You are here: Home / Документация / 3. Описание / 3.3 Карточка записи / Работа с карточкой

Работа с карточкой

Панель инструментов

В верхней части окна, предназначенного для работы с записью, находится несколько кнопок, которые Вы можете использовать в процессе редактирования.

Нажатием кнопки Сохранить и закрыть сохраните внесенные изменения и закроете карточку. Нажатием кнопки Сохранить сохраните внесенные изменения, а окно карточки оставите открытым.

Кнопка Удалить служит для удаления записи из системы, включая все связи.

Кнопки Связь с существующей записью и Связь с новой записью используются для создания связей между записями. Подробнее об этой функции читайте в разделе Связи.

Кнопки Общее и Пользовательские поля расположены рядом, чтобы упростить процесс переключения между секциями отображаемых в карточке полей. В секции Общее находятся поля по умолчанию для данного модуля, в секции Пользовательские поля отображаются только те поля, которые добавляли Вы. Более подробная информация о переключении между секциями и их функционале доступна в разделе Секции Общее и Пользовательские поля.

Кнопка Личное используется для того, чтобы заблокировать запись для всех пользователей системы, кроме ее собственника и тех, кто с записью связан. В случае, если собственник записи нажмет эту кнопку, никто из тех, кто не связан с этой записью, ее не увидит. Кнопка останется нажатой до тех пор, пока собственник записи вновь ее не нажмет, сделав запись общедоступной. В случае, если с записью, которая обозначена как Личное, создается связь с новой записью, она также автоматически будет обозначена как Личное. Определить, кто из пользователей может использовать кнопку Личное можно в административных настройках в разделе Column permissions.

Нажатием на кнопку Обновить обновите данные в открытом окне, например, для того, чтобы отобразить изменения, которые в записи сделал Ваш коллега. Все несохраненные изменения после нажатия на данную кнопку будут отменены. Тот же результат можно получить нажатием кнопки F5.

Кнопка Отчеты скрывает список отчетов доступных для данной записи. Более подробная информация об отчетах и их использовании непосредственно в карточках доступна в соответствующем разделе.

Распечатать карточку можно нажатием на кнопку Печать. Система предложит предварительный просмотр перед печатью.

Остальные кнопки, например, Создать команду или Отобразить ревизию, отличаются для каждого модуля. Подробная информация о них доступна в описании соответствующих модулей.

Панель бизнес-процесса (workflow)

Дословно workflow (англ.) означает "схема работы". Этот термин в eWay-CRM используется для обозначения схемы реализации какого-то более комплексного процесса, представленного в виде простых действий и их взаимосвязи. Бизнес-процесс в eWay-CRM таким образом представляет из себя последовательность друг с другом связанных действий или этапов (фаз, состояний), благодаря использованию которых совместно с условиями перехода между ними, пользователь получает эффективный инструмент для управления проектами, работы с документами или продажи.

Панель бизнес-процесса находится в верхней части окна сразу под панелью инструментов. Она доступна только в некоторых модулях (например, в Маркетинге, Интересах, Проектах и т.д.) и предоставляет пользователю информацию о том, на каком этапе бизнес-процесса данная запись находится.

Отдельные поля бизнес-процесса (состояния) могут отражать четыре разные значения:

  • Синий фон - актуальное состояние, этап, на котором находится запись
  • Зеленый фон - этапы, на которые запись может быть переведена с текущего этапа
  • Белый фон с зеленым шрифтом - новый этап, выбранный пользователем, после сохранения записи изменится на этап с синим фоном
  • Серый фон - на данный этап нельзя перевести запись с текущего этапа

Администратор системы может легко настроить в административных настройках бизнес-процессы для всех модулей или создать совершенно новый тип записи, например, проекта или документа.

Информация о панели бизнес-процесса для отдельных модулей доступна в разделах Описание модуля Проекты, Описание модуля Интересы, Описание модуля Документы и Описание модуля Маркетинг.

Область работы с записью

В области работы с записью Вы можете добавить все необходимые данные для работы с ней. Карточка записи отличается для каждого модуля, значения конкретных полей Вы найдете в описании соответствующего модуля.

В окне eWay-CRM Вы можете использовать и горячие клавиши, которые вызывают определенные действия в системе.

В случае, если в карточке нет поля, куда бы Вы могли вносить важные для Вас данные и работать с ними в структурированном виде (например, фильтровать или использовать для быстрого поиска), Вы можете создать собственные поля, используя административные настройки. Подробнее об этом читайте в разделе 5.5 Custom fields. Созданные таким образом поля отображаются в карточке справа в секции Пользовательские поля.

