Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 6. Dodatečné funkcionality a nastavení systému / 6.3 Automatická kategorizace položek dle kategorií uživatele / Automatická kategorizace položek dle kategorií uživatele

Automatická kategorizace položek dle kategorií uživatele

Jedná se o dodatečnou funkcionalitu, která není běžně v systému aktivní - její aktivace je zpoplatněna dle aktuálního ceníku společnosti eWay System s.r.o.. Funcionalitu využijí zejména firmy, které mají několik různých oddělení a požadují, aby uživatelé viděli (upravovali apod) jen položky související s jejich oddělením. Kategorizace takto může být aktivována pro všechny typy položek a nebo jen pro specifické moduly (třeba jen pro kontakty a společnosti).

Pokud potřebujete při vytvoření kategorizovat položky do nějaké konkrétní kategorie a ne v závislosti na skupinách uživatele, pak by vás mohla zaujmout funkce Automatická kategorizace Projektů / Dokumentů do předem určené kategrie.

Jak automatická kategorizace funguje?

V eWay vytvoříme kategorie odpovídající jednotlivým oddělením firmy a do těchto pomyslných oddělení rozřadíme zaměstnance - uživatele eWay. Následně bude vždy při vytváření jakékoliv položky v eWay (deník, dokument, e-mail, kontakt...apod) vyvolána akce, která zjistí, do jakých oddělení (kategorií) uživatel patří. Nová položka bude v zápětí provázána se všemi kategoriemi (ne uživatelskými rolemi), do kterých patří uživatel.

V praxi to vypadá tak, že paní Nováková je obchodník zastupující oddělení Elektro, bude mít proto v eWay přidělenou roli Obchodník (na tu se vážou uživatelská práva) a navíc bude zařazena do kategorie Elektro. Každá příležitost, deník, společnost a další pložky, které paní Nováková vytvoří, budou také patřit automaticky ke kategorii Elektro. Nejen, že Automatickou kategorizací paní Novákové usnadníme práci, ale pokud to firemní politika vyžaduje, lze díky této kategorizaci nastavit, že paní Nováková uvidí a bude moci pracovat pouze s položkami, které patří do její kategorie Elektro (a stejně tak ostatní uživatelé, kteří budou mít stejná práva).

Z funkce Automatické kategorizace dle kategorií uživatele mohou být některé skupiny uživatelů vyloučeny pomocí hodnoty Name of groups separated by semicolon for which the categorization will be disabled. V základním nastavení je tato hodnota nastavena pro skupinu Administrator.

Pozn. Pokud používáte mechanismus pro kategorizaci kontaktů při jejich vytvoření, zvažte jestli je Automatická kategorizace žádoucí. Nový kontakt by byl totiž svázán nejen s kategoriemi, které si uživatel vybere z kategorizačního dialogu, ale i s ostatními kategoriemi, se kterými je svázán uživatel.