. Ниже Вы узнаете, как импортировать данные в модуль Компании, однако последовательность будет той же и для остальных модулей системы:

Определите, какие данные Вы хотите импортировать: названия компаний, улиц, городов, телефонные номера, что-то еще?
Настройте отбор в eWay-CRM так, чтобы на экране были видны колонки с теми данными, которые Вы планируете загружать. Подробное описание того, как это сделать читайте здесь.
Выберите в контекстном меню, кликнув на любом месте экрана, вариант Импортировать данные -> Сохранить шаблон и сохраните его в нужной папке.

Файл с данными, которые Вы хотите загрузить в eWay-CRM необходимо изменить так, чтобы упростить импорт. Вы можете скопировать данные в сохраненный шаблон или переименовать колонки в файле в соответствии с ним. В любом случае в итоге файл должен включать только те колонки, данные в которых будут сохранены в систему, в соответствии с выгруженным шаблоном.
Наконец перетащите таблицу с данными в список компаний. Импорт стартует автоматически.

Как вручную создать в eWay-CRM компанию или контакт

Нажатием на кнопку Новый в секции eWay-CRM Вы откроете список модулей. Выберите вариант Компании. В открывшемся окне заполните все необходимые поля. Как минимум, это название компании, адрес, ИНН, телефон и email. Эти данные позволят однозначно идентифицировать компанию и будут полезны при поиске.

После заполнения всех необходимых полей сохраните новую запись. Вам станут доступны остальные функции eWay-CRM для работы с записью. Например, кнопка Связь с новой записью, нажатие на которую позволяет связать данную запись с новой, например, с контактом, непосредственно из карточки компании. Конечно, новый контакт можно создать тем же способом, что и компанию - нажатием на кнопку Новый в панели инструментов Outlook. Однако первый вариант позволит Вам сразу связать контакт с компанией и предзаполнить его адрес на основании данных компании.

Для нового контакта перед его сохранением также необходимо заполнить основные данные. Как правило, это имя, позиция, телефон и email.

Более подробная информация о модулях Компании или Контакты доступна в соответствующих разделах Документации.

Как импортировать данные из MS Outlook

Импорт контактов из Microsoft Outlook в eWay-CRM позволяет создать копию списка контактов почтового клиента в CRM-системе. В списке контактов в MS Outlook выберите контакты, которые Вы хотели бы импортировать в eWay-CRM (все или только их часть). ликните на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите вариантСохранить в eWay-CRM. Система автоматически создаст в eWay-CRM контакты и связанные с ними компании, поэтому очень важно, чтобы все компании в MS Outlook перед использованием этой функции были названы правильно (либо Ромашка, либо "Ромашка", либо Ромашка, ООО).

Более подробная информация о различных способах синхронизации контактов между eWay-CRM и Microsoft Outlook доступна здесь.

Как создать Интерес из email-сообщения

Получаете заявки клиентов по эл.почте? eWay-CRM позволит Вам сэкономить массу времени. Нажмите правой кнопкой мыши на email-сообщение и выберите вариант Преобразовать в интерес.

Система найдет в базе данных контакт или компанию с тем же адресом, что и у отправителя email-сообщения, и автоматически свяжет новый интерес с найденной записью.

В случае, если адрес не будет найден, информация об отправителе будет записана в виде текста. Вы сможете создать компанию или контактное лицо позже, например, уже после уточнения всех данных.

Сообщение эл.почты также будет сохранено в eWay-CRM и автоматически связано с новым интересом. Уже сейчас Вы можете использовать эту функциональность нашей CRM-системы. Более подробная информация о работе с интересами доступна в соответствующем разделе документации.

Как запланировать встречу

Так как eWay-CRM является плагином Microsoft Outlook, Вы можете в полном объеме использовать встроенный в почтовый клиент календарь. Планируя встречу, как Вы и привыкли, просто откройте календарь, найдите свободное время и двойным кликом создайте событие.

