Odesílání souborů e-mailem z eWay-CRM®

Jsou situace, kdy chcete klientovi zaslat e-mail a přiložit k němu nějaký dokument, který ovšem nemáte uložen na lokálním počítači, nýbrž jen v systému eWay-CRM®. V takovém případě jistě oceníte integraci s programem Microsoft Outlook, která umožňuje odeslat e-mailem dokument z eWay-CRM® na dvě kliknutí.

Při odesílání dokumentů je potřeba si uvědomit, že je zde omezení, které eWay-CRM® neovlivní.  Jedná se o omezení dané serverem, kdy větší soubory nemusejí být odeslány. O této skutečnosti ale budete systémem eWay-CRM® informováni ještě před tím, než e-mail odešlete.

Odeslání dokumentu přímo ze záložky Dokumenty

Pokud máte otevřený v eWay-CRM® například kontakt (ale nejen kontakt - funkce je dostupná i v dalších modulech), a na záložce dokumentů máte soubor, který chcete danému kontaktu odeslat, není nic snazšího než odeslat dokument pomocí nabídky kontextového menu. V takovém případě postupujte podle následujících kroků:

    1. V otevřené kartě záznamu klikněte na záložku Dokumenty.
    2. Na záložce vyberte dokument, který chcete odeslat a klikněte na něj pravým tlačítkem. V kontextovém menu vyberte možnost Odeslat e-mailem.

  1. Otevře se karta pro odeslání nového e-mailu, kde je dokument již přiložen jako příloha.
  2. Zároveň je automaticky doplněn e-mail adresáta. Jedná se o e-mail, který se přejímá z nadřazené položky, pokud tato má e-mail vyplněný (například kontaktní osoba u projektu nebo příležitosti, samotný kontakt u kontaktu nebo společnosti, uživatel, atd.).
  3. Do e-mailu následně jen vyplníte další údaje, které potřebujete, a zprávu standardně odešlete.

 

Díky této funkci už  nemusíte více přecházet mezi jednotlivými funkcemi eWay-CRM® a Microsoft Outlook, a soubor si složitě ukládat k sobě na disk. K odeslání vám stačí mít pouze otevřené okno záznamu.

Odeslání dokumentu přímo ze seznamu modulu Dokumenty

Kromě odeslání dokumentů ze záložek, je možné také odesílat dokumenty přímo z hlavního seznamu modulu Dokumenty. Stačí si jen vybrat dokumenty, které chcete odeslat, a kliknout na ně pravým tlačítkem. Následně vyberete možnost Odeslat e-mailem.

V případě, že na možnost kliknete, budete nejprve dotázáni na to, zda chcete soubory (pokud jich je více) zkomprimovat do formátu ZIP. Pokud ano, jako příloha se objeví soubor ZIP, pokud nikoli, jako příloha se objeví všechny vybrané dokumenty.

eWay-CRM® myslí i na to abyste měli jednodušší vyplňování e-mailové adresy. E-mailová adresa, na kterou má být dokument zaslán (funkce je dostupná pouze v případě zasílání jednoho dokumentu), bude předvyplněna v následujících případech:

  • Pokud je vyplněna nadřazená položka u odesílaného dokumentu, předvyplňuje se e-mailová adresa spojená s touto nadřazenou položkou
  • Pokud není vyplněna nadřazená položka, ale je vyplněna společnost u odesílaného dokumentu, předvyplňuje se e-mailová adresa spojená s touto společností
  • Pokud je vyplněn pouze kontakt (nadřazená položka a společnost nejsou vyplněny) u odesílaného e-mailu, předvyplňuje se e-mailová adresa spojená s tímto kontaktem

Odeslání dokumentu přetažením do otevřeného okna e-mailové zprávy

Pokud máte rozepsaný e-mail a rozhodnete se, že k němu chcete přidat dokument z eWay-CRM®, můžete jednoduše přetáhnout dokument ze záložky dokumenty anebo ze seznamu dokumentů. Vyberete dokumenty, které chcete vložit jako přílohu, a jednoduše je myší přetáhnete.

Funkce je dostupná pouze v případě, pokud jsou všechny přetahované dokumenty v eWay-CRM® dostupné offline - viz nastavení Uchovávat e-maily a dokumenty offline a Uchovávat všechny e-maily a dokumenty offline na všech počítačích.

Odeslání vlastního PDF vytvořeného z položky seznamu

V případě, že je možné exportovat položku do Wordu, je možné ji odeslat jako PDF.

Stačí kliknout pravým tlačítkem na vybranou položku nebo vybrané položky a zvolit Poslat PDF a následně kliknout na šablonu, v jaké má být položka poslána. Položka se  exportuje do PDF a automaticky se vloží jako příloha do nového e-mailu.

Pokud máte položku otevřenou, možnost Poslat PDF je dostupná v pásu karet.

Dostupnost: Zasílání PDF je dostupné od verze eWay-CRM® Outlook 5.4.4.