Nacházíte se zde: Úvod / Dokumentace / 3. Popis / 3.4 Možnosti nastavení systému / Karta - E-maily

Karta - E-maily

Na záložce E-maily v sekci Nastavení systému eWay-CRM® máte možnost definovat kritéria pro automatické ukládání příchozích a odchozích e-mailů do systému a další funkce, které jsou s e-maily spojeny a které vám eWay-CRM® nabízí.

Pro lepší orientaci jsme dialogové okno rozdělili do tří částí, pojďme se nyní podívat na každou z nich zvlášť a popišme si, co nabízí za možnosti.

1. sekce: Nastavení schránky

Uživatel může mít v MS Outlooku namapovaných více poštovních schránek, které sleduje pro své pracovní potřeby.

Podle typu schránky se liší možnosti sledování emailů následovně:

Výchozí datový soubor typ Exchange:

  • Je možné sledovat pouze typ Exchange Online, typ Exchange Offline sledovat nelze.
  • Výchozí datový soubor Exchange Online je sledován automaticky.
  • Je možné sledovat libovolné množství dalších datových souborů Exchange Online.
  • Je možné sledovat další datové soubory IMAP.
  • Není možné sledovat datové soubory POP3/SMTP.

Výchozí datový soubor typ IMAP:

  • Je možné sledovat další datové soubory typ IMAP.
  • Je možné sledovat další datové soubory typ Exchange Online.
  • Není možné sledovat datové soubory POP3/SMTP.

Výchozí datový soubor typ POP3/SMTP:

  • Lze sledovat pouze jeden výchozí datový soubor.
  • Nelze sledovat žádný jiný datový soubor.

U vybraných schránek bude sledována příchozí i odchozí pošta v závislosti na navolení pravidel v sekcích 2 a 3.

Pro jakou schránku máte datový soubor nastaven jako výchozí, poznáte v menu MS Outlooku v nastavení  E-mailových účtů na záložce Datové soubory (viz. obrázek níže). Hlavní datový soubor bude (při aktivovaném sledování pošty) sledován vždy, chcete-li sledovat poštu i z jiných datových souborů, je nutno je v Nastavení eWay-CRM® označit tak, jak bylo znázorněno a popsáno v předchozích odstavcích.

Kromě výběru schránky je součástí této sekce také možnost Automaticky kategorizovat uložené e-maily - jedná se o funkci, která vám usnadňuje v MS Outlooku rozpoznat a lépe si organizovat e-maily, které máte uložené v eWay-CRM®, a to jak e-maily odchozí, tak i e-maily příchozí. Více o kategorizaci a nastavování kategorií najdete v článku Kategorizace pošty.

2. sekce: Příchozí e-maily

V sekci Příchozí e-maily máte možnost specifikovat, od kterých odesílatelů chcete automaticky ukládat doručené e-mailové zprávy do systému.

Celý proces uložení funguje tak, že pokud vám do schránky přijde nová zpráva, eWay-CRM® si z ní vezme e-mailovou adresu odesílatele a porovnává jí s adresami uloženými v modulech, které jste v nastavení označili. Nutným předpokladem pro správné fungování tedy je, že u sledovaných skupin (kontaktů, uživatelů či společností) vyplňujete na jejich kartě e-mailové adresy.

Jestliže vyberete některou z nabízených voleb, systém se bude chovat takto:

  • Automaticky sledovat e-maily od lidí z modulu kontakty - pokud máte adresu, ze které byl e-mail odeslán, uvedenou u nějaké osoby z modulu Kontakty, doručená zpráva bude uložena k tomuto kontaktu.
  • Automaticky sledovat e-maily od lidí z modulu uživatelé - pokud adresu, ze které byl e-mail odeslán, vlastní některý z uživatelů eWay-CRM®, bude doručená zpráva uložena k tomuto uživateli.
  • Automaticky sledovat e-maily od společností - pokud je adresa odesílatele uvedená jako kontaktní u některé ze společností, bude doručená zpráva uložena k této společnosti.

 

U automatického sledování příchozí pošty je navíc možné konkretizovat, u kterých kontaktů, uživatelů nebo společností chcete komunikaci s nimi sledovat. U každého zaškrtávacího pole je ještě odkaz Filtrovat, kde je možné nastavit filtr, podle kterého se budou sledovat pouze vybrané kontakty. Více informací o filtrování najdete v článku Filtrování záznamů.

3. sekce: Odchozí e-maily

V této sekci se budeme zabývat ukládáním e-mailů, které odesíláme ze svého Outlooku my.

Důležité: Sledování odchozí pošty je možné pouze v případě, kdy je v poli Komu... uvedena alespoň jedna e-mailová adresa. Pokud by byly e-mailové adresy pouze v poli Kopie nebo Skrytá kopie, sledování nebude prováděno.

Odeslaná pošta je vždy sledována ve výchozí složce Outlooku pro odeslanou poštu. V případě IMAP účtu tedy bude použita složka Odeslaná pošta v Osobních složkách a ne ve schránce definované v sekci Nastavení schránky.

Proces ukládání e-mailů do eWay-CRM® pracuje na stejném principu jako u přijímaných e-mailů v sekci 2 a proto je i zde nutným předpokladem pro správné fungování, vyplnění e-mailové adresy v detailech společnosti, kontaktu či uživatele.

Systém se chová dle vybraných možností:

  • Sledovat e-maily od lidí z modulu kontakty - pokud máte e-mail adresáta uveden u nějaké osoby v modulu Kontakty, odesílaná zpráva bude uložena k tomuto kontaktu. Při odeslání e-mailů se hledá e-mailová adresa i v příležitostech – po odeslání se pak okno pro sledování e-mailu otevře, ale příležitost se předvyplní pouze v případě, že je aktivní nastavení Automaticky přednastavit aktivní příležitost nebo projekt (pokud je právě jeden) při odesílání e-mailů. V ostatních případech, pokud by uživatel klikl pouze OK, e-mail se neuloží, protože není k čemu.
  • Sledovat e-maily od lidí z modulu uživatelé - pokud e-mail adresáta vlastní některý z uživatelů eWay-CRM®, bude odesílaná zpráva uložena k tomuto uživateli.
  • Sledovat e-maily od společností - pokud je e-mail adresáta veden jako kontaktní u některé ze společností, bude odesílaná zpráva uložena k této společnosti.

V souvislosti se sledováním e-mailů je možné také nastavit, zda budou sledovány pouze e-mailové adresy, které jsou v e-mailu zapsané v poli Komu...., anebo budou sledovány i adresy v ostatních polích adresátů. K tomuto nastavení slouží Sledovat e-maily pouze na základě adresy v poli Komu. Vždy platí, že jsou sledovány pouze ty e-maily, které jsou v eWay-CRM® skutečně uloženy, tedy přiřazeny k některé z položek. Pokud e-maily sledovány nejsou, ale je přeposílán e-mail, který v eWay-CRM® je uložený, jeho přeposlaná verze sledována není a není uložena do eWay-CRM®.