Обратите внимание, что после установки eWay-CRM в нижней части окна появилось поле Основание. Оно позволит связать созданное событие с любой записью в CRM-системе: компанией, контактом, интересом или проектом. Просто начните вводить название и система сама предложит Вам подходящие варианты.

После выбора основания eWay-CRM автоматически заполнит поля Тема, Место встречи и добавит в Примечание важную информацию, связанную с записью. Благодаря синхронизации календаря с Вашим смартфоном Вы всегда будете иметь под рукой необходимую информацию.

Как внести в систему итоги встречи

Существует два основных способа работы со встречами в eWay-CRM, основное отличие между которыми заключается в том, имеете ли Вы в процессе встречи доступ к MS Outlook.

Могу открыть eWay-CRM

В случае, если такая возможность есть, рекомендуем Вам создать новый дневник и записывать в него все заметки в ходе встречи. Дневник будет связан с компанией или проектом в зависимости от того, что Вы выберите. Для создания нового дневника Вы можете использовать сочетание клавиш Win+J.

Задачи, связанные с данной встречей, лучше также создавать непосредственно в процессе. Они автоматически синхронизируются с MS Outlook и с Вашим мобильным телефоном или планшетом.

У меня с собой только мобильный телефон или планшет

В случае, если у Вас под рукой только мобильный телефон или планшет, сохранение достигнутых на встрече договоренностей в CRM-систему будет проходить немного иначе. Здась Вы, несомненно, оцените интеграцию eWay-CRM с Microsoft Outlook.

Откройте в телефоне встречу из календаря и записывайте всю важную информацию в поле Примечание. Как только Вы вернетесь в офис, отметьте все встречи, информацию по которым Вы хотели бы перенести в eWay-CRM (ведь календарь синхронизирован с Вашим мобильным телефоном), кликнете по одной из них правой кнопкой мыши и выберите вариант Преобразовать -> В дневник. Система автоматически создаст дневник для каждой встречи и сохранит все данные.

Как сохранить в CRM-систему файл

Существует несколько способов сохранения файлов в eWay-CRM. Самый простой из них - перетащить нужный файл или сразу несколько на закладку Документы интересующей Вас записи (например, проекта).

eWay-CRM - это не просто плагин Microsoft Outlook, мы реализовали тесную интеграцию нашей CRM-системы с приложениями Microsoft Word и Microsoft Excel. Благодаря этому, если Вы создадите документ в Word или Excel, Вы можете легко сохранить его в eWay-CRM, используя кнопку Сохранить в eWay-CRM в правой верхней части окна.

Более подробная информация о работе с документами и поддержке версионности доступна в соответствующем разделе документации.

Как включить автоматическое отслеживание эл.почты

Эта функция используется для автоматического сохранения в CRM-систему всей переписки с клиентами. eWay-CRM позволяет в автоматическом режиме импортировать сообщения эл.почты от сохраненных в ее базе данных адресов.

Перейдите в закладку eWay-CRM и выберите Настройки eWay-CRM.
На закладке Электронная почта настройте параметры так, как показано на картинке ниже

С этого момента все входящие сообщения, адрес электронной почты отправителя которых совпадет с адресом эл.почты контакта или компании, будут сохранены в eWay-CRM. В случае, если адресат не будет найдет в базе данных CRM-системы, переписка с ним не будет сохранятся.

У исходящего сообщения после нажатия на кнопку Отправить откроется окно, позволяющее сохранить его в eWay-CRM.

Если Вы нажмете на кнопку Отмена, email-сообщение не будет сохранено в систему. При нажатии на кнопку ОК сообщение будет связано с контактом и компанией, к которой данный контакт относится. Вы также можете выбрать основание для данного сообщения (интерес или проект). В этом случае оно будет связано и с ним. Все зависит исключительно от того, в каких модулях Вы бы хотели иметь доступ к этому сообщению.

Возможностей для работы с электронной почтой в eWay-CRM гораздо больше. Для получения подробной информации рекомендуем Вам изучить соответствующий раздел в нашей документации.