Отдельные поля определенной записи могут по-разному отображаться для разных пользователей - в соответствии с настроенными правами пользователь может поле редактировать или только видеть, а может вообще не видеть значение поля и оно для него неактивно. О том, как настроить права на отдельные поля, читайте в разделе 5.1 Column permissions.

Область для работы с записью имеет две основные секци. Одна из них - секция Общее, в которой выводятся стандартные поля, общие для всех пользователей. Это так называемые поля по умолчанию.

Другая секция - Пользовательские поля, в которой выводятся только поля, которые Вы создали в административных настройках. Более подробная информация о переключении между секциями и их функционале доступна в разделе Секции Общее и Пользовательские поля.

Кнопки у полей со списками

У полей, где Вы можете добавить связь, например, на основание, доступны кнопки "+" или "...".

Кнопка "+" предназначена для создания новой записи. В этом случае Вы не выбираете из существующих записей, а создаете, например, новый проект, служащий основанием для текущей записи. В случае, если для данного поля в качестве основания можно выбрать несколько типов записей, система перед созданием новой записи уточнит, какой тип Вы хотели бы выбрать.

Кнопка "..." предназначена для открытия выбранной записи в отдельном окне. Например, если Вы в качестве основания выберите проект, нажатием на эту кнопку Вы можете открыть его в отдельном окне.

Кнопка "X" служит для отмены выбора и возможности заново выбрать основание или оставить поле пустым.

Подсвечивание обязательных полей

Поля в карточке могут быть подсвечены следующим образом:

  • Красным - обязательное поле, которое должно быть заполнено. До тех пор, пока поле не заполнено, запись нельзя сохранить.
  • Желтым - рекомендованное к заполнению поле. В случае, если поле не будет заполнено, система уточнит, действительно ли Вы хотите сохранить запись без добавления необходимой информации.
  • Белым - заполенное поле или пустое необязательное поле.

Настроить необходимость заполнения отдельных полей можно в настройках колонок или этапов бизнес-процесса (используя Completion level при определении действий бизнес-процесса CheckPresenceOfRelation, DatabaseFieldIsNotEmpty, případně AreEqual). Некоторые поля настроены как обязательные на системном уровне.

Закладки

В нижней части окна находятся закладки, каждая из которых представляет отдельный модуль системы. Записи в рамках закладок проще всего представить как ссылки, связи данной записи с другими записями в системе. Удалением информации на закладке записи Вы удаляете только ее связь с этой записью. В карточках проекта и интереса благодаря закладкам Вы можете отслеживать занятость и переписку сотрудников, в карточке компании видите все связанные с ней контакты, а не только основной контакт. Связи можно создавать через специальные кнопки Связь с существующей записью и Связь с новой записью в панели инструментов или используя контекстное меню (ниже).

Контекстное меню записи

С записями в закладках Вы можете полноценно работать. Используя контекстное меню (вызывается нажатием правой кнопки мыши), Вы можете запись открыть, удалить связь с ней или распечатать ее со всей информацией. В модулях Компании, Контакты и Пользователи Вы также можете перейти к написанию письма. Все записи в списке Вы можете экспортировать в XML или XLS-файл Microsoft Excel.

Контекстное меню

Нажатием правой кнопки мыши в пустой области списка можно открыть контекстное меню всего модуля. Используя это меню, Вы можете создать связь с существующей или новой записью в любом модуле, распечатать все записи или экспортировать их в XML или XLS-файл (Microsoft Excel).

Особой закладкой является закладка Команда в модуле Проекты. Подробнее о работе с ней читайте в разделе Команда.

Фильтрация записей на закладке

И на закладках Вы можете фильтровать записи для быстрого поиска данных. Для этого кликните правой кнопкой мыши в пустом ряду над заголовками колонок и наберите фразу для поиска. Вы также можете использовать более сложные условия в Конфигураторе фильтра. Для этого кликните на заголовок какой-либо колонки, выберите в меню вариант Конфигуратор фильтра и задайте условия отбора. Подробнее о работе с конфигуратором читайте в разделе Фильтрация записей. После применения фильтра его значение отобразится в нижней строке закладки.

Строка состояния

В самой нижней части окна находится строка состояния. В ней доступны данные о владельце записи, о том, когда и кем была запись создана, а также когда и кем она была в последний раз изменена. Все данные, кроме владельца, носят информативный характер и не изменяются.

Изменение владельца записи

Эта функция позволяет изменить владельца записи, например, в случае передачи проекта другому пользователю.

Для изменения владельца:

1) В строке состояния записи, которую хотите изменить, кликните левой кнопкой мыши на владельца записи и выберите вариант Изменить.

2) В открывшемся диалоговом окне "Связь с существующими записями типа Пользователь" выберите пользователя, который станет владельцем записи и подтвердите выбор кнопкой ОК.